Как вести кадровое делопроизводство

Ведение кадрового делопроизводства для чайников в 2019 году . Каким образом можно разобраться с нюансами кадрового делопроизводства в 2019 году. Законодательная база, по которой строятся отношения в трудовом коллективе.

Ошибки при ведении кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство важнейшая составляющая организации, доверив эту работу человеку неопытному, может стать чревато рядом допущенных ошибок, которые, в свою очередь, могут привести к административной и материальной ответственности предприятия перед проверяющими органами.

Подробнее о допускаемых ошибках

1. Ошибки при издании приказов. Не соблюдаются требования распоряжения. Особенно касается это приказов о приёме, перемещении или увольнения работника. Неверно указываются условия приёма на работу, характер работы, забывают указать информацию об испытательном сроке, с которым принимается кандидат.

Допускаются ошибки в сведениях при составлении приказа. Например, ошибки в ФИО сотрудника, в названии структурного подразделения, в наименовании должности, на которую принимается или с которой увольняется сотрудник.

«Важно! Приказ, изданный, неуполномоченным лицом, оформленный в несоответствии с требованиями законодательства или составлен на основе документов с нарушением нормативных правовых актов, не имеет юридической силы и является недействительным».

2. Ошибки при заключении трудовых соглашений. Основной типовой ошибкой в этом случаи, является заключения договора на основе ненадлежаще оформленных документов или отсутствие одного из них, который включён в перечень обязательных к предъявлению.

Ещё одна ошибка, заключения трудового договора с гражданином не достигшего или превысившего определённого возраст. К распространённым ошибкам относится и оформление гражданина, поступающего на работу, без надлежащего учёта состояния здоровья.

Не допускаются зачёркивания, неверно внесённых данных во вкладыше трудовой. Недопустимо внесение записи о работе в разделе «сведения о наградах», оформление вкладыша ненадлежащим образом и так далее.

Организация учета кадров: как вести, с чего начать?

Устроившись на новое место кадровиком для начала нужно провести ревизию обязательной документации. Если окажется (а так бывает), что некоторые важные бумаги из перечня отсутствуют, то их необходимо восстановить. За один день провести такую работу, конечно, не удастся.

Поэтому следует выделить наиважнейшие позиции и начать с них. Проверить на наличие и грамотность в оформлении (а если нужно исправить или составить новый документ): штатное расписание, график отпусков, трудовые договоры, приказы, записи в трудовых.

Завести журналы учета трудовых договоров, приказов по персоналу. Создать книгу регистрации трудовых книжек. Разобраться в личных карточках (Т-2). Провести работу с локальными нормативными актами.
Главное, вовремя оформлять все текущие документы. Работать, опираясь на Трудовой кодекс и правила делопроизводства. И не уничтожать бумаги по личному составу. Время их хранения утверждено Росархивом («Перечень…» от ).

Все документы учета нужны для прозрачности трудовых отношений. Кадровая система устанавливает нормы и принципы, которые обеспечивают стабильностью работников организации, а администрации создают удобные условия для управления персоналом.

Кадровый учет: какие документы необходимы?

В норме на каждом предприятии необходимо наличие таких видов документов, касающихся личного состава:

• распорядительные (приказы личные и производственные);
• подтверждающие трудовую деятельность;
• информационно-расчетные;
• внутренняя переписка;
• журналы контроля и регистрации.

Некоторые кадровые документы в обязательном порядке должны быть на предприятии. К ним относятся:
ПВТР (правила внутреннего трудового распорядка);

• Документы кадрового учета концепция о защите данных;
• расписание штатное;
• книга (журнал) регистрации трудовых книжек и вкладышей плюс сами трудовые книжки;
• график отпусков;
• трудовые контракты, соглашения, договоры;
• должностные инструкции (не регламентируются, но являются неотъемлемой частью трудовых отношений и обязательно составляются, если обязанности не прописаны в трудовом контракте);
• приказы (прием, увольнение, перевод, о предоставлении отпуска и т. п.);
• заявления на отпуск без содержания;
• личные карточки;
• инструкции по охране труда;
• журнал инструктажа;
• договоры материальной ответственности;
• табель учета РВ (рабочего времени).

