Исправленный счет фактура когда выставляется

Когда используется исправленный счет-фактура. Отражение исправления в книгах покупок и продаж. Исправление корректировочного счета-фактуры. Исправленный счет-фактура — документ, с необходимостью выставления которого могут столкнуться фирмы и ИП, имеющие дело с НДС. Рассмотрим, когда он выписывается и как его оформить.

Особенности заполнения исправленного счета-фактуры

В обеих формах исправленного счета-фактуры под основным заголовком документа, содержащим его номер и дату, предусмотрена строка (или строки) для внесения номера и даты исправления:

• в счете-фактуре строка одна, и расположена она непосредственно под заголовком;
• в корректировочном счете-фактуре— 2: одна предназначена для сведений об исправлении собственно корректировочного счета-фактуры, а вторая — для указания реквизитов первоначального счета-фактуры, к которому был составлен корректировочный счет-фактура.

Иных особенностей оформления исправленного счета-фактуры нет. Он оформляется так же, как обычный, только неверные данные в нем заменяются правильными.

Корректировка или исправление?

Постановлением введен не только новый бланк счета-фактуры, но и его корректировочный вариант. Данное изменение вызвало немало вопросов у плательщиков НДС о том, когда следует использовать исправленный счет-фактуру, а когда корректировочный.

Корректировочный счет-фактура (КСФ) представляет собой самостоятельный документ, который заполняется в виде дополнения к ошибочному при изменении параметров, от которых зависит конечная стоимость товара, а, следовательно, и величина НДС. Меняться могут ценовые и количественные показатели, влияющие на размер налога. Внесение корректировок выполняется при взаимном согласии покупателя и продавца. Первоначальный счет-фактура не уничтожается, а корректировочный бланк ссылается на номер и дату составления изначального документа.

Исправленный счет-фактура (ИСФ) не имеет самостоятельной формы, оформляется в таком же виде, как и ранее выписанный документ. Его номер совпадает с номером основного счета-фактуры, число выписки также берется из первоначального бланка. В строку 1а при этом вносится порядковый номер исправления (начиная с первого и далее по нарастающей в зависимости от количества исправлений). ИСФ составляется вместо исходного счета-фактуры, полностью его заменяя.

При выписке исправленного документа исходный счет-фактуру уничтожать не нужно.

Основания для применения корректировки и исправления

Особенности регистрации исправленного счета-фактуры

Если исправительный счет-фактура составлен в том же квартале, что и исходный счет-фактура (корректировочный счет-фактура), то в этом же квартале:

• Продавец в книге продаж должен зарегистрировать исправленный счет-фактуру и повторно зарегистрировать ошибочный счет-фактуру, но все его числовые показатели отразить со знаком «минус».
• Покупатель, если он отразил в книге покупок ошибочный счет-фактуру, должен зарегистрировать в книге покупок исправленный счет-фактуру и повторно зарегистрировать ошибочный счет-фактуру, но отразить все его числовые показатели со знаком «минус». Если покупатель не показал в книге покупок ошибочный счет-фактуру, он регистрирует только исправительный счет-фактуру.

Если исправительный счет-фактура составлен в другом (следующем) же квартале:

• Продавец должен зарегистрировать исправительный счет-фактуру в дополнительном листе книги продаж того квартала, в котором зарегистрирован ошибочный счет-фактура. В этом же дополнительном листе книги продаж зарегистрировать ошибочный счет-фактуру, указав все его числовые показатели со знаком «минус».
• Покупатель должен составить дополнительный лист к книге покупок того квартала, в котором зарегистрировал ошибочный счет-фактуру и в этом же дополнительном листе к книге покупок продаж зарегистрировать ошибочный счет-фактуру, указав все его числовые показатели со знаком «минус». Если же покупатель изначально в книге покупок счет-фактуру, выписанный с ошибками, не отразил, то исправленный он должен зарегистрировать исправленный счет-фактуру только в книге покупок того квартала, в котором этот документ был получен.

