Что такое накладные

В статье подробно расскажем все о накладных: какими бывают их виды, в чем состоят между ними различия. Сравним удобство электронных и бумажных документов. Также вы узнаете, что такое УПД и когда он применяется. Деятельность государственных и коммерческих организаций оформляется в соответствии с действующим законодательством. В массе офисного документооборота нас сегодня интересуют документы строгой отчетности, а именно накладные.

Для чего нужна накладная?

Накладная составляется в соответствии с действующим законодательством и позволяет решать сразу несколько задач. В первую очередь она документально отражает информацию по отпуску товара со склада. С помощью накладной упрощается ведение финансовой отчетности. Немаловажно также то, что это документ строгой отчетности, с помощью которого можно проверить достоверность сведений, предоставляемых в налоговую. Ну и последним пунктом в этом списке (по порядку, но не по значимости) является возможность использования в суде.

Другие виды накладных

Как мы выяснили, накладная - это обязательный документ при перевозках. Помимо товарных, применяются и другие разновидности этого документа. При продажах используется накладная, когда товар реализуется без транспортировки или доставки. Следующий вид - документ, который оформляет предприятие по приходе различного имущества на баланс.

Особым типом является возвратная накладная. Ее оформляют в ситуации, когда груз был поврежден и имеет нетоварный вид по прибытии. Возвратная накладная составляется почти так же, как и товарная, с одним исключением. Все нюансы стоит продумать заранее, не допуская ошибок при составлении. В случае проведения инвентаризации оформляют накладную по переучету. Она включает в себя информацию обо всех действиях, совершенных в процессе переучета. Далее существует такой вид документа, как накладная по списанию в брак, которая составляется при получении бракованного товара, в том случае если использование его невозможно. Номер накладной - очень важный отличительный признак.

Накладная по браку удостоверяет факт порчи, позволяет избежать спорных моментов с поставщиками. К тому же она является основанием для списания активов. Основным документом, регулирующим взаимоотношения при перевозке грузов между всеми заинтересованными сторонами (отправитель, получатель, перевозчик), является транспортная накладная. Следует отметить, что этот документ используется только в случае перевозки сухопутным или речным транспортом. При морских перевозках оформляется коносамент. Груз по номеру накладной легко отследить.

Транспортный документ составляется отправителем груза с указанием имени конкретного получателя при использовании любого вида транспорта для оформления и удостоверения договора перевозки товара. За достоверность и правильность сведений, указанных в накладной, ответственность несет грузоотправитель, перевозчик, в свою очередь, имеет право проверять эти сведения. На протяжении всего пути следования груза его сопровождает транспортная накладная, и выдается она получателю в месте назначения вместе с товаром.

В ней указаны все важные данные, относящиеся к перевозимому товару (масса, название, время приема для транспортировки и время прибытия в место назначения и др.), необходимые для формирования доказательной базы, в случае если нужно удостоверить заключение договора перевозки и его фактическое исполнение. В случае возникновения претензий (недостача, порча, повреждение, просрочки, задержки и др.), транспортная накладная предъявляется в установленном порядке. Правовое регламентирование при использовании железнодорожного транспорта сформировано на основании законодательных норм о железных дорогах. Осуществление международных железнодорожных перевозок осуществляется на основании договоров о международном грузовом сообщении, Конвенции о международных железнодорожных перевозках (КОТИФ) в редакции 1980 г. и других документов.

Оформление товарной накладной.

Товарную накладную необходимо заполнять в момент проведения сделки по передачи товаров, или иных материальных ценностей, либо сразу после ее совершения. Это обусловлено тем, что органы государственного контроля, при расчете налога на прибыль, учитывают только те документы, дата которых совпадает с датой проведения сделки.

Данный документ необходимо оформлять в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации передающей товарно-материальные ценности (ТМЦ), а второй экземпляр предназначен для передачи организации принимающей эти ценности. При этом для передающей организации, заполненная товарная накладная является узаконенным основанием для списания переданных ценностей со своего баланса, а для ее контрагента этот документ – основание для оприходования указанных в нем ценностей.

Составлять товарную накладную обязана сторона, передающая (продающая) ТМЦ. В обязательном порядке этот документ должен содержать следующие реквизиты:

• Наименование компаний (ИП), участвующих в сделке купли-продажи (поставщик и получатель ТМЦ).
• Дата заполнения накладной и ее порядковый номер.
• Основание для проведения сделки (договор купли-продажи, заказ-наряд и пр.).
• Полное наименование передаваемых ТМЦ с указанием их особых характеристик.
• Точное количество передаваемых ТМЦ с указанием и расшифровкой единиц их учета.
• Стоимость каждого наименования передаваемых ценностей.
• Суммирующие показатели количества ТМЦ и их стоимости.
• Данные о лицах, непосредственно участвовавших в проведении сделки.
• Подписи и печати сторон.