Все документы хранятся определенное количество лет. Регламентируются:

• статьей или разделом Трудового кодекса;
• постановлением Госкомстата;
• Федеральным Законом и другими положениями.

Если чего-то (инструкции, приказа и т. д.) нет в наличии, то нужно будет данный факт исправить. Вообще, один из принципов работы кадровика — своевременность. Она очень облегчает трудовые будни и даже придает юридическую силу некоторым актам. Это на самом деле очень важно — не запускать текущие дела. Иначе они имеют обыкновение нарастать, как снежный ком.

шаг Подготовьте документы для ведения кадровой работы

Оформление кадровых процедур начинается с оформления работников на работу.

Какие обязательные документы должны быть под рукой у кадровика на этапе оформления работников на работу?

Типовой комплект (без учета особенностей):

1. Комплект локальных нормативных актов для ознакомления с ними работников.
2. Проект трудового договора с включенными в него или в должностную инструкцию должностными обязанностями.
3. Бланк приказа о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ). Приказ может быть по унифицированной форме — форма Т-1 (форма Т-1а) или по утвержденной работодателем форме.
4. Бланки личной карточки по форме Т-2 (для государственных или муниципальных служащих форма Т-2 ГС(МС)). Обратите внимание: личную карточку Т-2 (Т-2ГС(МС)) ведут в письменном виде, на картоне.

С записями о работнике, о приеме на работу, постоянных переводах, увольнениях работника необходимо знакомить под роспись в соответствующих разделах личной карточки (п. 12 Постановления № 225).

Что учесть по трудовым книжкам на данном этапе? Напишите в бухгалтерию заявку с просьбой выдать бланк трудовой книжки, если у работника ее нет, или внесите сведения об имеющейся у него трудовой книжке в книгу учета движения трудовых книжек.

Организуйте учет рабочего времени: работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного работником (ст. 91 ТК РФ). Для этих целей можно использовать унифицированные формы табеля учета рабочего времени Т-12 или Т-13, или утвердить свою форму.

Как оформить изменения в трудовой договор?

Подготовьте документы:

1. Соглашение об изменении условий трудового договора/дополнительное соглашение к трудовому договору (если изменение условий трудового договора происходит по соглашению сторон в соответствии со ст. 72 ТК РФ).
2. Приказ об изменении организационных или технологических условий труда, письменные уведомления об изменениях и причинах, послуживших основаниями для изменения условий трудового договора, письменные предложения другой вакантной работы, соответствующей квалификации работника, а также вакантной нижестоящей должности или нижеоплачиваемой работы (если изменение условий трудового договора происходит по инициативе работодателя в соответствии со ст. 74 ТК РФ).

Перечень документов для оформления перевода зависит от вида перевода:

• при временном переводе заключается дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе, готовится приказ о переводе (как правило, по форме Т-5 или Т-5а);
• при постоянном переводе — дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе и приказ о переводе. Также вносится запись в трудовую книжку и в личную карточку Т-2 (Т-2ГС(МС)).

Перечень документов для оформления отпусков:

• график отпусков (утверждайте не позднее чем за две недели до начала календарного года). Читайте статью «17 советов про график отпусков»;
• письменные извещения работников о времени начала отпуска в соответствии с ч. 3 ст. 123 ТК РФ (посмотрите письмо Роструда от № 1693-6-1);
• приказ на отпуск (форма Т-6, форма Т-6а).

Этот перечень может меняться в зависимости от категорий работников или обстоятельств. Например, если работник просит отпуск не по графику отпусков, а в удобное для него время на основании его письменного заявления (например, такой отпуск предоставляется несовершеннолетним, Почетным донорам России и т.д.). В этом случае не будет извещения на отпуск. Работник напишет заявление, и работодатель оформит приказ.