Когда и как нужно вносить изменения в счет-фактуру

СЧЕТ-ФАКТУРА № от « » (1)

ИСПРАВЛЕНИЕ № от « » (1а)

Итак, вы вносите изменения в графы 3, 4, 5, 8, 9. Когда какой счет-фактуру выставлять?

Покажем это на примерах.

ВЫВОД

Если в первичном счете-фактуре допущена ошибка — нужно выставить исправленный счет-фактуру, а если изменились условия сделки — корректировочный.

Исправленный счет-фактура выглядит, в общем-то, так же, как и первичный (в отличие от корректировочного счета-фактуры, у которого другая форма). Даже дата и номер в строках 1 первичного и исправленного счетов-фактур — одинаковые. Отличие исправленного счета-фактуры только в том, что:

• все реквизиты в нем указаны правильно;
• заполнена строка 1а, в которой приводятся номер и дата исправленияподп. «б» п. 1 Правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением Правительства от № 1137.

В каких случаях требуется исправление счета-фактуры

Так в каких случаях оформляют исправленный счет-фактуру? Он нужен тогда, когда возникает необходимость исправления технической ошибки в исходном документе. Например, создание исправленного счета-фактуры может потребоваться при ошибке:

• в дате, если исходный документ ошибочно оформлен другим месяцем, годом;
• реквизитах поставщика или покупателя, если они написаны не просто с опечаткой, а не соответствуют им вообще (неверный ИНН, адрес, наименование и т. п.);
• указании грузоотправителя и грузополучателя, если они не относятся к лицам, которые в реальности отправляли и получали товар;
• реквизитах документа на перечисление аванса;
• названии и коде валюты документа;
• указании наименования товара (работ, услуг);
• указании неправильной цены или неверного количества товара;
• в ставке и, как следствие, в сумме НДС и итоговой сумме документа;
• либо при отсутствии данных, обязательных к заполнению по импортным товарам (страна происхождения и регистрационный номер таможенной декларации).

Надо отметить, что большинство налогоплательщиков, если ошибка обнаружена своевременно и не успела выявиться налоговыми органами, предпочитают не делать исправленный счет-фактуру, а просто заменяют дефектный документ.

Об ошибках, не требующих исправления, читайте в статье «Какие ошибки в заполнении счета-фактуры не критичны для вычета НДС?».

О том, какие ошибки в счет-фактуре должны быть исправлены, читайте в статье «Ошиблись в счете-фактуре – что и как исправлять».

Исправление корректировочного счета-фактуры

В КСФ также может быть выявлена ошибка технического плана, в случае если она мешает правильной идентификации суммы к вычету или реквизитов сторон, то следует оформить исправленный корректировочный счет-фактуру.

Исправление КСФ выполняется так же, как и основного бланка счета-фактуры. Дополнительно выписывается еще один корректировочный документ, в поле 1 ставится № и дата корректировочного счета-фактуры, в поле 1а – порядковый номер внесения поправок в него и день исправления.

Как исправляется счет-фактура?

После утверждения Постановления №1137 исправление счета-фактуры представляет собой оформление документа, идентичного ранее выписанному, с учетом следующих моментов:

• В пункте 1 – № и дата того счета-фактуры, в котором установлены некорректные данные;
• В пункте 1а – № и дата внесения изменений (номер проставляется порядковый, для первого исправления – 1, для второго – 2 и далее по порядку);
• В остальные поля данные переносятся из исходного документа с внесением изменений в неверно указанные показатели.

До введения в действие новой процедуры изменения счета-фактуры, исправлять документ нужно было путем аккуратного перечеркивания некорректно отраженных сведений. Рядом писались верные показатели, исправление заверялось подписью и датой.

В каких случаях выставляется корректировочная счет-фактура

Сперва выясним, в каких случаях выставляется корректировочный счет-фактура. Понятие «корректировочный счет-фактура» появилось в Налоговом кодексе благодаря Федеральному закону от № 245-ФЗ. С 1 октября 2011 года продавцы при изменении стоимости или количества ранее осуществленной поставки должны выставлять покупателям именно этот документ.

