Как написать письмо о заключении договора образец

Соглашение о намерениях заключить договор - образец его предлагается в нашей статье. Как написать правильное и эффективное письмо для заключения договора, которое поможет закрыть сделку в конце месяца или отчетного периода – 5 шаблонов.

Правила составления

Письмо о намерении заключить соглашение в законодательстве представлено как рядовая переписка. Таковая не требует специального оформления, документ составляется в зависимости от обсуждаемого вопроса.

С учетом практики использования существенными условиями письма о намерении заключить договор считают:

• наименование отправителя, реквизиты юридического лица;
• условия предложения, обозначение конкретных позиций или возможностей для дальнейшего обсуждения;
• сроки для предоставления ответа;
• подпись уполномоченного лица.

Оформлять письмо о намерении заключать договор рекомендуется на бланке компании с соответствующими реквизитами и контактными данными. Если в документе присутствует упоминание ранее заключенных договоренностей — приводят соответствующие реквизиты.

Если письмо о намерении содержит в себе подробные четкие условия сделки, прав и обязанности сторон, иные характерные положения — такой документ считается офертой. Он может направляться одной или нескольким организациям в зависимости от характера предложения.

Если конкретных данных об адресате не имеется, а письмо содержит подробные условия договора — документ считается публичной офертой. Такой вариант чаще применяется по отношению к физическим лицам, к примеру, с предложением заключить трудовой договор или оформить сделку купли-продажи.

Письмо о намерениях заключить договор: образец

Образец письма здесь.

Генеральному директору Общества с Ограниченной Отвественностью «Транспортная компания «Дальнебойщик» (наименование юрлица)

Кантимирову Руслану Сергеевичу (ФИО )

Город Ставрополь, улица Заводская, дом № 34

Письмо о заключении договора

Прошу заключить ДОГОВОР на перевозку грузов (вид договора) .

1. Заказчик (полное юридическое наименование): Частное акционерное общество «Кочубеевский сахарный завод»
2. Адрес: (Юридический адрес, Почтовый адрес) Ставропольский край, Кочубеевский район, село Кочубеевское, улица Вольная 1в

Для почты: 357000 Ставропольский край, Кочубеевский район, село Кочубеевское, улица Вольная 1в

3. ИНН/КПП 2345679821
4. Расчетный счет 26003456987001
5. Наименование и адрес банка «Ставпропольпростройбанк», город Ставрополь, улица Краснофлотская 88а
6. Корр. счет 31098776543212345690
7. БИК 094567891
8. Тел./факс 8(6550)23 56 78, факс 8(6550)23 56 77
9. E-mail: kochubeysachzavod@
10. ФИО руководителя, должность (полностью), действующего на основании Ковальский Николай Иванович, председатель правления, действует на основании Устава
11. ФИО гл. бухгалтера (полностью) Семенихина Мария Тимофеевна

Руководитель __________________/ Ковальский Николай Иванович/

МП

Уполномоченное лицо (ФИО, телефон): Ковальский Николай Иванович, 8(6550)23 56 78

Письмо для заключения договора: 5 шаблонов

Бывала ли у вас такая ситуация, когда на носу конец отчетного периода, а потенциальный клиент никак не соглашается на сделку? Можно начать паниковать и превратиться в назойливого продавца. Но есть лучший и более эффективный способ. Вместо того, чтобы преследовать своего потенциального клиента бесконечными телефонными звонками и агрессивными письмами, попробуйте более тонкий подход – написать ему эффективное и побуждающее к действию письмо для заключения договора.

Ниже перечислены шаблоны писем, подходящие для любых сфер бизнеса: неважно, предлагаете вы клиенту создание интернет-магазина или оказание других услуг, купить у вас определенную продукцию или стать поставщиком товаров, в любом случае они смогут помочь вам заключать сделки, если вы не будете говорить: «Уже конец месяца. Вы готовы к покупке?»

