Как создать диспетчерскую службу

Каким образом самостоятельно открыть диспетчерскую службу такси с нуля? Рентабельность этого вида бизнеса, а также отзывы о нем. Для многих начинающих диспетчерский бизнес кажется простым и понятным. А что здесь сложного — собери базу перевозчиков, дай объявлению в газету или интернет и собирай заказы. Не тут то было.

Выбор и закупка техники

Вы уже арендовали помещение для работы. После этого нужно его правильно обустроить. Обязательное оборудование, которое должно находиться там – это компьютер, принтер и сканер. В офисе также необходим стационарный телефон. Сотрудники могут использовать еще и мобильную связь. Само собой, приобретение многоканальной мини-АТС будет оптимальным решением вопроса обеспечения контакта с клиентами и водителями.

Пример оборудования рабочего места диспетчера

Не стоит забывать и о мебели. Достаточно приобрести стандартные офисные наборы по числу планируемых рабочих мест. Очень важно, чтобы на компьютерах была установлена новейшая операционная система. Благодаря этому диспетчер сможет контролировать местонахождение груза и сообщать обо всех изменениях заказчику. Кроме того, подобные программы смогут помочь в оформлении заказов и разработке логистики маршрутов.

Очень часто диспетчеры могут общаться между перевозчиками с помощью рации – это намного удобней и быстрее привычной для нас телефонной связи. Поэтому следует заключить договор с надежным оператором, предлагающим такие услуги.

Не забывайте, до того, как организовать диспетчерскую службу по грузоперевозкам, нужно рассчитать ваши возможности и финансы, которые вы можете вложить в деятельность. В этом поможет создание бизнес-плана. Как правило, оснащение небольшого офиса может обойтись до 250 000 рублей.

Кому требуется?

Аутсорсинговая диспетчерская служба необходима в любой сфере, где требуется оперативный прием, обработка заявок и последующая доставка, перевозки:

• Интернет-магазины. Подтверждение онлайн-заявок, передача заказов в службу доставки.
• Логистика, транспортные компании. Прием заявок на грузоперевозки – по городу, междугородние, международные с помощью автомобильного, ж/д, морского, речного, воздушного транспорта. Хранение, консолидация, отправка и поставка грузов различного назначения – как штучных, так и партий в промышленных объемах.
• Такси. Пассажирские перевозки по городу, прием срочных заявок и предварительного заказа такси на интересующее время, трансфер из или в аэропорт, ж/д вокзал.
• Пассажирские перевозки. Организация поездок по городу, области, в междугороднем и международном направлении (экскурсии, туризм, активный отдых), корпоративные услуги и предложения для бизнеса.
• Доставка еды. Обработка заказов на доставку по городу блюд из ресторанов, пиццерий, кафе. Поставки напитков, продуктов питания.
• Доставка товаров из магазинов. Отправка по городу купленных ранее или заказанных предварительно по телефону либо интернету товаров из магазинов, супермаркетов – строительных, продуктовых, спортивных и пр.
• Цветочные салоны. Приятные подарки с курьерской доставкой – букеты, вкусные презенты, мягкие игрушки.

Рассмотрение деятельности

Чтобы организовать успешное дело, приступать к нему следует с изучения теоретической базы. Здесь также не помешают реальные навыки работы и крупная сумма первоначальных вложений. Известно два метода организации дела. Первый способ – набрать на работу опытных диспетчеров, у которых уже есть свои клиенты и доходы. И более экономный вариант – открывать мероприятие с нуля и самому создавать клиентскую базу. Если у вас уже имеются связи в это области, последний из форматов будет особенно выгоден.

Учитывая, что основную часть в транспортном бизнесе составляют частные лица, работа профессиональных диспетчерских служб здесь будет востребована

Сначала нужно выяснить, насколько велик спрос на услуги такого рода в вашем населенном пункте. Когда вы будете планировать этапы реализации задуманного, нужно обязательно проанализировать и уровень конкуренции. Также стоит помнить, что большинство шоферов – самозанятые люди, а не представители серьезной и крупной компании. Говоря о поиске диспетчеров, заметим, что много подходящих для этого резюме можно найти в интернете на таких ресурсах, как , , . Из всего перечня последний сайт диспетчеров грузоперевозок по России, пожалуй, считается наиболее популярным.

