Как оформлять отпуска работникам

Расскажем о порядке оформления отпуска. Узнаете, не позднее какого времени должен быть извещен работник перед началом ежегодного отдыха. Поведаем, как правильно его утвердить для сотрудников, идущих не по графику, и какие бумаги при этом нужны. Оформление ежегодного отпуска работников, делопроизводство

ШАГ 5: ОФОРМЛЯЕМ ЗАПИСКУ-РАСЧЕТ

Для расчета причитающихся работнику других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска нужно оформить записку-расчет (Пример 9). Составляется она по унифицированной форме № Т-60 или по форме, утвержденной в организации.

Записку-расчет необходимо передать в бухгалтерию для расчета отпускных и выплаты их работнику.

Определяемся с отпуском

Чтобы определиться с тем, как оформить отпуск, необходимо вспомнить, какие виды отпусков предусмотрены действующим трудовым законодательством. Можно выделить следующие виды отпусков:

• ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 114 ТК РФ) (основной и дополнительный);
• отпуск без сохранения заработной платы (ст. 128 ТК РФ);
• отпуск по беременности и родам (ст. 255 ТК РФ);
• учебный отпуск (ст. 173-ст.177 ТК РФ).

Подробнее о том, что такое ежегодный оплачиваемый отпуск, отпуск без сохранения заработной платы, отпуск по беременности и родам и учебный отпуск  мы рассматривали в отдельных консультациях.

ШАГ 8: ВНОСИМ СВЕДЕНИЯ В ГРАФИК ОТПУСКОВ

Организация должна утвердить график отпусков не позднее, чем за две недели до начала нового календарного года. При оформлении графика отпусков можно использовать унифицированную форму № Т-7, но работодатель вправе разработать и свою форму.

По мере использования работниками отпусков в график вносятся сведения о фактическом использовании отпуска.

Иногда в график вносят изменения. Например, если работник просит перенести его ежегодный оплачиваемый отпуск на другое время (и работодатель согласен), продлить работнику отпуск (например, в связи с наступившей во время отпуска нетрудоспособностью) или отозвать работника из отпуска.

После оформления заявления необходимо внести изменения в график отпусков. Иногда изменения в график вносятся приказом, однако ТК РФ не предусматривает такой обязанности. На наш взгляд, в этом случае достаточно сослаться на заявление работника в графе 8 (Пример 12).

Оформляем отпуск: действуем по порядку

График отпусков. Если работник, проработал в организации больше одного года, по закону, для него нет никаких ограничений для ухода в плановый отпуск. Для того, чтобы соблюсти данное право всех сотрудников, во многих компаниях заранее прописывается главный регламентирующий документ — график отпусков.

Важно: для того, чтобы избежать недоразумений и конфликтов, график отпусков должен составляться заранее, не позже двух недель до начала нового года.

При этом в нем должны быть учтены пожелания сотрудников, специфика работы предприятия и действующие нормативные акты. Руководство в обязательном порядке должно ознакомить с ним всех членов коллектива под роспись.

Внимание: отпуск, предоставляемый работнику предприятия ежегодно не должен быть меньше 28 дней (по календарю). Следует учесть тот факт, что в него нельзя включать дни, которые выпадают на праздники.

Извещение о предоставлении отпуска. Непосредственно за две недели до отпуска того или иного сотрудника, бухгалтерия или кадровик предприятия должны известить его о дате выхода в отпуск в письменной форме под роспись. В дальнейшем, в случае нестыковок это извещение убережет обе стороны от споров и разногласий.

Документы как основание для отпуска

В качестве документов, обосновывающих желание и право человека на ежегодный оплачиваемый отпуск, служат:

• заявление, составленное им в произвольной форме; Открыть образец заявления на ежегодный отпуск в JPGСкачать образец заявления на ежегодный отпуск в DOC
• распоряжение либо приказ на предоставление отпуска со стороны руководства предприятия.

Кадровый специалист обязан внести информацию о периоде отпуска в личную карточку работника.

Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска

Правило № 1

Нельзя не предоставлять сотрудникам ежегодный основной оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд. Об этом говорится в статье 124 ТК РФ. Помните, что с согласия сотрудника работодатель может перенести ежегодный отпуск сотруднику, если его уход в отпуск неблагоприятно скажется на деятельности организации. НО! Перенос должен быть только на следующий рабочий год!