Стоит отметить, что унифицированная форма ТОРГ-12 может подвергаться изменениям при заполнении, путем включения в нее дополнительных реквизитов, необходимых, согласно достигнутым договоренностям между контрагентами, для проведения данной конкретной сделки. При этом все, утвержденные Госкомстатом РФ, реквизиты, указанные выше, должны оставаться без изменений. Удаление отдельных утвержденных данных из формы ТОРГ-12 не допускается.

Кто отслеживает?

Товарная накладная представляет также интерес для проверяющих органов, например для налоговой службы, которая осуществляет обязательную проверку. В этом случае неправильно оформленная накладная может иметь далеко идущие, но печальные последствия. Также наличие накладной могут проверить и в процессе перевозки груза, например инспекторы ГИБДД обязательно будут осуществлять проверку фур по пути следования, а соответственно, им нужно показывать и накладную на перевозимый товар. Естественно, что информация, которая отражена в документе, должна соответствовать тому, что находится в грузовике. Примерно так же обстоят дела и с перевозками на других видах транспорта. Без накладной товар просто не будет загружен в транспорт. Разновидностей таких документов существует довольно большое количество. Каждый вид товарной накладной имеет свои особенности при составлении, советуем заранее с ними ознакомиться. Например, существуют специальные виды накладных, используемых при транспортировке продуктов животноводства.

Понятие товарной накладной.

Товарная накладная признана первичным бухгалтерским документом, который подтверждает переход прав собственности на товар, либо определенные материальные ценности от одной организации (ИП) к другой организации, либо ИП, в процессе произведенной сделки купли-продажи.

Данный документ имеет утвержденную унифицированную форму ТОРГ-12. Но с января 2013 года руководство каждой коммерческой организации получило право, исходя из потребностей и специфики деятельности компании, самостоятельно создавать форму товарной накладной и применять ее в своей работе, предварительно согласовав этот вопрос со своими контрагентами. Главное условие в применении утвержденной формы – наличие в ней всех необходимых данных и реквизитов первичного документа.

К заполнению товарной накладной необходимо относиться с особым вниманием, так как она должна содержать определенные сведения, учитываемые впоследствии налоговыми органами при расчете налога на прибыль предприятия за отчетный период.

Разновидности накладных

Накладная – это документ, формат которого установлен законодательством и изменению не подлежит. Однако существует несколько видов накладных для разных видов груза и разного транспорта. Сам документ имеет различные нюансы составления и включает в себя несколько разделов. Наиболее информативным является таблица, содержащая информацию о самом товаре.

Товарная накладная

Для совершения операций выдачи и приема товарно-материальных ценностей используется товарная накладная, в которой отражены следующие позиции: название организации, выдавшей документ, номер, дата, фамилии и должности сотрудников, отпускавших и принимавших товар, их подписи, наименование товара, цена единицы товара и общая сумма, сорт, количество и другие характеристики. При составлении финансовой отчетности все накладные учитываются и обязательно находят отражение в документах. Когда еще требуется отслеживание накладных?

Решение спорных вопросов

Последний момент для организаций может иметь первостепенное значение. Наличие такого документа позволяет решить большинство спорных вопросов, не доводя дело до суда. Например, отслеживание груза по номеру накладной может понадобиться, если груз утерян.

Если же судебное разбирательство все же имеет место быть, то накладная позволяет доказать правоту и обосновать претензии. Несмотря на обильное количество информации и несомненную важность транспортной накладной, ее заполнение не требует специализированных знаний, и именно это объясняет повсеместное распространение этого документа.

Обычно в каждой организации имеются шаблонные документы товарных и иных накладных, которые содержат неизменную информацию, например реквизиты. Если у компании есть клиенты, работа с которыми осуществляется на постоянной основе, то специально для каждого из них разрабатывается свой шаблон. В этом случае выписка соответствующих документов еще больше упрощается.

Какие бывают типы ТН?

На предприятии может быть организован стандартный бумажный документооборот, а может быть внедрен автоматизированный механизм электронного документооборота.

Соответственно, накладные могут формироваться на бумажном носителе или в электронном виде. Если электронный документ подписан квалифицированной подписью, то он считается равнозначным документу на бумажном носителе с собственноручной подписью (п.1 ст.6 Закона от г. №63-ФЗ).