Рекомендуется арендовать приемную в многолюдных местах, например, в торговых центрах. Если ваш населенный пункт находится рядом с границей, можно расширить деятельность за счет перевозок за рубеж. Но такие рейсы обойдутся намного дороже обычных междугородних маршрутов. Безусловно, для полноценной работы бизнесмену нужно получить еще и особые документы.

Самый важный шаг, к которому нужно подойти с особым вниманием – это анализ конкуренции. Предпринимателю необходимо определить, какие фирмы есть в вашем городе и присмотреться к их клиентским базам. Когда будет понятна ситуация с предприятиями, которые занимаются тем же, что и вы, можно создавать бизнес-план и начинать работать.

Формирование базы перевозчиков и клиентов — важнейший этап подобной деятельности

При высокой насыщенности рынка, следует продумать возможность предоставления максимально комфортных услуг для ваших заказчиков. Это может быть, к примеру, круглосуточный график работы. Тогда у вас будет особое преимущество – вы сможете принимать заказы в любое время суток. Само собой, сотрудники предприятия должны быть вежливы и грамотно общаться с клиентами. Поэтому нужно крайне ответственно подойти к такому вопросу, как найти диспетчера для грузоперевозок.

С чего начать открытие диспетчерской службы

Задача диспетчерской службы заключается в том, чтобы одни нашли других в нужном месте, в нужное время и за определенную плату, приемлемую для обеих сторон.

За что диспетчер получает фиксированную сумму или заранее оговоренный процент.

Для начала такой деятельности не требуется снимать офис, нанимать много сотрудников, составлять бизнес-план и искать инвесторов.

Более того, для старта нужны минимальные затраты.

Достаточно иметь телефон, доступ к интернету и желание заработать. На данный момент есть множество сайтов, где производители выставляют запросы на транспортные услуги, а перевозчики оставляют заявки на погрузку своего транспорта.

Заявки обеих сторон выглядят максимально просто: из пункта «А» в пункт «Б» есть груз в … тонн (или транспорт грузоподъемностью … тонн), за который готовы оплатить … денег.

Доступ к таким ресурсам обойдется очень скромно (окупается на первых 2-4 заказах).

Начинать такой бизнес можно самому и по мере роста количества заказов нанимать менеджеров (диспетчеров/логистов).

Наем сотрудников в этой сфере производится удаленно, так же как и их последующая работа на Вас.

Соответственно, идет существенная экономия на офисных помещениях, обустройстве рабочих мест и т.д.

Регистрация частным предпринимателем в начале деятельности не обязательна.

Вы можете попробовать свои силы как физическое лицо (на первых сделках) и уже потом принимать решение о регистрации в госструктурах.

Это прекрасный вариант начала собственного дела, с минимальным риском. Но, как в любом другом бизнесе, главное не лениться и тогда все получится.

Инвестиции — сколько стоит открыть диспетчерскую

Диспетчерская служба относится такому виду бизнеса, где не столько важен размер материальных расходов. Большее значение приобретает верная организация бизнеса и наличие соответствующих связей. Для начала работы достаточно арендовать небольшой офис, площадью от 20 кв. м. Особых требований к помещению нет. Главное — наличие линии для подключения высокоскоростного и надежного интернет-соединения.

Основные стартовые расходы обычно включают:

• Депозит по аренде помещения (20 кв. м.) — 30 тыс. руб.;
• Приобретение мебели — 80 тыс. руб.;
• Приобретение офисной техники (компьютеры, факс, телефон) — 100 тыс. руб.;
• Реклама — 50 тыс. руб.;
• Страхование — 30 тыс. руб.;
• Регистрация бизнеса и прочие организационные расходы — 50 тыс. руб.