Работодатель обязан перенести ежегодный основной оплачиваемый отпуск по письменному заявлению сотрудника, если сотрудника вовремя не предупредили о начале его отпуска, а также, если отпускные выплатили с задержкой.

ШАГ 4: ОФОРМЛЯЕМ ПРИКАЗ О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ ОТПУСКА

Если препятствий для работника уйти в отпуск нет, можно издавать приказ. Чаще всего он составляется по унифицированной форме № Т­6 (Примеры 7, 8) (утверждена постановлением Госкомстата России от № 11), но работодатель вправе разработать и свою форму. Работник знакомится с приказом под роспись.

Чем регулируется отпускное время работников и каковы правила его утверждения?

Одним из основных нормативных документов, который регулирует правила предоставления и оформления отпуска трудящемуся, является ТК РФ – глава 19.

Работающий гражданин имеет право на следующие виды отпусков.

1. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Стандартная его продолжительность определяется ст.115 ТК РФ и составляет 28 календарных дней. Также ст. 23 ФЗ №181 установлена минимальная продолжительность (30 календарных дней) удлиненного отпуска, который должен быть предоставлен определенным категориям трудящихся, например, инвалиды.
2. Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, согласно ст. 116 ТК РФ, должен быть предоставлен также определенным категориям граждан: трудящимся во вредных условиях от 7 календарных дней (ст.117), работающим на Крайнем Севере – дополнительно дается 24 календарных дня (ст. 321).
3. Отпуск без сохранения заработной платы, согласно ст. 128, предоставляется работнику по уважительной причине и подлежит согласованию его продолжительности с работодателем.

Также рабочие с неполным рабочим днем (ст. 93) и трудящиеся сезонно (ст. 291, 295) имеют право на оплачиваемый отдых. Основной и дополнительный законный виды отдыха трудящихся должны быть правильно оформлены, для этого законодательством установлен определенный порядок, который включает в себя заполнение таких документов, как:

• график отпусков;
• уведомление;
• заявление;
• приказ;
• записка-расчет.

Со стороны работодателя весь этот процесс осуществляет отдел бухгалтерии и кадров, которые занимаются правильными расчетами отпускных и их своевременной выплатой и оформлением всей необходимой документации.

ШАГ 7: УЧИТЫВАЕМ ДНИ ОТПУСКА В ТАБЕЛЕ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Работодатель ведет табель учета рабочего времени по форме № Т-13 или по форме, утвержденной в организации. В табеле учета рабочего времени в обязательном порядке учитываются и дни ежегодного оплачиваемого отпуска. Дни, когда работник находится в отпуске, необходимо обозначать кодом ОТ или 09 (Пример 11).

Общая информация

Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска гарантирует Трудовой Кодекс. Наиболее существенными пунктами являются статьи 93, 114, 115.

Статья 114 разрешает работнику отправиться в ежегодный отпуск, сохранив при этом за ним должность и средний заработок.

Стандартную продолжительность отпуска регулирует статья 115 ТК, она составляет 28 календарных дней.

Неполная занятость не влечет за собой работу без перерывов.

Более того, даже для лиц, занятых на сезонных работах, положен отпускной период из расчета два дня за рабочий месяц. Об этом говорится в статьях 291 и 295 ТК.

Как правильно оформить отпуск? Какие документы нужны для оформления? Чтобы оформить ежегодный оплачиваемый отпуск, необходимо подготовить определенный набор документов.

К ним относятся:

1. График.
2. Уведомление
3. Заявление.
4. Приказ.
5. Записка-расчёт.

Разберем подробней по очереди каждый из документов.

График отпусков

Правило № 2

Каждый год следует утверждать график отпусков (ч.2 ст.123 ТК РФ). Ежегодный отпуск можно делить на части. Допустим, работник принял решение отгулять полностью 28 календарных дней отпуска, но в графике отпусков его отпуск разделен на части. Сотрудник вправе так поступить, написав работодателю заявление на отпуск. Если работник идет в отпуск по графику, писать заявление на отпуск ему не обязательно.

Стаж для получение ежегодного отпуска

Правило № 3

Несмотря на то, что право на первый ежегодный основной оплачиваемый отпуск возникает у нового сотрудника спустя шесть месяцев непрерывной работы, работодатель не имеет права отказать в просьбе о предоставлении досрочного отпуска (авансом), до истечения полугода, ряду сотрудников:

• женщинам перед отпуском по беременности и родам и после него (ст. 122 ТК РФ);
• сотрудникам моложе 18 лет (ст. 122, 267 ТК РФ);
• сотрудникам, которые усыновили детей в возрасте до трех месяцев (ст. 122 ТК РФ);
• мужьям, если их жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
• иным сотрудникам, согласно иным нормативным документам. Например, женам военнослужащих согласно п. 11 ст. Закона от № 76-ФЗ.