• Бумажные накладные составляются в 2-х экземплярах: один документ остается на предприятии, а другой предоставляется покупателю. Такой документ в обязательном порядке должен быть заверен руководителем и начальником бухгалтерии.При транспортировке груза накладная передается водителю. Если в документе были допущены ошибки, их можно исправить, заверив изменения подписями со стороны продавца и покупателя.
• В электронном виде документ составляется в одном экземпляре, но состоит из двух файлов. Первый файл заполняет продавец, а второй — покупатель. Подписывается такой документ электронной подписью с обеих сторон.Накладная отправляется покупателю только в электронном виде, водитель при транспортировке груза на руки получает только товарно-транспортную накладную.

Важно! Если в электронной накладной была допущена ошибка, то исправить ее уже не получится. В таких случаях составляется акт о выявленном отличии и согласовывается с контрагентами.

Что удобнее — бумажные или электронные?

Внедрение в организации электронного документооборота имеет свои плюсы и минусы. Так, к преимуществам относятся:

1. Ускоряется процесс создания, получения и исполнения документов.
2. Повышается эффективность контроля за процессами.
3. Повышается качество и оперативность рабочих процессов, так как требуется меньше времени на поиск в базе необходимых документов, формирование реестров и отчетов.
4. Не распространяется лишняя информация, так как каждый сотрудник имеет доступ только к определенным документам.

Но такой современный подход к созданию и хранению документов имеет и свои минусы:

1. Риск потери информации при выходе из строя техники.
2. Проблема с обучением персонала, такого рода нововведения требуют получения новых навыков от сотрудников.
3. Внедрение электронного документооборота требует больших финансовых затрат.
4. Ограниченный список партнеров — не все компании работают с электронными документами.

Однозначно трудно сказать, что какой-то тип накладных является более удобным.

Например, в бумажной накладной можно внести любые изменения, просто поставив подписи, сделать это с электронным документом гораздо сложнее, что может создать дополнительные трудности. Но, с учетом всех плюсов, можно сказать, что электронные накладные делают процесс более автоматизированным и четким.

Железнодорожные перевозки

С того момента, когда станцией принят груз для отправки, договор перевозки считают заключенным. Оригинал накладной у отправителя изымается и направляется вместе с грузом по пути следования. У отправителя остается дубликат, по которому он получает груз в месте назначения. Если утерян дубликат накладной, груз выдается в месте назначения только после истечения нормативного срока и публикации в средствах массовой информации о том, что документ утерян. Всю вышеизложенную информацию содержат следующие официальные документы: общий устав российских железных дорог, торговый устав и устав торгового судопроизводства. Накладная на товар является также и расчетным документом, поскольку в соответствующей графе документа содержится информация о выплаченных провозных платежах. Отслеживание груза по накладной – процесс довольно простой.

Правила подписания товарной накладной.

Оформление товарной накладной допускается как в письменной форме, на утвержденном бланке, так и в цифровом виде. Письменная форма требует подтверждения в виде проставленных печатей сторон и подписей ответственных лиц. Цифровая форма заверяется электронными подписями уполномоченных лиц контрагентов.

Перечень представителей компании, имеющих право подписывать первичные документы, в том числе и товарные накладные, составляется и утверждается руководителем коммерческой организации по согласованию с главным бухгалтером. Это позволяет передавать право подписи товарных накладных сотрудникам предприятия приказом или оформленной и заверенной доверенностью.

В бланке товарной накладной может быть поставлено до 5 подписей различных уполномоченных лиц с обеих сторон:

— Со стороны передающей ТМЦ организации может быть поставлено три подписи: руководителя компании, работника бухгалтерии и ответственного за отгрузку сотрудника (обычно это заведующий складом).

— Одна подпись со стороны, принимающей ТМЦ. В строке «Груз получил грузополучатель» должна стоять подпись (с расшифровкой) уполномоченного представителя контрагента. При этом если данный представитель уполномочен на подпись в накладной путем предоставления ему доверенности от организации, копию данной доверенности он должен оставить в передающей ТМЦ организации. Если подпись ставит руководитель принимающей стороны, доверенность, как правило, не требуется.

— В строке «Груз принял» может поставить подпись официально доверенное лицо, фактически принимающее ТМЦ у передающей стороны. Как правило, это материально-ответственный представитель покупателя, чьи полномочия также должны быть подтверждены соответствующим приказом или оформленной доверенностью. Это может быть водитель-экспедитор или любое другое лицо, которому покупатель доверил прием и сопровождение груза в соответствии с необходимостью приобретателя.

В случае если у представителя принимающей ТМЦ стороны есть официально подтвержденное право ставить свою подпись от имени компании на первичных бухгалтерских документах, а также при наличии у него доверенности на получении данного товара (других материальных ценностей), то он может поставить свою подпись только в строке «Груз получил».