Трудовое законодательство устанавливает требования по наличию и оформлению кадровых документов в случаях, если работодатель:

• привлекает работников к работе за пределами установленной продолжительности рабочего времени;
• привлекает к работе в выходные и нерабочие праздничные дни;
• направляет работников в командировки;
• предоставляет гарантии и компенсации. Этот блок вопросов следует изучить отдельно. Рекомендуем ознакомиться с программой профпереподготовки «Управление персоналом и кадровое делопроизводство» в Контур.Школе.

Как оформить увольнение работников

В этом случае нужны документы-основания, вид которых зависит от основания увольнения. Например, для увольнения работника по его инициативе необходимо его письменное заявление, для увольнения по соглашению сторон — соглашение о расторжении трудового договора и т.д.

В обязательном порядке готовьте приказ на увольнение, с которым ознакомьте работника под роспись. Если работник отсутствует или отказывается ознакомиться с приказом, проставьте на приказе соответствующую отметку.

На основании приказа вносите запись в трудовую книжку и в личную карточку работника. После работник проставляет свою подпись в трудовой книжке, личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек при выдаче трудовой книжки на руки работнику.

Мы рассмотрели обязательные шаги для организации кадрового делопроизводства с нуля.

Обязанности кадрового делопроизводителя по документообороту

Документы кадрового делопроизводства, ведение которых входят в обязанности делопроизводителя:

Ведение документооборота, продиктованного Трудовым Кодексом РФ:

• формирование личных дел сотрудников предприятия;
• оформление справок, больничных листок и заявлений;
• подготовка кадровых приказов;
• разработка табеля и учёт рабочего времени;
• сдача периодической отчётности по единому социальному налогу;
• начисление и расчёт заработной платы и другое.

Читайте также: Прием на работу иностранных граждан

Грамотное составление трудовых договоров, должностных инструкций и правил внутреннего распорядка.

Ведение документов связанных с приёмом новых сотрудников:

• рассмотрение анкет и резюме кандидатов;
• мониторинг рынка по заработной плате;
• работа со списком вакансий предприятия;
• оформление положений о приёме, увольнения сотрудников.

Учёт документов по аттестации и оценки персонала:

• оформление оценочных бланков и положений;
• составление аттестационной характеристики сотрудников.

Согласно современному законодательству кадровик обязан заботиться о нераспространении персональных данных работников, не сообщать информацию о них третьим лицам.

Понятия и определения

Прежде чем разбираться в наладке этого процесса, следует дать определения основным понятиям. Итак, кадровый учет – это процесс организации учета сотрудников, который связан с официальным оформлением приема на работу, перемещения с одной должности на другую и высвобождения персонала, а также учет трудовых отношений предприятия и его персонала.

Кадровое делопроизводство – это деятельность, которая обеспечивает ведение документации и организацию работы с кадровыми документами.

Таким образом, становится понятно, что кадровое делопроизводство и кадровый учет – это два взаимосвязанных явления, которые направлены на реализацию кадровой политики предприятия.

Необходимые кадровые документы для ООО

Чтобы не попасть под ответственность перед законом, нужно обязательно знать какие же документы должна иметь организация.

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Это быстро и бесплатно!

Содержание:

• Группы кадровых документов
• Виды
• Унифицированные формы по учету кадров
• Пошаговая инструкция по созданию кадрового учёта в ООО с нуля
• Штрафы за неведение кадрового учёта

Что должно быть:

• Протоколы о том, что Общество было создано.
• Решение самих учредителей о том, что ООО было создано.
• Заключения от органов по контролю.
• Деловую бумагу, которая фиксирует государственную регистрацию созданной фирмы.
• Документы, которые устанавливают право и подтверждают наличие имеющегося имущества у Общества.
• Специальные бумаги, которые связаны с производством ценных бумаг, в том числе и облигаций.
• Положения о созданных филиалах организации.
• Список аффилированных лиц.
• Специальные протоколы о заседаниях и собраниях органов ООО.
• Иные деловые бумаги, которые предусмотрены законодательством.