Если сотрудник оформлен совместителем, то ему вообще не обязательно ждать шесть месяцев: отпуск работодатель обязан предоставить и в более ранние сроки (авансом).

Правило № 4

Видео в Контур.Школе Вы узнаете, как правильно предоставить и оплатить отпуск работнику Посмотреть

Работодатель обязан правильно исчислять стаж, который дает право сотруднику на ежегодный основной отпуск.

Перечень периодов, которые следует включить в расчет стажа, приведен в части 1 статьи 121 ТК РФ. Например, в стаж следует включить время, когда сотрудник фактически не работал, но согласно законодательству за ним сохранялось место работы. А в части 2 статьи 121 ТК РФ поименован перечень периодов, которые следует исключить при расчете стажа. Например, время, когда сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком до трех лет, должно быть исключено из расчета.

Правило № 5

В общем случае ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется в календарных днях. Ряду сотрудников отпуск должен быть предоставлен в рабочих днях: сотрудникам, с которыми заключен срочный трудовой договор на срок не более двух месяцев, а также сезонным работникам.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск в рабочих днях предоставляется и другим категориям сотрудников, например, судьям. Согласно статьям 120 и 139 ТК РФ, отпуск таких сотрудников работодатель должен пересчитать в календарные дни.

Расчет отпускных

Для расчета отпускных существуют специальные формулы. В них учитываются фактически отработанные дни, размер среднего дневного заработка и количество отпускных календарных дней. Кроме того, бухгалтерия берет в расчет и те дни, когда сотрудник отсутствовал по уважительной причине (больничные, заранее оговоренные отгулы и т.д.)

Особые обстоятельства: перенесение, продление, разделение отпуска

Как гласит закон, иногда очередной плановый отпуск может быть перенесен на другое время в течение текущего календарного года или продлен.

Это возможно в том случае, например, если сотрудник компании временно утратил работоспособность или вынужден по независящим от него причинам выполнять свои служебные обязанности в период отпуска. Иногда допустимы исключительные ситуации, когда отпуск переносится на следующий календарный год, к примеру, если отсутствие сотрудника в данный отпускной период может негативно сказаться на внутренних производственных процессах предприятия, но подобный перенос возможен только при добровольном согласии человека.

Важно: если сложилось так, что отпуск перенесен на следующий календарный год, то непременным условием будет то, что он обязательно должен быть в течение него использован.

Довольно часто на предприятиях практикуется раздел отпуска на части. Данное решение принимается при добровольном согласии со стороны сотрудника и работодателя. Как правило, 28 дней отпуска делятся на двухнедельные периоды, но, по сути дела, закон никак не ограничивает количество частей, на которые можно эти 28 дней делить. Главное условие – чтобы хотя бы одна часть составляла 14 дней.

ШАГ 2. ПРОВЕРЯЕМ, КАКОЙ ОТПУСК ПОЛОЖЕН РАБОТНИКУ

По общему правилу работникам предоставляются ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).

Существуют категории работников, которым положен удлиненный ежегодный оплачиваемый отпуск, а также дополнительные отпуска.

Так, право на дополнительный оплачиваемый отпуск имеют:

• работники, условия труда которых относятся к вредным и опасным, – не менее 7 календарных дней (ст. 117 ТК РФ);
• работники с ненормированным рабочим днем – не менее 3 календарных дней в году (ст. 119 ТК РФ);
• лица, работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях – от 8 до 24 календарных дней (ст. 321 ТК РФ, ст. 14 Закона РФ от № 4520­1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях», в ред. от );
• врачи общей практики и их медицинские сестры за непрерывную работу в этих должностях свыше трех лет – 3 дня (постановление Правительства РФ от . 1998 № 1588 «Об установлении врачам общей практики (семейным врачам) и медицинским сестрам врачей общей практики (семейных врачей) ежегодного дополнительного оплачиваемого 3­дневного отпуска за непрерывную работу в этих должностях»);

Право на ежегодные удлиненные оплачиваемые отпуска имеют:

• работники с присвоенной группой инвалидности – 30 календарных дней (ст. 23 Федерального закона от № 181­ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации», в ред. от );
• работники образовательных учреждений – продолжительностью 56 или 42 календарных дней в зависимости от вида учреждения и должности (постановление Правительства РФ от № 466 «О ежегодных основных удлиненных оплачиваемых отпусках», в ред. от );
• штатные научные работники вузов: доктора наук – 48 рабочих дней, кандидаты наук – 36 рабочих дней (постановление Правительства РФ от № 949 «О ежегодных отпусках научных работников, имеющих ученую степень»);
• работники, занятые на работах с химическим оружием, – 56 или 49 календарных дней (ст. 5 Федерального закона от № 136­ФЗ «О социальной защите граждан, занятых на работах с химическим оружием», в ред. от );
• работники организаций здравоохранения, осуществляющие диагностику и лечение ВИЧ­инфицированных больных – 36 рабочих дней (постановление Правительства РФ от № 391 «О порядке предоставления льгот работникам, подвергающимся риску заражения вирусом иммунодефицита человека при исполнении своих служебных обязанностей»).

Некоторые категории работников имеют право на предоставление отпуска ранее чем через полгода работы:

• работники моложе 18 лет (часть 3 ст. 122, ст. 267 ТК РФ);
• работники, усыновившие ребенка (или детей) в возрасте до трех месяцев (часть 3 ст. 122 ТК РФ);
• женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него (часть 3 ст. 122 ТК РФ).

Какие документы нужны?

Для оформления ежегодного оплачиваемого отпуска необходимо подготовить следующие документы:

1. График отпусков. Это документ, в котором изложено распределение дат выхода в очередной отпуск для каждого работника предприятия. Его наличие является обязательным, а отсутствие считается основанием для установления штрафных санкций. Оформление графика осуществляется в содействии с сотрудниками предприятия. То есть руководитель или представитель отдела кадров должен поинтересоваться, какое время было бы наиболее удобным для работников. При этом вместе с пожеланиями сотрудников, нужно учитывать правила ТК РФ и возможности работодателя. График заполняется на специальном документе (форма Т-7).
2. Заявление в отдельных случаях, когда нет графика.
3. Приказ о предоставлении ежегодного отдыха наряду с графиком является обязательным документов, для удостоверения факта выхода работника на отдых. Оформляется он по форме Т-6 и содержит наименование отпуска, персональные сведения работника, а также период предоставления.
4. Записка-расчет. На ней, кроме сведений об очередном отпуске, указывается информация о выплатах, причитающихся в период отдыха. Существует специальная форма записки Т-60. Заполняется она с двух сторон: лицевая часть служить для включения данных об отпуске (дата начала и окончания, вид и т.д.). На другой стороне указывается сведения об оплате отпуска.
5. Оформление данных о предоставленном периоде в личную карточку Т-2.
6. Проставление отметок в табеле учета рабочего времени Т-12 или Т-13.

Обязательно ли сотруднику писать заявление?

Ежегодный отпуск является гарантированным периодом отдыха, который предоставляется каждому гражданину.

Дата выхода закрепляется в графике, работник должен быть с ней ознакомлен. Этого достаточно для оформления приказа.

Если обратиться к трудовому законодательству, то согласно действующим правилам каждый работник по истечении 6 месяцев отработанного периода имеет право выйти на заслуженный отдых. При этом нигде не написано, что по общим правилам сотрудник обязан уведомить свое начальство о начале отпуска. Это обязанность входит в компетенцию руководителя, который должен за две недели до наступления нового года определить очередность выхода на отдых.

Однако не стоит расслабляться.

В отдельных случаях, когда сотрудник отработал меньше 6 месяцев, когда нет графика или очередной отдых предоставляется в период, отличный от запланированного, выход на отдых возможен только при оформлении заявления.

Например, некоторые категории работников могут запросить очередной отпуск в любое время на основании заявления:

1. Женщины, если выход на отпуск связан с беременностью.
2. Сотрудники, которые приютили детей в возрасте до 3 лет.
3. Все работники в возрасте до 80 лет.

При наличии указанных обстоятельств, работник может оформить заявление о предоставлении отпускного периода, а работодатель должен издать приказ.

Как оформить заявление — скачать образец:

Как составляется приказ?

Приказ обязательно оформляется, без него работник не сможет уйти в отпуск, кадровик не сможет заполнить кадровые документы, а бухгалтер рассчитать отпускные.