Итого — 340 тыс. рублей

Подбираем персонал

Одним из ключевых факторов в развитии бизнеса в сфере услуг являются работники. От того, как они общаются с клиентами, зависит репутация фирмы. Диспетчеры, принимающие вызовы должны быть вежливыми, грамотными, иметь четкую дикцию, уметь спокойно разрешать конфликтные ситуации. Водителям также полезно сдержанно общаться с пассажирами, стать приветливыми, проявлять доброжелательность и очень хорошо ориентироваться на маршруте.

Начинать работу диспетчерской можно с нескольких человек на телефоне и водителей с собственным авто. Но по мере развития и роста клиентской базы нужно иметь целый штат сотрудников:

• диспетчеры (их количество зависит от возможности ответить на все звонки) – работают в три смены, чтобы обеспечить круглосуточный прием заявок;
• водители;
• бухгалтер – может быть приходящим или функция выносится на аутсорсинг;
• системный администратор.

Очень важно правильно продумать размер заработной платы. Диспетчерам и другим сотрудникам можно установить фиксированную ставку и заключить договоры с водителями, согласно которому вы забираете определенную комиссию от их выручки. Обычно она составляет 7-18%, но лучше в каждом конкретном случае договориться так, чтобы не допускать текучки кадров и при этом получать прибыль от организации предприятия.

Какие услуги входят?

В услуги диспетчерской службы на аутсорсинге входят:

• Обработка входящих вызовов. Прием звонков, уточнение деталей по заявкам и их обработка (внесение в CRM-систему заказчика), передача данных в отдел доставки или переадресация на соответствующего менеджера.
• Консультирование по работе компании. Информирование по возможности отправки товаров или грузов, перевозок, корпоративные предложения.
• Работа с оповещениями. Отправка СМС, e-mail уведомлений или организация автодозвона в случае, когда это необходимо клиенту (например, по заказу такси подъехал такой-то автомобиль или ваш груз в настоящее время находится в таком-то городе, готовится к дальнейшей отправке по месту назначения).

Аутсорсинговая диспетчерская служба может быть основной или резервной. Во втором случае операторы колл-центра подключаются к работе при превышении допустимой нагрузки по звонкам, в нерабочее время или выходные.

Клиентура и примерная схема работы

Чтобы создать клиентскую базу, вам следует предложить свои услуги крупным магазинам или трейдерским компаниям. Прежде чем обращаться в любую фирму, необходимо изготовить личные визитные карты с номерами телефонов предприятия. Закрепить интерес людей можно, предлагая им выгодные предложения, например, процент от сделки.

Также хорошим вариантом маркетинга станет подача информации о роде занятий вашего предприятия на различные онлайн-ресурсы, в газету или на радио. Не забудьте уточнить, что вы можете обеспечить транспортировку любых грузов.

Каждый день нужно звонить предприятиям, и уточнять, нет ли у них заказов. Когда для вас есть работа, узнайте адрес доставки, приблизительный вес груза и стоимость, которую предлагает заказчик. После этого следует найти свободного водителя, предложить ему взять груз по стоимости заказчика. Выбрав водителя, вам нужно с ним встретиться и вместе поехать к заказчику. После выполнения условий грузовладельца вы получаете деньги. Так, следует отдать один процент общей суммы заказчику, 9–10% оставить себе, а остаток достанется водителю.

Опытный персонал и водители всегда смогут найти попутный груз для перевозки, чтобы увеличить обороты компании

Бывают такие ситуации, когда деньги вы можете получить только после транспортировки груза к пункту назначения. Тогда водитель уже самостоятельно должен привезти вам заслуженную прибыль. Не нужно волноваться, что перевозчик не доставит деньги. Здесь полностью исключено мошенничество со стороны исполнителя, поскольку водитель понимает важность доверительного сотрудничества. Кроме того, репутация превозчика может быть окончательно испорчена всего одним подобным инцидентом. Также иногда для водителя есть такая возможность, как найти попутный груз для перевозки. Это даст вам дополнительные заработки.