Группы кадровых документов

Кадровые документы, по целевой принадлежности, делятся на 2 обширные группы:

1. Деловые бумаги, которые закреплены с воплощением способов по управлению предприятием труда и персоналу (к примеру, пункты о структурных подразделениях и правила о трудовом распорядке в предприятии, а также другие).
2. Деловые бумаги, которые связаны с учётом личного количества рабочих (относятся к ним: приказы о приёме на должность или переводе на иную и другие).

шаг Определите необходимое количество локальных нормативных актов

Локальные нормативные акты — объемная тема. Чаще всего специалисты спрашивают «волшебную таблетку счастья» в виде исчерпывающего перечня обязательных для них локальных нормативных актов. Но универсального, подходящего перечня для всех работодателей, нет. Есть несколько правил, о которых нужно помнить:

1. Только работодатели, отнесенные к субъектам микропредпринимательства в соответствии со ст. 309.2 ТК РФ, могут частично или полностью отказаться от локальных нормативных актов. При условии, что перенесут те вопросы, которые должны решаться в локальных нормативных актах, в типовую форму трудового договора. Все остальные работодатели обязаны иметь в наличии необходимое количество локальных нормативных актов.
2. Есть перечень локальных нормативных актов, который является обязательным для всех работодателей: правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), локальные нормативные акты, устанавливающие системы оплаты труда (ст. 135 ТК РФ), локальные нормативные акты, устанавливающие порядок обработки персональных данных, права работников, особенности передачи и хранения персональных данных (гл. 14 ТК РФ, Федеральный закон от № 152-ФЗ). Обратите внимание на локальный нормативный акт, устанавливающий системы оплаты труда: как такового его в самостоятельном виде, например, в виде Положения по оплате труда, также может не быть, если системы оплаты труда прописаны в правилах внутреннего трудового распорядка работодателя или коллективном договоре. Также в обязательном порядке надо разработать и утвердить график отпусков — не позднее чем за две недели до начала календарного года, на который он составляется. Если организация создана в начале или середине календарного года, этот год вы дорабатываете без графика отпусков. Могут быть локальные нормативные акты, которые становятся обязательными при наступлении определенных условий, например, положение о командировках, коллективный договор, положение об аттестации работников и т.п. Именно в этом вопросе нужны системные, комплексные знания трудового законодательства в целом. В курсе повышения квалификации «Кадровое делопроизводство» и курсе профессиональной переподготовки «Управление персоналом и кадровое делопроизводство» локальным нормативным актам выделено отдельное занятие.
3. Локальные нормативные акты принимают с учетом мнения представительного органа в порядке ст. 372 ТК РФ. Этот пункт обязателен при наличии представительного органа работников, но на стадии организации кадрового делопроизводства, скорее всего, он просто отсутствует. Если так — пропускайте этот пункт.
4. Со всеми принимаемыми локальными нормативными актами работник должен быть ознакомлен под роспись в соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ. Вновь принимаемые работники должны быть ознакомлены под роспись до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

Автоматизация учета

Как уже стало понятно из изложенной выше информации, кадровый учет – это очень кропотливый процесс, требующий особого внимания от работников, на которых возложена ответственность за ведение этого вопроса. Поэтому на сегодняшний день его можно упростить путем автоматизации.

Существует множество программ, которые упрощают трудовую деятельность кадровикам и уменьшают вероятность допущения каких-либо ошибок. Как правило, на предприятии необходимо устанавливать лицензионные версии такого программного обеспечения. Однако стоит отметить, что покупка такой программы окупит себя в короткие сроки и не даст допустить серьезных ошибок в работе. В целом, такие программы решают такие задачи:

• ведение кадрового учета согласно трудовому законодательству;
• составление и формирование отчетности по вопросу кадров;
• произведение своевременных согласований всех кадровых процессов с расчетным отделом или бухгалтерией.