Если изменение произошло после того, как продавец отправил товар и отгрузочный счет-фактуру покупателю, то он обязан выписать корректировочный счет-фактуру (КСФ).

Срочная новость для всех бухгалтеров: У чиновников новые требования к платежкам: с какими формулировками платежи не пройдут. Подробности читайте в журнале "Российский налоговый курьер".

Есть несколько поводов выставить этот документ:

• снижение или увеличение непосредственно самой цены или тарифа на товары, работы, услуги (например, поставщик сначала отправил товар, а потом сделал покупателю скидку);
• уточнили количество или объем отгруженных товаров, выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав.
• произошло единовременное и увеличение (снижение) цены и уменьшение (увеличение) количества поставленной продукции;
• покупатель, не являющийся плательщиком НДС,  вернул часть купленного товара.

Во всех перечисленных случаях продавец выписывает корректировочный счет-фактуру в двух экземплярах. Один экземпляр пересылает покупателю, второй оставляет себе.

Важно! Продавец составляет документы, только если с изменениями согласен покупатель (п. 3 ст. 168 НК РФ). Для этого составляется первичный документ, например, акт. Форма корректировочного счета-фактуры и правила его заполнения утверждены постановлением Правительства РФ от № 1137.

Если товар отправлен, но с момента отгрузки не прошло пяти рабочих дней и отгрузочный счет-фактура еще не послан продавцу, корректировочный счет-фактуру можно не делать. Компания-поставщик вправе внести в отгрузочный документ все изменения, это не будет ошибкой (подробнее об исправленном счете-фактуре смотрите ниже).

В случае, когда отгрузочный счет-фактура уже отправлен фирме-покупателю, поставщику придется составлять корректировочный счет-фактуру. Использование корректировочных счетов-фактур в названных случаях избавит налогоплательщиков от необходимости вносить исправления в первоначальный счет-фактуру.

При этом корректировочный счет-фактуру покупатель должен составить не позднее пяти рабочих дней со дня получения договора, соглашения или иных первичных документов, которые подтверждают согласие покупателя на изменение общей стоимости отгрузки (п. 10 ст. 172 НК РФ).

Будьте внимательны! Многие компании думают, что корректировочным счетом-фактурой нужно исправлять любые недочеты в первичном документе, но это не так. Большинство критичных ошибок требуют выписки исправленного счета-фактуры.

Что понимается под исправленным счетом-фактурой

В гл. 21 НК РФ термин «исправленный счет-фактура», так же как и «исправительный», отсутствует. При этом в обеих формах счета-фактуры (и основной, и корректировочной), предлагаемых постановлением Правительства РФ от № 1137, есть строка для указания реквизитов внесенных в них исправлений. Кроме того, о составлении исправленного счета-фактуры говорится в п. 6 Правил заполнения счета-фактуры.

Таким образом, подразумевается, что исправления — вещь, имеющая право на существование. Причем изменения могут быть внесены как в основной документ, так и в исправленный счет-фактуру.

Однако следует понимать, что корректировочный и исправленный счет-фактура —документы совершенно разные:

1. Корректировочный счет-фактура нужен тогда, когда вносятся изменения в исходные данные первичного документа (количество и цена), влияющие на расчет итоговой суммы продажи, зафиксированной в нем, и на связанную с ней сумму НДС. Причем корректировка не означает, что в первоначальном варианте счета-фактуры была допущена ошибка. Нет, к оформлению корректировочного счета-фактуры могут привести изменения исходных данных, которые произошли под влиянием каких-то факторов, чаще всего оформленных документально (соглашения об изменении цены, ретроскидки, выявления недостачи, брака или излишков среди поставленного товара).

Подробнее о данном счете-фактуре — «Что такое корректировочный счет-фактура и когда он нужен?».

2. Необходимость в исправленном счете-фактуре появляется при обнаружении в исходном документе технических ошибок, которые могут иметь негативные последствия для получения вычетов по нему. При этом не все ошибки приводят к необходимости создания исправленного счета-фактуры. Если они не влияют на правильность понимания информации по реквизитам, в которых они допущены (даже по обязательным), то вычет по такому документу допустим (п. 2 ст. 169 НК РФ) — следовательно, нужда в исправленном счете-фактуре отпадает.