Эффективное письмо для заключения договора: 5 шаблонов, которые можно использовать

1. Новая ценовая политика

Эта тактика основателя SalesMBA, Джеффа Хоффмана. Он говорит:

«Если конец месяца или квартала близок, а потенциальный клиент все еще не «закрыт», подождите, пока останется три дня, и отправьте новый контракт.»

Хоффман объясняет, что к этому времени вы, скорее всего, уже предложили скидку, поэтому если покажете клиенту новую цену без скидки, он будет больше замотивирован на покупку прежде, чем старая цена исчезнет. После того, как поговорите с потенциальным клиентом, можете определить, следует ли продлевать скидку.

Образец письма для заключения договора: Новая ценовая политика

Здравствуйте, [Имя потенциального клиента]!
Мы приближаемся к концу месяца, и я хочу отправить вам новые расценки, так как текущие цены перестают действовать [дата]. [Дата] заключение сделки будет доступно с учетом новой стоимости.
Дайте знать, если у вас появятся вопросы.
С уважением,
[Ваше имя]

Приветствие в письме — 22 лучших примера, чем «Здравствуйте, меня зовут…»

2. Оставшийся бюджет

У многих отделов компании есть определенные выделенные бюджеты. В конце квартала или отчетного года они теряют любой выделенный бюджет, который не используют. Если вы пытаетесь заключить сделку к этому времени, то будет полезно напомнить об этом своему потенциальному клиенту.

Если они не теряют бюджет в конце месяца, это все равно отличный способ продолжить общение в спокойном режиме.

Образец письма: Осталась часть бюджета? У нас есть несколько идей для вас

Уважаемый [Имя потенциального клиента]!
Это конец квартала, и многие отделы, такие как ваш, ищут способы использовать выделенные бюджеты. Если у вас есть навязанный срок использования, то я бы с удовольствием предоставил вам решение. Я могу составить документы и передать их вам до конца дня.
Дайте мне знать, если вы заинтересованы. Также я готов ответить на любые ваши вопросы.
С уважением,
[Ваше имя]

3. Помощь руководства

Вам понадобится помощь вышестоящего начальства, чтобы закрыть сделку. Обратитесь к своим руководителям. Как правило, они заинтересованы в том, чтобы вы закрыли сделку, поэтому не бойтесь попросить руководителей отделов или генерального директора отправить письмо или позвонить потенциально клиенту.

Уважайте время своего руководства, предложив готовое письмо или тезисы для телефонного разговора. Часто такой подход показывает потенциальному клиенту, насколько ваша компания в нем заинтересована. Это так же является определенным видом персонального внимания к клиенту, что подтолкнет его к выбору вашей компании.

[Имя и должность] [название вашей компании]. Как мы можем помочь вашему бизнесу?

Здравствуйте, [Имя потенциального клиента]!
[Ваше имя] рассказал мне о вашем с ним сотрудничества, и я хотел лично связаться с вами, чтобы ответить на любые вопросы или проблемы, которые могут возникнуть при выборе [название вашей компании] в качестве вашего партнера.
Я очень заинтересован в том, чтобы наше сотрудничество было продуктивным, поэтому вы можете обращаться ко мне в случае необходимости. Я с нетерпением жду возможности узнать больше о том, как я могу помочь.
С уважением,
[Имя и должность]

4. Негативная обратная продажа

Это довольно смелая идея, однако специалист по делопроизводству HubSpot – Майк Роджевиц успешно ее использует. Это называется «негативная обратная продажа», и это способ подтолкнуть переговоры к заключению сделки или получить четкое «нет», чтобы вы могли двигаться дальше. Формула выглядит так:

Потенциальный клиент: «XYZ».

Продавец: «Обычно, когда я слышу, что кто-то говорит XYZ, на самом деле это означает ABC. Это действительно так?

Роджевиц говорит:

«Данная структура спасала меня бесчисленное количество раз. «Справедливо ли мне предположить, что это так?» мягко подталкивает потенциального клиента к более честному ответу о его интересе к моему продукту».