Одной из самых популярных и востребованных программ на сегодняшний день является 1С с конфигурацией «Управление персоналом».

Разработка обязательной кадровой документации

Существует ряд документов, которыми обязательным образом руководствуются те, кто ведет кадровый учет и делопроизводство. В первую очередь таким документом является штатное расписание. Оно представляет собой документ, в котором отображается состав, численность в штатном расписании и заработная плата работников, а также наименование должностей. В штатном расписании должности работников распределены по подразделениям, что дает возможность делать количественный и качественный анализ всего предприятия.

Следующим шагом является разработка типовой формы кадровых приказов, в которых будут отображены сведения о приеме, переводе на другую должность, направление в отпуск и увольнении работников предприятия.

Следующий обязательный документ - это правила внутреннего трудового распорядка. В них отображаются основные моменты, регламентирующие трудовую деятельность всех сотрудников предприятия. Согласно этому документу, если работник нарушает правила, описанные в документе, он может быть наказан путем привлечением его к дисциплинарной ответственности.

Также еще одним документом кадрового учета является типовой договор о заключении трудовых отношений между предприятием и работником. Трудовые договоры могут быть однотипными или прорабатываться под каждую должность отдельно. Помимо этого, на предприятии должен быть разработан табель учета рабочего времени, в котором будут отображаться фактические часы, за которые работник будет получать заработную плату.

Также следует помнить о графике отпусков на предприятии. Этот документ разрабатывается не позднее, чем за две недели до окончания года. График отпусков отображает календарный план направления людей в обязательные отпуска. При составлении такого плана следует помнить о том, что персонал должен направляться в отпуск таким образом, чтобы одновременное отсутствие определенных работников не повлекло за собой перерыв в трудовом процессе предприятия.

Не следует забывать и о разработке положения об оплате труда. Этот документ отображает процесс начисления заработной платы персоналу организации, а также регламентирует начисление дополнительных выплат, к примеру, надбавок, поощрений или премий. Заключительным этапом является разработка положений о подразделениях предприятия и должностных инструкций специалистов и работников. Помимо этого, рекомендуется разработать положение о персональных данных. После того как были готовы регламентирующие документы, можно приступать к организации делопроизводства.

Унифицированные формы по учету кадров

Основные унифицированные формы по учёту кадров:

1. T-1 «Указ о приеме рабочего на работу».
2. T-2 «Карточка рабочего, его собственные данные».
3. T-3 «Штатное расписание».
4. T-4 «Карточка по учёту научного, научно-педагогического рабочего».
5. T-5 «Указ о переводе рабочего на иную работу».
6. T-6 «Указ о предоставлении отпуска работнику».
7. T-7 «График отпусков».
8. T-8 «Указ о прекращении трудового соглашения с рабочим».
9. T-9 «Указ о направлении работника в командировку».
10. T-10 «Командировочное удостоверение».
11. T-11 «Указ о поощрении работника».
12. T-1а «Указ о приеме рабочих на работу».
13. T-2ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».
14. T-5а «Указ о переводе работников на другую работу».
15. T-9а «Указ о направлении работников в командировку».
16. T-11а «Указ о поощрении рабочих».
17. T-10а «Служебная задача для направления в командировку и отчет о воплощении его в действие».
18. T-6а «Указ о предоставлении отпуска работникам».
19. T-8а «Указ о прекращении трудового соглашения с рабочими».

шаг Сформируйте штатное расписание

Почему штатное расписание является одним из первых документов, который напрямую связан с трудовой функцией кадровика? Штатное расписание — это документ организационно-распорядительного характера, который по своей сути отвечает на вопрос: потребность в каких трудовых функциях испытывает работодатель.

