Как внести изменения в график отпусков

Внесение изменений в график отпусков допускается при необходимости корректировки указанных в нем сроков ухода сотрудников на отдых. Образец приказа. Внесение изменений в график отпусков может потребоваться как по инициативе работодателя, так и по просьбе работника. О том, как правильно оформить изменения и дополнения к графику, расскажем в этой статье.

Как правильно внести изменения

В действующем приказе не содержатся нормы, которые указывают на необходимость внесения изменений и дополнений к графику отпусков. Модифицирование графика отпусков допускается двумя основными способами:

1. Путем оформления дополнительного соглашения к действующему графику отпусков.
2. Путем внесения изменений в существующий график отпусков.

Первый вариант обычно используется при принятии на работу нового сотрудника в течение календарного года, а второй – при переносе запланированной даты отдыха сотрудника.

Сроки внесения изменений в график отпусков нигде не прописаны. Но очевидно, что соответствующие правки должны вноситься в график в течение календарного года, в который действует такой график, и не позднее выхода сотрудников в отпуск.

Если в течение года в компании появляются новые лица, то работодателю совсем необязательно изменять действующий график. Ведь сотрудники могут уйти в отпуск не по графику, а на основании письменного заявления на отпуск.

Но если работодатель решить письменно зафиксировать отпуск таких сотрудников, то целесообразно утверждение нового графика в качестве дополнения к существующему. График будет составляться по общим правилам, но в графе с примечаниями нужно будет прописать дату выхода нового работника на работу. Дополняющий график также подлежит утверждению руководством и предварительному согласованию с профсоюзом.

В случае изменения даты предполагаемого начала отпуска сотрудника (на примере унифицированной формы графика Т-7) правки в график вносятся следующим образом:

1. Графа 6 с плановой датой ухода в отпуск остается неизменной.
2. Графы 8, 9, 10 заполняются следующим образом: в графе «8» указываются документы, которые стали основанием для переноса отпуска; в графе «9» – дата начала отпуска, «10» – основание для переноса отпуска сотрудника (например, работник является чернобыльцем, матерью-одиночкой с детьми до 12 лет или внешним совместителем).

В качестве  документов, которые стали основанием для изменения графика, могут выступать:

• письменное заявление работника о переносе запланированной по графику отпусков даты;
• справка совместителя с основного места работы с указанием новой даты начала отпуска;
• приказ о предоставлении отпуска с последующим увольнением;
• заявление на декретный отпуск от работницы (тогда работодатель должен дать ей отпуск до декрета или после него) и пр.

Если сроки отпуска переносятся на период нахождения сотрудника на больничном, то внесение изменений в график не требуется (только когда дата начала отпуска не переносится).

Когда работодатель не использует в своей работе форму графика Т-7, а пользуется собственной утвержденной формой, то правки вносятся им по аналогичной схеме с указанием новой даты отпуска, документа-основания для переноса отпуска и указанием категории сотрудника, дающую ему право на перенос даты отпуска.

Нужно ли включать?

Четкого однозначного ответа на вопрос относительно необходимости включения вновь принятых сотрудников в график отпусков на текущий год нет.

Кадровые специалисты разделились в своем мнении относительно необходимости отражения данных по трудоустроенным сотрудникам в графике отпусков.

На практике применяют один из следующих способов:

1. Не отражают данные по трудоустроенным в течение года лицам в графике и предоставляют отпуск по заявлению сотрудника.
2. Вносят изменения в существующий график путем заполнения дополнительных строк для новых работников с последующей стандартной процедурой утверждения и ознакомления.
3. Составляют дополнение к текущему расписанию, где показывают данные только по отпуску вновь принятого на работу.

Корректировки не нужны

Много сторонников у первого способа. Опираются в этом случае на ст.122 ТК РФ, где говорится, что право на отдых за первый год появляется через 6 месяцев работы, а уход в отпуск за второй и последующий годы регулируется очередностью предоставления отпусков, то есть в соответствии с графиком.

То есть в данной статье нет указания на то, что за первый год отдыхать работник должен по графику. Поэтому включать вновь принятых сотрудников в него не нужно и следует оформлять отпускное время по заявлению.