Прелести и подводные камни диспетчерского бизнеса

Начнём с приятного. Какие позитивные моменты можно выделить при организации диспетчерских услуг

• чрезвычайно малый размер первоначального стартового капитала
• не обязательно наличие отдельного офисного помещения. Во многих случаях вполне достаточно начинать работать дома, по крайней мере, в начальный период. Обязательным условием является наличие устойчивой телефонной связи и интернета
• вполне возможно обойтись без наёмных работников, особенно в период становления и развития бизнеса. В последующем наёмных работников можно активно мотивировать прогрессивной заработной платой, которая будет напрямую зависеть от эффективности их работы по поиску информации и привлечению клиентуры
• достаточно простой учёт обработанной информации и контроль за наёмным персоналом
• принципиальная невозможность монополизации сектора диспетчерских услуг и препятствованию их работы контролирующими и иными административными органами
• свободный график работы

Помимо позитивных моментов необходимо отметить и наличие принципиальных сложностей в сфере оказания диспетчерских услуг.

Нужно сказать, что диспетчерский бизнес несёт ряд сложных и труднопреодолимых моментов.

• для организации грузоперевозок на коротких расстояниях необходимо доскональное знание не только города и ближнего пригорода, но и особенностей внутридворовых проездов и ограничений по массо-габаритным показателям. То есть, по маршруту, где без проблем проедет легковой автомобиль, проезд грузовика может быть невозможен в принципе
• для эффективной работы необходимо в достаточной мере разбираться в технических характеристиках грузовой и специальной техники, особенностях её эксплуатации и применения
• достаточно высокие затраты на проведение агрессивной рекламной компании, без которой практически невозможно наработки обширной и устойчивой клиентской базы в короткие сроки
• непросто в сжатые сроки безошибочно обсчитать стоимость заказа и оперативно предоставить под него конкретный вид транспорта или спецтехники

Сколько можно заработать?

Как правило, диспетчеры зарабатывают 10% от стоимости услуги по перевозке груза. Наиболее выгодно набирать базу междугородних и международных перевозчиков и заказчиков по двум причинам:

1) С одного такого рейса диспетчер получает значительную прибыль — от 5 000 рублей и более. Обработали 10 заявок — заработали 50 тыс. рублей.

2) большие заработки с одного заказа позволяют диспетчерской брать минимальное количество заявок и подходить к каждой из них с максимальной долей ответственности. Отсюда повышается качество работы, и снижаются риски.

Обустройство помещения

Одно из преимуществ в организации диспетчерской службы – можно остановить свой выбор на недорогом здании где-либо на окрестностях города. Важными параметрами являются следующие:

• наличие небольшой парковки рядом для ожидающих вызова машин;
• устойчивая телефонная связь;
• возможность подключить высокоскоростной интернет;
• проведенные коммуникации для поддержания техники в рабочем состоянии, желательно иметь собственный генератор.

То есть, место вы выбираете такое, чтобы не было перебоев при общении с клиентами и водителями. А вот размеры здания особого значения не имеют. Для размещения нескольких диспетчеров достаточно 15-20 кв. м. Но желательно каждого сотрудника, работающего на телефоне, отделить перегородкой и обеспечить свободное пространство.

Также помещение зонируют для обустройства самой диспетчерской, комнаты для отдыха, санузла и кабинета для административного персонала.

Покупка оборудования и программного обеспечения

Для обустройства офиса достаточно простой и удобной мебели. Самой же важной частью организации диспетчерской службы является установка оргтехники и специальных программ. Нужно такое техническое оснащение:

1. Классическая многоканальная IP-телефония для принятия заказов.
2. Проведение телефонной связи и интернета – выбирайте ответственных и надежных провайдеров, готовых обеспечить офис бесперебойной работой сети.
3. Специальное ПО для диспетчеров и водителей, которое помогает вести учет всех принятых звонков и выполнение заказов – существуют разные модели и варианты, вы должны подобрать самый оптимальный под свои потребности.
4. Установите видеонаблюдение, так как от работы диспетчеров и водителей сильно зависит желание клиентов обратиться в данную службу повторно или порекомендовать ее кому-либо еще, поэтому тщательно контролируйте подчиненных.
5. На каждую машину можно установить современную систему навигации.
6. Компьютеры и ноутбуки.