Помните правило: вне штатного расписания, «за штатом» не может быть оформлен ни один работник. Там, «за штатом», только договоры гражданско-правового характера. Все потребности работодателя в трудовых функциях определяет штатное расписание.

Штатное расписание можно утвердить по унифицированной форме — форма Т-3 (утв. постановлением Госкомстата РФ от № 1) или разработать и утвердить свою форму (желательно, приложением к учетной политики организации). В графе «Количество штатных единиц» можно указывать не полную ставку, например, 0,25 или 0,5.

Кто разрабатывает штатное расписание?

Евгения Конюхова, преподаватель программы профпереподготовки по кадрам в Контур.Школе:

«В соответствии с квалификационным справочником должностей разработкой штатного расписания занимается экономист по труду. Но такое счастье (экономист по труду) есть далеко не у всех работодателей. Поэтому ответственный за разработку штатного расписания тот, в чьи должностные обязанности входит разработка проекта штатного расписания. Его утверждают приказом и хранят постоянным. Ограничений по количеству внесения изменений в штатное расписание законодательно не установлены».

шаг Подготовьте проект трудового договора

Трудовой договор — один из главных документов в регулировании трудовых отношений с работниками. Рекомендую тщательно продумать и разработать шаблоны трудовых договоров для оформления на работу разных категорий работников.

По итогам инспекционных проверок ГИТ трудовой договор становится и самым дорогим документом в кадровом делопроизводстве с точки зрения штрафных санкций. Ответственность предусмотрена по ч. 4 ст. КоАП РФ для юридических лиц, например, от 50 000 до 100 000 руб., причем иногда проверяющие перемножают штраф на количество трудовых договоров.

Типовая форма трудового договора разработана и утверждена только для руководителей государственных (муниципальных) учреждений и работодателей, субъектов малого предпринимательства, отнесенных к микропредпринимателям. В остальных случаях работодатели самостоятельно разрабатывают форму трудового договора.

Рекомендация 1. При разработке проекта трудового договора учитывайте требования ст. 57 ТК РФ. Проверьте, включены ли в него обязательные сведения:

• фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя-физического лица), заключивших трудовой договор;
• сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя-физического лица;
• идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей-физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);
• сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
• место и дата заключения трудового договора.

Как правило, эти сведения вносятся в преамбулу к трудовому договору, или часть сведений остается в преамбуле, а часть переносится на последнюю страницу трудового договора.

Пример: «Общество с ограниченной ответственностью «Интерес»», (ИНН 1234567890) именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице заместителя генерального директора Михайлова П.С., действующего на основании Трудового договора от № 18-тд-2009 и Приказа от № 12, с одной стороны, и гражданин Российской Федерации Веселов Николай Сергеевич (паспорт серия 0477,№ 123456 выдан УФМС по ЮАО г. Москвы г.), именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, в соответствии с действующим на территории Российской Федерации трудовым законодательством заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем:...»

Рекомендация 2. Помните про обязательные условия трудового договора, они перечислены в ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Но не все из них всегда обязательные! Некоторые обязательны при наличии определенных условий:

• срок трудового договора и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с Трудовым кодексом или иным федеральным законом (указывайте только при заключении срочного трудового договора);
• гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте (указывайте только если принимаете работника на работу с вредными или опасными условиями труда);
• режим рабочего времени и времени отдыха (вносите в трудовой договор только если режим отличается от общих правил, действующих у работодателя);
• условия, определяющие характер работы (разъездной, подвижной, в пути).

Рекомендация 3. Учитывайте статьи Трудового кодекса, устанавливающие особенности регулирования трудовых отношений с отдельными категориями работников или нормы федеральных законов, регулирующих ваш вид деятельности. При разработке проекта трудового договора не пользуйтесь источниками сомнительного происхождения из интернет-ресурсов.

Посмотрите разные источники и, пропустив их через «призму» статьи 57 ТК РФ, разработайте свою форму.