Оформляется приказ обычно по типовой форме Т-6, в нем отражается:

1. Информация об организации, в которой работает гражданин. Вместе с фирменным наименованием в шапке документа должен присутствовать код предприятия.
2. Персональные сведения работника. Указывается прописью в дательном падеже. Также указывается табельный номер сотрудника.
3. Информация о занимаемой должности. Указывается отдел, в котором работает гражданин, название занимающей должности. Как и персональные сведения, все данные отображаются без сокращений.
4. Период отдыха. В отдельной графе указывается дата начала отпускного периода, а также дата окончания.
5. Сведения о дополнительном количестве дней. Если гражданин находился в отпуске больше указанных 28 дней, то в специальном разделе B обязательно должно быть указано количество выделенных дополнительных дней.
6. Дата оформления документа. В этом разделе руководитель указывает дату составления приказа, который впоследствии считается периодом начала отдыха.
7. Подпись начальства. Внизу документа руководитель организации расписывается тем самым, заверяя документ.

Как оформляется приказ — скачать образец Т-6:

Подготовка прочих кадровых бланков

На основании приказа вносятся данные в прочие кадровые документы, в частности:

• оформляется восьмой раздел личной карточки Т-2 сведения о предоставленном очередном отпуске;
• вносятся обозначения в табель рабочего времени Т-12 или Т-13.

Как оформить восьмой раздел личной карточки при предоставлении ежегодного отдыха:

Можно ли оформить задним числом?

Практика показывает, что случаи, связанные с оформлением приказов о выходе на отпуск задним числом, являются довольно распространенным явлением в трудовых отношениях. Конечно, работодатель может написать заднее число  и тем самым выдать приказ, который  не соответствует графику Т-7.

Важно! То есть оформление очередного отпуска задним числом по закону не допустимо.

В данном случае, если работник не успел выйти в отпуск, то для него наиболее целесообразным решением будет перенос отпускного периода. Ст. 124 ТК РФ допускает подобный исход событий. Однако такая возможность появляется только в том случае, если сотруднику не были выданы отпускные.

Отзыв сотрудника из отпуска

Бывает так, что в связи с острой производственной необходимостью, руководству компании требуется срочно отозвать сотрудника из отпуска. Сделать это законно вполне возможно, только для этого обязательно потребуется письменное согласие отзываемого.

При этом, неиспользованную часть отпуска придется в будущем предоставить данному человеку в любое удобное лично для него время или же, при соглашении сторон, присоединить к отпуску следующего года.

Как правильно брать ежегодный оплачиваемый отдых по Трудовому кодексу РФ?

Чтобы оформление отпуска не превратилось в изнурительную бумажную волокиту, работник должен основательно подойти к процедуре сбора документов. Но прежде чем собирать бумаги, работнику необходимо детально ознакомиться с правилами ТК РФ об особенностях предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска.

Обратите внимание! Продолжительность оплачиваемого периода отпуска по действующему ТК составляет 28 дней. Существуют условия, при которых отпуск может длиться дольше 28 дней.

ТК РФ выделяет оформление нескольких видов оплачиваемого ежегодного отпуска:

1. Дополнительное количество дней для граждан, которые трудятся на предприятиях с вредными для здоровья условиями труда. Учитывая характер выполняемых обязанностей, законодатель установил возможность продления отпуска. Максимальное количество дополнительных дней не может быть меньше одной недели.
2. Дополнительный период за особый характер работы. Список профессий, которые относятся к работам особого характера, установлен Правительством РФ.
3. Для работников, которые осуществляют деятельность по ненормированной системе. Условия предоставления дополнительных дней оговаривается в коллективном соглашении. Количество дополнительного промежутка не должно быть меньше трех дней.

Перед тем как написать заявление о предоставлении очередного отпускного периода, работник должен учесть некоторые нюансы из статьи 122 ТК РФ.

Иначе говоря, для получения возможности выйти на оплачиваемый отдых необходимо отработать не менее 6 месяцев на том предприятии, где и оформляется отпуск.

Однако в этой статье установлено, что работодатель по своему усмотрению может дать согласие о выходе на отдых и до 6 месячного стажа.

Обратите внимание на ежегодный отпуск может претендовать и работник, работающий по совместительству, при этом дата ухода должна совпадать с отпускными сроками по основному месту.