Специальные программы, разработанные для подобных служб такси, сегодня могут значительно облегчить дело и помочь проконтролировать деятельность сотрудников. Так, подобное ПО способно:

• зафиксировать номер телефона клиента и внести его в общую базу;
• просчитать весь маршрут и его стоимость, длительность поездки;
• обеспечить обратную связь с водителями;
• оповестить клиента с помощью СМС про время ожидания транспорта и цену за услуги;
• просчитать, сколько заработал каждый водитель и диспетчер и т. д.

При этом нужно использовать только лицензионное программное обеспечение и для его установки обратиться за услугами к специалисту. Лучше подписать договор на постоянную техническую поддержку системы, чтобы избежать различных рисков.

Требования к машинам

К автомобилям в данном виде бизнеса предъявляются серьезные требования. Ведь они являются лицом компании и от впечатления, которое машина произведет на клиента, во многом зависит, захочет ли он еще воспользоваться вашими услугами. Также крайне важна и безопасность на дороге для водителя и его пассажира.

Поэтому проследите за такими моментами:

1. На транспортном средстве устанавливаются специальные опознавательные знаки.
2. На приборной панели крепят таксометр.
3. На кузове приклеивают магнитную ленту.
4. Машина должна регулярно (раз в полгода) проходить осмотр на станции техобслуживания.
5. Быть в отличном рабочем состоянии.
6. Салон вымывают раз в неделю, а внешние части – каждый день.

Хорошим рекламным ходом станет размещение на самом транспортном средстве краткой информации о службе такси. Для этого наносят логотип, телефон компании и короткий лозунг. Так, ваша фирма станет более узнаваема и быстрее завоюет рынок.

Рекламная кампания

Сегодня рынок такси достаточно насыщен и практически в каждом городе существует огромная конкуренция среди подобных служб. Чтобы выделиться среди них нужно предлагать уникальные и востребованные услуги, а также заняться целенаправленной массовой рекламой. Для этого задействуют все доступные средства:

1. Зарегистрируйтесь в различных приложениях, которыми сегодня пользуются клиенты для поиска и вызова такси.
2. Разместите рекламу на всех городских площадках – баннеры, остановки, транспорт (собственный и общественный), щиты, билборды.
3. Нужно создать сайт, на котором указаны номера, основные преимущества перед конкурентами, можно просчитать стоимость за маршрут, оставить отзыв.
4. Распечатайте визитки, листовки и другую полиграфическую продукцию, раздавайте ее в местах большого скопления людей, а также часть отдавайте пассажирам, чтобы они имели под рукой номер службы или могли поделиться информацией со знакомыми.
5. Оплачивайте объявления, размещаемые в местных СМИ (газетах, журналах).

Для привлечения постоянных клиентов сегодня придумывают множество интересных акций –  «Расскажи другу», «N-нная поездка бесплатна», считают накопленные километры и пр. Но это не сработает, если диспетчеры или водители станут грубить пассажирам, машина не приедет вовремя, дозвониться будет сложно, а стоимость услуг окажется выше средних по региону. Так что уделяйте внимание высококачественному сервису на каждом этапе работы.

Здесь можно скачать бесплатно бизнес-план диспетчерской службы такси в качестве образца.

Как оформляться

Регистрация данного вида деятельности имеет свои нюансы. Для многих видов бизнеса вполне подходит оформление в качестве ИП, но для диспетчерской компании лучше будет ООО. Дело в том, что существуют в этом деле большие риски, связанные с судебными разбирательствами, а индивидуальный предприниматель как физическое лицо несет ответственность и своим имуществом. У ООО можно отсудить только то, что принадлежит компании.