Однако этот способ не для слабонервных. Роджевиц предупреждает:

«Применяйте его выборочно и дипломатично. Убедитесь, что вы никогда не используете его в тех случаях, когда нет никаких шансов для заключения сделки».

Хотел оценить ваш интерес к этому …

Здравствуйте, [Имя потенциального клиента]!

Мы столкнулись с тем, что [вставляем нужную фразу: «Мы несколько недель не можем заключить сделку», «Наши последние несколько звонков были проигнорированы», «Вы не представили меня своей команде»]. Обычно, когда такое происходит, это означает, что вы не заинтересованы в нашем предложении прямо сейчас. Так ли это?

Если да, то не нужно беспокоиться, мы можем вернуться этой теме чуть позже, когда это будет для вас более важно.

С уважением,

[Ваше имя]

Вы можете потерять клиента, отправив ему такое письмо, поэтому зарезервируйте его для сделок, которые действительно застопорились. Отошлите его тому человеку, с которым ничего другое уже не сработало.

Советуем почитать: 8 постпродажных писем, которые превратят новых покупателей в фанатов на всю жизнь

5. Временная шкала проекта

Некоторых потенциальных клиентов легко упустить. Отправьте график проекта заинтересованным людям, которые тянут время. С вашей стороны – это мягкое напоминание о том, что вы готовы закрыть сделку и установить дату, когда это произойдет. Предоставляя потенциальному клиенту конкретные сроки, вы также дадите ему мотивацию, необходимую для завершения согласований и подписания контракта.

[Компания потенциальнго клиента] + [Ваша компания] сроки выполнения проекта

Здравствуйте, [Имя потенциального клиента]!
Я хотел отправить вам сроки выполнения проекта для согласования. Я знаю, что вы хотите получить это решение на месте, поэтому, как только вы просмотрите даты в документе, который я приложил, мы будем двигаться к достижению этих целей! Дайте знать, если у вас появятся вопросы.
С уважением,
[Ваше имя]

Почитайте также: Подпись в электронном письме — 7 правильных примеров для маркетолога

Вывод

Происходит ли это в конце месяца или в конце квартала, работа со сложными клиентами всегда вызывает стресс. Никто не хочет закрывать сделки в спешке, но это происходит. Если это произойдет, оставайтесь спокойными, сконцентрированными и продуманными в своей работе с этими пятью образцами писем для заключения договора.

Было полезно? Оцените, пожалуйста, и поделитесь с друзьями!

Каким должно быть письмо для заключения договора: 5 шаблонов

5 (100%) — 1 оценок

Письмо о перезаключении договора на другую компанию. Образец

Письмо о перезаключении договора на другую компанию посылается от имени организации контрагенту, когда она прекращает свое существование или по каким-либо другим причинам передает свои права по сотрудничеству другому юридическому лицу (либо ИП).

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма о перезаключении договора на другую компанию .docСкачать образец письма о перезаключении договора на другую компанию .doc

Документы подобного рода принято составлять в свободной форме. Тон и текст будут зависеть от того, какого характера было взаимодействие между контрагентами. В любом случае каждое отдельное письмо – это отдельная «фраза» диалога делового общения. Для нее не может существовать унифицированной формы, так как каждое взаимодействие уникально.

Причины перезаключения договора

Оснований для перезаключения договора может быть множество. Например:

• Новая организация является правопреемником предыдущей.
• Предыдущая компания обанкротилась.
• Предыдущий договор был заключен без учета некоторых юридических норм.
• Одну из сторон не устраивает существующее положение дел и пр.

В письме желательно точно отразить причину, побудившую делового партнера перезаключать соглашение. При этом адресата желательно ввести в курс дела предварительным звонком по телефону. Практика показала, что обсуждение деталей взаимодействия проходит более конструктивно в устной форме.