Если деятельность работников связана с обслуживанием материальных ценностей, рекомендую сразу разработать и подготовить шаблон договора о полной материальной ответственности. Тогда вы сможете подписать его одновременно с трудовым.

Кадровое делопроизводство Профпереподготовка в Контур.Школе, 272 ак.часа. Дистанционно Программа обучения

По материальной ответственности есть отдельный подробный урок в курсе профессиональной подготовки по кадровому делопроизводству в Контур.Школе. В программе урока:

• Материальная ответственность работника: основания, сроки и порядок привлечения.
• Случаи полной материальной ответственности работника.
• Договор о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности.
• Материальная ответственность работодателя за задержку заработной платы, отпускных, иных сумм, причитающихся работнику.

Кадровое делопроизводство для чайников

Существуют документы обязательные (предусмотренные Трудовым кодексом) и рекомендованные. Если в вашем КДП полный ноль — стоит энергично взяться за создание обязательной документации. В самом общем виде она подразделяется на две категории:

1. Локальные нормативные акты.
2. Документы, создаваемые при оформлении трудовых отношений.

К первой категории (для всех организаций) относятся:

• штатное расписание,
• положение об оплате труда,
• правила внутреннего трудового распорядка,
• график отпусков,
• положение о защите персональных данных работников.

Сюда же, но с учетом специфики, можно отнести:

• график сменности,
• положение о нормах выработки и пр. (если такие особенности на вашем предприятии существуют).

Вторая категория — более многочисленная — включает:

• документы по учету кадров (трудовые, гражданско-правовые договоры; приказы по личному составу; личные карточки работника);
• документы по учету рабочего времени и расчетов (табели, расчетно-платежные ведомости);
• личные документы сотрудников (трудовые книжки, документы личного дела).

Как ведётся учёт

Для ведения учета нужно правильно организовать документооборот.

Дебиторская задолженность в балансе отображается на нескольких счетах.

Примеры расчетов коэффициента фондоотдачи и фондоемкости смотрите здесь.

Для этого необходимо сделать следующее:

• разработать внутреннюю нормативную базу;
• подготовить штатное расписание для каждой единицы штата;
• произвести штатную расстановку;
• подготовить трудовые соглашения;
• разработать формы по личному составу;
• оформить карточки Т-2;
• утвердить бланки заявлений для сотрудников;
• подготовить внутренние приказы.

Образец формы Т2

Все кадровые действия должны подтверждаться первичкой. Их перечень закрепляется в нормативных актах.

шаг Проверьте, как оформлен на работу руководитель

Ключевым работником организации является руководитель. В первую очередь проверьте все документы по его оформлению. Должен быть ответ на запрос из реестра дисквалифицированных лиц, который ведут налоговые органы. Это требование ч. 2 ст. КоАП РФ.

Руководитель обладает двойным правовым статусом:

• является единоличным исполнительным органом юридического лица;
• выполняет обязанности работника — трудовую функцию руководителя.

На руководителя должны быть оформлены документы о назначении (избрании) его генеральным директором в соответствии с федеральными законами и учредительными документами и документы в рамках трудового законодательства: трудовой договор, приказ о приеме на работу. Должна быть внесена запись в трудовую книжку.

Начинающие специалисты, да и опытные, порой задают такой вопрос: как внести запись в трудовую книжку о приеме на работу генерального директора? Ответ лежит на поверхности: трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий именно трудовой стаж, и в трудовую книжку вносятся сведения о приеме на работу, а не о процедурах избрания или назначения. Поэтому после заключения трудового договора, издания приказа о приеме на работу внесите запись в трудовую книжку именно о приеме на работу со ссылкой в 4 графе на реквизиты приказа о приеме на работу.

Типичная ошибка в оформлении трудового договора с руководителем: срок трудового договора не соответствует сроку его полномочий как единоличного исполнительного органа в соответствии с учредительными документами. На стадии заключения трудового договора внимательно изучайте учредительные документы, чтобы не допустить подобной ошибки.