К тому же такая форма деятельности, как общество с ограниченной ответственностью, позволяет работать с самыми крупными компаниями. Зарегистрировать юридическое лицо стоит немного подороже, нежели ИП. Это обойдется по меньшей мере в пятнадцать тысяч рублей. В налоговую службу придется принести необходимые документы. Рисковать в случае регистрации как ООО диспетчерская служба будет лишь своим уставным капиталом.

Наем сотрудников

Вам нужно определить график работы предприятия. Обычно такие компании открыты с 8 до 18 часов. Помните, когда ваша фирма работает круглосуточно – это является большим плюсом, так как клиенты могут обращаться к вам в любое время. Персонал в таком случае должен работать посуточно в несколько смен. Значит, понадобится нанять на работу минимум шесть человек и выплачивать им по 18 000 рублей ежемесячно. Различные сайты смогут вам помочь в таком вопросе, как найти диспетчера по грузоперевозкам.

Сайт диспетчеров грузоперевозок по России поможет вам подобрать опытных логистов для работы в вашем офисе

Также вам нужно зачислить в штат опытного юриста. Но не каждый предприниматель, тем более начинающий, может себе позволить нанять такого ценного человека, поскольку платить за его труды придется немало. Для экономии средств уместно прибегнуть к услугам этого специалиста лишь перед открытием деятельности, чтобы проконсультироваться в сложных вопросах. Обычно подобные рекомендации обходятся порядка 15 000 рублей.

Концепция предприятия

Чтобы выйти на рынок конкурентоспособным, следует изначально его изучить. Для этого узнайте, какие службы уже существуют в городе, что они предлагают, сколько вызовов принимают в день, размеры среднего чека и пр. С этой целью можно стать клиентом и лично пообщаться с водителями разных компаний.

Также изучите и другую сторону – мнение людей о существующих предложениях, предоставляемых услугах, ценах. Например, на форумах и в социальных сетях часто обсуждаются такие темы. Вы сможете узнать пожелания и претензии потенциальных клиентов и сформировать собственную концепцию, благодаря которой уже на старте станете опережать конкурентов.

Чтобы сразу выделиться из списка служб такси нужно продумать уникальное предложение. И здесь необязательно занижать стоимость услуг, так как данная стратегия себя вряд ли оправдает. Лучше предлагать что-то в дополнение к обычной перевозке с места на место, например:

1. Доставку продуктов или других товаров из магазинов.
2. Начисление так называемых бесплатных километров постоянным пользователям.
3. Выгодные цены на обслуживание крупных мероприятий (свадеб, корпоративов).
4. VIP-перевозки.
5. Предоставление машины с водителем на целый день по оговоренному тарифу.
6. Обратные звонки и уведомления о заказе с помощью СМС.
7. Услуги по перевозке детей, пенсионеров и т. д.

Открыть диспетчерскую такси можно в трех вариантах:

• закупить автомобили и нанимать водителей;
• предлагать работу владельцам машин с фиксированной ставкой;
• аналогичная схема действий, но с составленным договором по сдельной оплате в зависимости от выполненных заказов.

Если остановить свой выбор на втором или третьем варианте, тогда перед начинающим предпринимателем открывается ряд преимуществ:

1. Для создания собственного дела с нуля не потребуется крупных капиталовложений.
2. За счет предоставления разнообразных услуг можно существенно расширить сферу деятельности.
3. Необязательно арендовать большое помещение для диспетчерской.

Если же не закупать собственный автопарк, то вложенные средства окажутся минимальными, а все заботы по содержанию и техобслуживанию машин ложатся на плечи их владельцев. Правда, некоторые минусы при организации данного проекта также существуют:

• сегодня эта сфера отличается высокой конкуренцией;
• особое внимание придется уделить рекламной кампании.

Чтобы ваша диспетчерская служба такси как бизнес в короткие сроки начала приносить прибыль, следует предоставлять клиентам хороший сервис, своевременную доставку машин, адекватные цены, чистые салоны, вежливый персонал, удобство обращения с помощью любых современных средств связи.