Изменения обязательны

Еще больше кадровиков придерживаются последнего мнения, что данные по трудоустроенным в текущем году все-таки нужно заносить в график, ссылаются при том на ст.123 ТК РФ.

Если четко следовать ТК РФ, то более правильный вариант будет последний.

Если этот момент наступил в году трудоустройства, то возникает вопрос, как ему уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск, на каком основании?

ТК РФ позволяет предоставлять отдых по заявлению, однако где гарантия, что работодатель не откажет просьбе работника?

Важно! Отпуск не по графику возможно только с согласия работодателя, кроме случаев обязательного предоставления, предусмотренных ст.122 ТК РФ и федеральными законами.

С точки зрения закона правильнее будет закрепить законное право нового лица на отдых по истечение полугода в графике. В этом случае он спокойно сможет уйти отдыхать в заранее оговоренное с работодателем время.

Включение вновь принятых на работу сотрудников в график не запрещено законом, исключает потенциальные споры между работником и руководством компании, а также предотвратит возможные проблемы с контролирующими органами.

Опять же вносить изменения в текущий утвержденный график или составлять дополнение к нему целесообразно только для лиц, принятых на работу в первую половину года. Именно в этом случае может возникнуть случай запроса отпуска со стороны сотрудника по истечение полугода работы.

Если человек утроен на работу во второй половине года, то в текущем году отпуск он может получить только с согласия руководителя, за исключением отдельных ситуаций, например, на обязательный отдых может рассчитывать беременная перед декретом независимо от стажа, а также ряд других особых категорий.

Как внести изменения при приеме работников?

Наиболее правильный способ внесения изменений в график для вновь принятых работников — это создание нового дополнительного документа по той же форме Т-7 (или самостоятельно разработанной), где будут отражены сведения только по принятым сотрудникам.

В дополнительном документе отражается:

• номер — следующий по порядку;
• дата — текущая дата составления;
• должность нового сотрудника, его ФИО, табельный номер;
• количество отпускных дней, которые планируется предоставить;
• дата первого дня отдыха;
• в последней графе приводится пояснение, что данный сотрудник принят на работу определенным числом, в связи с чем и создается данное дополнение.

Важно! Составленный дополнительный график подписывается у начальника отдела кадров, согласовывается с мнением профсоюза, если таковой есть, подается на утверждение директором.

Последний этапом выступает личное ознакомления нового работника с дополнением, свое согласие с установленными для него датами ежегодного отпуска он закрепляет подписью в листе ознакомления.

Также о правилах внесения изменений в график отпусков читайте в этой статье.

Образец дополнения для вновь принятых лиц

Ниже приведен пример того, как можно внести изменения в график при приеме нового сотрудника на работу. Для оформления использована стандартная унифицированная форма Т-7.

Образец дополнения при приеме нового человека в компанию:

Дополняем график, если приняты новые сотрудники

Законодательство не требует внесения дополнений в график, если после его утверждения на работу были приняты новые сотрудники. Поэтому новым работникам отпуск можно предоставить на основании заявления без включения их в график отпусков. А можно оформить дополнение к графику в виде отдельного документа, указав в нем сведения об отпусках новых работников. Это делается так.

Нужно и можно ли вносить?

В Трудовом Кодексе РФ упоминается только об обязанности соблюдать график отпусков. Что касается его корректировки, то запрета не предусмотрено.

На основании этого можно говорить о том, что допускается возможность по мере необходимости вносить в него изменения.

Изменение графика отпусков осуществляется при возникновении определенных оснований.

Как правильно оформить внесение изменений в график отпусков в 2019 году?

Правила и порядок

Вне зависимости от того, по каким причинам осуществляется корректировка графика отпусков, они должны быть отображены документально.

Согласно утвержденному графику, форма которого Т-7, в обязательном порядке при изменениях он подлежит корректировке.

Для этого в обязательном порядке подлежат заполнению специальные графы – 7,8 и девятая.

Важно помнить: приказ обязательно подлежит ознакомлению с тем сотрудником, который предоставил заявление на смену графика отпусков. После ознакомления он обязан поставить свою роспись в журнале оповещений.

На завершающей стадии корректировки отображаются:

• в учетной карточке;
• в соответствующем табеле дней;
• в самом графике отпусков.

При изменении графика категорически запрещается допускать различные опечатки и помарки.