Пошаговый порядок ухода

Чтобы взять очередной ежегодный отпуск по всем правилам, работнику нужно действовать пошагово:

1. Определиться, предоставляется отдых по графику или по договоренности с работодателем. В первом случае оформления дополнительных документов от работника не потребуется, во втором — нужно заявление.
2. Если отпуск положен по графику, и дата уход в него четко совпадает с запланированной, то нужно просто дождаться, когда работодатель предоставит приказ о предоставлении отдыха для ознакомления и выплатит отпускные. Это должно быть проделано за 3 дня до начала отпускного времени. Если приказ не оформлен, то необходимо выяснить, с чем связано нарушение ТК РФ.
3. Если графика нет, или работник только устроен на работу в текущем году и в расписание не попал, то оформляется заявление как минимум за 3 дня. Далее нужно дождаться приказа о директора для ознакомления.
4. В день, обозначенный в приказе Т-6, можно не выходить на работу и начать свой очередной отдых.

Важно! Пока не произойдет ознакомление с приказом под роспись уход в отпуск не допустим. Работодатель может обвинить в прогуле, так как официального распоряжения о начале отдыха нет.

Как правильно оформить: порядок действий

На законных основаниях каждый трудоустроенный гражданин должен ежегодно отдыхать без потери заработной платы за каждый отработанный год, который считается не с начала календарного года, а с начала трудовой деятельности сотрудника. Также если работник относится к особой категории, которым предоставляется дополнительный отпуск, он должен воспользоваться и им. При этом в некоторых случаях работники могут соединять эти два вида отпуска. Процедура оформления их схожа.

Для начала в каждой организации ежегодно составляется график отпусков на предстоящий календарный год.

По действующему законодательству (ст. 123 ТК РФ) работодатель окончательно должен утвердить этот документ не позднее, чем за две недели до конца текущего года, иначе его могут ожидать штрафные санкции.

В нем сотрудники должны отметить дни всех возможных отпусков (основного и дополнительного), при этом весь период отдыха может быть разделен на несколько частей, каждая должна быть не меньше 14 дней.

Подготовка документов

Какие документы нужны? Документальное оформление отпуска, согласно действующему законодательству, включает в себя подготовку следующих документов:

• Ежегодно утверждаемый организацией график отпусков всех сотрудников, имеющий форму Т-7.
• Бланк уведомления от работодателя об очередном отпуске в произвольной форме.
• Бланк заявления для сотрудника на предоставление ему очередного общего или дополнительного отдыха, который заполняется в произвольной форме.
• Работодателем подготавливается соответствующий приказ по форме Т-6.
• В бухгалтерии формируют записку-расчет по установленной специальной форме Т-60.
• Отделом кадров вносятся данные об отпуске в личную карточку Т-2 и в табеле учета рабочего времени Т-12 или Т-13.

Об уведомлении работника перед отдыхом

Действующими нормами закона установлено, что о времени начала отпускного периода работник должен быть письменно извещен работодателем не позднее чем за две недели до ухода в отпуск. Если же сотрудник оформляет преждевременный отдых, то тогда уведомление не обязательно. Форма этого документа не установлена. В нем должны быть отражены: даты начала и окончания предстоящего отдыха, подпись уведомителя и сотрудника, который также должен поставить дату получения этого документа.

• Скачать бланк уведомления работника о начале отпуска
• Скачать образец уведомления работника о начале отпуска

Составление заявления

Наряду с утвержденным графиком отпусков основанием для предоставления работодателем очередного отдыха трудящемуся будет служить его заявление. При этом если работник отправляется на заслуженный отдых в соответствии с утвержденными в графике сроками, то писать заявление ему не требуется. В случаях, когда трудящийся по какой-либо причине решил воспользоваться отпуском преждевременно, то тогда ему необходимо в письменной форме заявить об этом работодателю в течение минимум четырех дней до ухода. Форма этого документа не установлена, но он должен содержать такие пункты, как:

1. название организации и ФИО руководителя;
2. личные ФИО и должность;
3. основной текст, включающий название отпуска, его продолжительность и границы;
4. личная подпись и дата.

• Скачать бланк заявления на отпуск
• Скачать образец заявления на отпуск

Издание приказа

Со стороны работодателя также в обязательном порядке на основании графика отпусков или личного заявления сотрудника издается соответствующий приказ, который имеет установленную форму для одного сотрудника Т-6 и для нескольких – Т-6а.