См. также «В счет-фактуру закралась ошибка: исправленный или корректировочный документ составлять?».

Понятие исправленного счета-фактуры как откорректированного исходного документа возникло с момента принятия постановления Правительства РФ от № 1137, т.е. с 2012 года. До этого значительную часть технических ошибок, допущенных в оформлении счета-фактуры, можно было исправить прямо в неправильном исходном документе, заверив исправления подписью и печатью составителя. После введения в действие указанного постановления исправленному счету-фактуре придан статус самостоятельного документа, со всеми вытекающими последствиями.

Когда требуется исправление счета-фактуры?

Не все случаи выявленных ошибок в оформлении счета-фактуры требуют обязательного оформления исправленного документа. Основное предназначение счета-фактуры – это подтвердить право воспользоваться налоговой льготой в виде вычета по НДС. Если содержимое счета-фактуры не помешает налоговой службе подтвердить право на льготу, то счет-фактуру можно не править.

ИФНС сможет убедиться в праве на вычет, если:

• Идентифицированы единственным образом наименования и прочие реквизиты покупателя и поставщика;
• Четко установлено, кто является грузоотправителем, а кто грузополучателем;
• Определена ставка НДС;
• Правильно указаны наименования позиций;
• Имеется верная стоимость, с которой удерживается налог;
• Верно исчислен налог.

Примеры оформления исправленного счета-фактуры

1. Продавец выставляет счет-фактуру, согласно которому, покупатель получает 100 единиц товара общей стоимостью 118000 руб. с НДС. Фактически поступило 90 единиц товара. Нужно ли составлять ИСФ?

Покупатель принял товар в большем количестве, чем значится в документах. НДС также направлен к вычету в повышенном размере. Чтобы вычет соответствовал стоимости фактически полученного товара, счет-фактура нужно изменить. Так как данная ошибка не является технической, а вызвана излишками, решение об изменении количества в документах стороны согласовали, то должен быть оформлен корректировочный документ, исправленный счет-фактуру составлять не нужно.

2. Продавец выставляет счет-фактуру, согласно которому, покупатель получает 100 единиц товара по цене 1000 руб. без НДС, указана ставка НДС 18% и общая стоимость с НДС – 100000 руб.

В данном примере – арифметическая ошибка, в общей стоимости не учтен НДС по невнимательности бухгалтера. Продавцу следует повторно выписать ИСФ за тем же номером, в котором заполняется строка 1а – указывается номер исправления, а в графе «стоимость товара» будет учтен НДС.

3. Продавец предоставляет счет-фактуру, в котором наименование продавца начинается не с прописной буквы, а со строчной. Нужно ли оформлять исправленный документ?

Так как данная ошибка не мешает правильно идентифицировать продавца, то оформлять ИСФ не нужно.

4. При заполнении счета-фактуры поставщик не заполнил графу 2 в таблице «код единицы измерения». Нужно ли покупателю требовать исправленный документ?

Данная процедура не требуется, так как отсутствие этого показателя не помешает налоговому органу распознать реквизиты участвующих лиц, стоимость и НДС к возмещению.

Форма для исправления счета-фактуры

Особой формы для исправленного счета-фактуры не предусмотрено. Он составляется по той же форме, в которой был составлен исходный документ, требующий исправления, т.е. основной или корректировочной. Обе формы содержатся в приложениях 1 и 2 соответственно постановления Правительства РФ от № 1137. При этом составление исправленного счета-фактуры может производиться в случае необходимости в коррекции счетов-фактур, ранее выписанных:

• на реализацию;
• на аванс;
• на корректировку, в том числе к нескольким изменяемым документам.

С формой счета-фактуры, в том числе предназначенной для исправления, вы можете познакомиться в статье «Бланк счет-фактуры за 2019 год в Excel скачать бесплатно».