Составные части письма о перезаключении договора

Письма о перезаключении договора рекомендуется оформлять на фирменном бланке организации. Причем принципиально важно, чтобы реквизиты были указаны новой организации. То есть компания-отправитель должна существовать и обращаться к контрагенту с конкретной просьбой. От обанкротившейся либо по другим причинам «вышедшей из игры» компании такие просьбы будут восприниматься нелогично.

Последовательно в бумаге располагается такая информация:

• Об адресате. В правом верхнем углу прописывается, к какому из контрагентов направляется письмо. Даже если остальной текст обращения будет «под копирку», эта часть должна быть уникальной для каждого письма.
• ФИО адресата.
• Дата создания документа, при необходимости – его номер для последующей регистрации. Весь этот кластер данных располагается в правом верхнем углу листа, перед основным текстом письма.
• Обращение. К деловым партнерам принято обращаться по имени отчеству и на «вы». Даже если отношения носят неформальный характер, в деловой переписке лучше придерживаться общих правил.
• Причины перезаключения. В представленном бланке документа прописана общая причина – производственная необходимость. В каждом конкретном случае причины могут варьироваться. Главное – конкретика.
• Наименование компании, на которую необходимо переоформить существующий договор.
• Какой договор был заключен между контрагентами. Указываются его номер и дата подписания.
• При необходимости – от какого числа нужно оформить новый договор между контрагентами.

Перезаключение договоров будет подразумевать смену реквизитов компаний. Для удобства лучше прилагать данные, которые необходимо изменить, списком. В прилагаемом бланке имеются графы для указания платежных данных как старой, так и новой организации.

Указание контактов в письме наверняка сделает взаимодействие между деловыми партнерами гораздо удобнее.

Кроме того, получение такого письма подразумевает приложение в виде нового договора. Он может быть как типовым, так и с внесенными изменениями. Если у организации-получателя не имеется возражения ни по одному из пунктов нового соглашения, то к компании-отправителю возвращается уже подписанный экземпляр. Такие манипуляции позволяют перезаключать договора со многими учреждениями сразу без существенных временных затрат.

Сложные случаи

Достаточно часто встречаются ситуации, когда договор требует обсуждений, доработок. В таких случаях не обойтись без консультаций грамотного юриста. Одна либо обе стороны привлекают специалиста этого профиля для того, чтобы внести в перезаключаемый договор необходимые коррективы.

Дополнения

По желанию сторон письмо о перезаключении договора на другую компанию может быть дополнено необходимыми для конструктивного взаимодействия моментами. Оно может включать в себя:

• Возможность получения ответного письма. Адресат может выразить свое согласие либо несогласие.
• Временные рамки. Если подразумевается ответ, удобнее установить определенную дату, в течение которой этот ответ ожидается получить.
• Указание реквизитов старой организации.
• Дополнения в виде документов, подтверждающих положение дел, освещенных в причинах необходимости в перезаключении договора в первой части письма.

Правовые нюансы

С юридической точки зрения, такое взаимодействие выходит за рамки общепринятого. Если одна из сторон договора имеет желание его расторгнуть, то она предупреждает вторую о своих намерениях заблаговременно. А позже уже – заключается новый.

Таким образом, контрагент уже должен был быть поставлен в известность о том, что договор расторгается. А заключение нового – это полностью добровольный процесс. Организация-адресат может его подписать, если захочет. То есть принуждать к перезаключению договора с другой организацией предыдущая никоим образом не может.

Можно ли составить дополнение

Дополнительное соглашение к договору составляется только в том случае, когда в нем меняются некоторые из пунктов. Если же происходит смена одной из сторон, то тут проще всего будет заключить новый договор.

Это правило касается всех случаев. Даже когда у старой и новой организаций один владелец, все равно контрагенту следует заключать договор вновь. И по этому поводу деловая переписка может вестись достаточно продолжительное время.

Сколько хранится

Письмо о перезаключении договора на другую компанию, если оно оформлено в бумажном виде, регистрируется в журнале исходящей корреспонденции. Как и все бумаги подобного рода, оно хранится на протяжении пятилетнего срока.