В нем обязательно отражаются наименование и продолжительность предоставляемого отпуска, персональные сведения о сотруднике, дата составления и личные подписи руководителя и начальника отдела кадров.

Предлагаем посмотреть видео о издании приказа на отпуск:

• Скачать бланк приказа на отпуск по форме Т-6
• Скачать образе приказа на отпуск по форме Т-6

Записка-расчет

Данный документ является обязательным к оформлению и имеет установленную форму Т-60, а также служит основанием для осуществления отпускных выплат. Сотрудники бухгалтерии проводят необходимые расчеты по специальным формулам, которые включают в себя:

• фактически отработанные дни и средний дневной заработок за них;
• количество отпускных дней;
• а также дни отгулов и больничных.

Получить рассчитанные отпускные средства сотрудник обязан не позднее, чем за три дня до начала законного отдыха.

• Скачать бланк записки-расчет на отпуск
• Скачать образец записки-расчет на отпуск

Больше информации о правилах оформления записки-расчета вы найдете здесь.

Заполнение кадровых документов и другие необходимые действия

Сотрудники отдела кадров должны за каждого сотрудника, уходящего в ежегодный или дополнительный отпуск, вносить соответствующие данные в кадровые документы – личную карточку сотрудника формы Т-2 в раздел VIII и в табель учета времени (формы Т-12 или -13) при ежегодном отпуске «ОТ» или «09», при дополнительном «ОД» или «10».

Ниже вы увидите образец заполнения личной карточки сотрудника об отпуске:

Ниже вы увидите образец заполнения табеля учета рабочего времени при отпуске:

Продление отпуска

Правило № 6

Работодатель обязан продлить ежегодный отпуск в случаях, поименованных в ч.1 ст. 129 и ч.1 ст. 124 ТК РФ. Например, если сотрудник в отпуске заболел, отпуск должен быть продлен на дни болезни. Но будьте внимательны! Продление отпуска законно только если сотрудник болел сам, а не ухаживал за заболевшими членами семьи!

Правило № 7

Отозвать сотрудника из отпуска можно только с его с согласия.

ШАГ 3: РАССЧИТЫВАЕМ СТАЖ НА ОТПУСК

После того как кадровик определился с продолжительностью основного и дополнительного отпуска, необходимо рассчитать, сколько же дней отпуска заработал работник.

Для этого следует рассчитать стаж, который дает право на получение отпуска. Ведь если работник отпуск еще не заработал, то предоставляя отпуск авансом, работодатель рискует. Не всегда при увольнении работнику начисляется зарплата, достаточная для удержания оплаты дней отпуска, использованных авансом.

Стаж, который дает право на получение ежегодного очередного оплачиваемого отпуска, исчисляется с первого дня работы у работодателя. Рабочий год исчисляется со дня приема работника на работу и заканчивается по истечении рабочего года. Рабочий год не совпадает с календарным, поэтому у каждого работника свой период рабочего года.

Обратите внимание, что не все периоды, когда работник числился в организации, можно включить в стаж, который дает право на предоставление ежегодного очередного оплачиваемого отпуска (ст. 121 ТК РФ).

В стаж работы включаются:

• время работы в организации;
• время, когда работник не работал, но за ним сохранялось место работы (время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, дни временной нетрудоспособности, выходные и другие дни отдыха);
• время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на работе;
• период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр не по своей вине;
• время отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

В стаж для ежегодного отпуска не включаются:

• время отсутствия на работе без уважительных причин;
• время отпусков по уходу за ребенком;
• время отпусков без сохранения заработной платы, превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

• Расчет стажа для ежегодного отпуска, если работник в рабочем году использовал менее 14 календарных дней отпуска без сохранения заработной платы.

Приведем пример расчета стажа на отпуск.

Аринин М.А. принят . Работник подал заявление о предоставлении ему ежегодного отпуска с на 14 календарных дней. При этом работнику с по предоставлялся ежегодный оплачиваемый отпуск в количестве 7 календарных дней, а он использовал 1 день отпуска без сохранения заработной платы. Также Аринин М.А. находился на больничном с по .

● За рабочий год с по Аринину М.А. по общему правилу полагается 28 календарных дней отпуска. Поскольку время ежегодных отпусков и временной нетрудоспособности включается в стаж для предоставления ежегодных отпусков, учитываем в стаж данные периоды.

● Из общего количества дней, полагающихся за рабочий период, нужно вычесть дни уже использованного отпуска. Таким образом, Аринину М.А. за период с по полагается:

28 к.д. ежегодного отпуска – 7 к.д. использованного отпуска = 21 к.д.

У работника накопилось необходимое количество дней отпуска, и отпуск в количестве 14 календарных дней может быть ему предоставлен.

• Расчет стажа для ежегодного отпуска, если работник в рабочем году использовал более 14 календарных дней отпуска без сохранения заработной платы.

Если работник использовал отпуск без сохранения заработной платы периодом более 14 календарных дней, этот период в подсчет стажа также не включается согласно ст. 121 ТК РФ (см. также письма Роструда от № 854­6­1; от № 1519­6­1).

Работница принята . Работнице с по было предоставлено 26 дней отпуска без сохранения заработной платы.

В период стажа, дающего право на предоставление ежегодного отпуска, включается только период отпуска без сохранения заработной платы в количестве 14 календарных дней. Остальные дни в отпускной стаж не входят и «сдвигают» границу рабочего года на 12 календарных дней (26 – 14 = 12) Таким образом, последний день текущего рабочего года придется не на , а на ( + 12 дней).

• Расчет стажа для дополнительного отпуска за «вредную» работу.

Дополнительный отпуск планируется (как и ежегодный) в графике отпусков. Однако в стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными или опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в этих условиях время (часть третья ст. 121 ТК РФ).

Согласно п. 8 и 9 Инструкции о порядке применения Списка производств цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день (утверждена постановлением Госкомтруда СССР, ВЦСПС от № 273/П­20, в ред. от ), полный дополнительный отпуск предоставляется, если работник в рабочем году фактически проработал в производствах, цехах, профессиях и должностях с вредными условиями труда не менее 11 месяцев. Если работник в рабочем году проработал во вредных условиях менее 11 месяцев, то дополнительный отпуск ему предоставляется пропорционально отработанному времени.

Для исчисления стажа работы, дающего право на указанный отпуск, необходимо подсчитать количество дней, которые работник фактически отработал во вредных условиях труда (не менее половины продолжительности рабочего дня). Далее следует определить количество полных месяцев работы во вредных или опасных условиях труда. Для расчета количества полных месяцев работы во вредных условиях труда необходимо суммарное количество дней такой работы в течение года разделить на среднемесячное количество рабочих дней. Если остаток составляет менее половины среднемесячного количества рабочих дней, он исключается из подсчета, если половину и более – округляется до полного месяца (письмо Роструда от № 657­6­0).

Работник принят на должность газорезчика . Работник подал заявление о предоставлении ему ежегодного отпуска с на 14 календарных дней и ежегодного дополнительного отпуска с на 12 календарных дней (согласно коллективного договора). Работнику с по предоставлялся ежегодный оплачиваемый отпуск в количестве 7 календарных дней.

На момент предполагаемого начала дополнительного отпуска работник отработает во вредных условиях с по , что составляет 11 месяцев. Поскольку работник отработал не менее 11 месяцев, работнику предоставляется полный дополнительный отпуск в количестве 12 календарных дней.

Из общего количества дней, полагающихся работнику за данный период, нужно вычесть период уже использованного отпуска.

Таким образом, работнику за период с по полагается:

28 к.д. ежегодного отпуска + 12 к.д. дополнительного отпуска – 7 к.д. использованного отпуска = 33 к.д.

Работник принят на должность машиниста . Он подал заявление о предоставлении ему ежегодного отпуска с на 14 календарных дней и ежегодного дополнительного отпуска с на 8 календарных дней (согласно коллективного договора). Работник свой отпуск еще не использовал.

На момент предполагаемого начала дополнительного отпуска работник отработает во вредных условиях с по , что составляет 8 месяцев. Поскольку работник отработал менее 11 месяцев, необходимо рассчитать количество дней дополнительного отпуска. Для этого нужно определить количество дней, в которые работник фактически отработал во вредных условиях труда не менее половины продолжительности рабочего дня.

Например, работник работал полный рабочий день. Тогда для расчета применим формулу:

124 дня работы во вредных условиях / 29,4 (среднемесячное количество рабочих дней) = 4,22 к.д.

Таким образом, на работнику полагается 4 календарных дня дополнительного отпуска.

У работника накопилось необходимое количество дней основного ежегодного отпуска. Также работодатель предоставляет работнику дополнительный отпуск в количестве 4 календарных дней.