Когда и за сколько дней ?

После изменения графика отпусков наемный рабочий должен быть ознакомлен с новым не позднее, чем за 14 рабочих дней до начала его заслуженного отдыха.

Это четко регулируется частью 3 статьи 123 Трудового Кодекса РФ.

Как это делать поэтапно?

Существует несколько алгоритмов внесения изменений в график отпусков.

Первый предусматривает инициативу наемного рабочего:

• Сотрудник составляет заявление, в котором описывает причину необходимости перенести отпуск на иную дату и подает его работодателю.
• Работодатель на основании заявления формирует соответствующий внутренний Приказ об изменениях в графике отпусков.
• Сотрудники отела кадров на основании Приказа видоизменяет утвержденный график.

Второй вариант предусматривает изменения по инициативе работодателя:

• Работодатель согласовывает отпуск с наемным сотрудником.
• Издает приказ.
• Оповещает об изменениях сотрудника.
• Изменяется график.

В любом случае основным документом принято считать приказ руководства, от которого будут отталкиваться сотрудники отдела кадров.

Требуется ли согласование с работником?

Согласно Трудовому Кодексу РФ, без согласования с наемным рабочим категорически запрещается изменять график отпусков, поскольку за этим стоит нарушение трудовых прав.

И, как следствие, работодателю грозит административная ответственность.

Документы

Рассмотрим необходимые документы, которые являются основанием для изменения в утвержденный график отпусков подробней.

Служебная записка (образец)

Как и в случае, с корректировкой периода заслуженного отдыха по производственным нуждам, в процессе переноса либо продления отпуска допускается возможность формирования служебной записки.

Служебная записка может быть написана в том случае, если компания включает в себя несколько подразделений либо цехов.

В качестве образца можно выделить следующее основное содержание документа:

По причине производственной необходимости, инженер Грибинюк М.В. просит о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска слесаря КИПиА Коцаря В.А с мая на июнь 2019 года.

Пример документа:

Заявление работника (образец)

В процессе составления заявления о переносе отпуска необходимо указывать в нем:

• наименование организации;
• инициалы работодателя;
• персональные сведения;
• сведения, о полном либо частичном переносе оплачиваемого ежегодного отпуска;
• дату составления;
• подпись.

Образец заявления о переносе отпуска можно скачать тут.

Как оформляется записка-расчет о предоставлении отпуска работнику?

Когда можно брать отпуск за свой счет? Узнайте тут.

Как правильно написать заявление на административный отпуск? Информация по вопросу — здесь.

Приказ

Соответствующий приказ о корректировке графика отпусков формируется от первого лица в свободной форме.

Однако он обязательно должен включать в себя:

• наименование организации;
• сведения о наемном сотруднике и его занимаемая должность;
• на каких основаниях подлежит изменению график отпусков.

Образец приказа:

Пример

Слесарь ПАО «Пролетарий» Грибинюк М. В. получил отпуск согласно утвержденному графику – с на все дни (28 календарных дней). Однако 27 августа он неожиданно заболел, что продолжалось ровно 7 календарных дней – до 2 сентября, причем включительно.

Грибинюк решил воспользоваться своим законным правом и продлить отпуск, для чего он и позвонил на предприятие для оповещения о своем желании. Им было сказано, что на работу он сможет выйти 16-ого числа.

В этот же день им было предоставлено больничный лист от 27 августа. На основании этого документа, в графике отпусков, точнее в 10 графе была сделана соответствующая пометка, что отпуск продолжается до 15-ого числа, с указанием номера больничного листка.

Смена даты отпуска. Вынесение приказа об изменении даты отпуска и замена графика

Смена даты отпуска. Вынесение приказа об изменении даты отпуска и замена графика

Если же у сотрудника меняется дата предполагаемого начала отпуска, внести соответствующие изменения можно в уже существующий график формы Т-7 следующим образом:

1. Графа 6, содержащая сведения о запланированной дате начала отпуска, остается в неизменном виде.
2. Графы 8, 9, 10 заполняются соответствующим образом, а именно:

• графа 8 информирует о документах, послуживших основанием для переноса отпуска;
• графа 9 указывает на дату предполагаемого отпуска;
• графа 10 указывает на возможные причины, послужившие основанием для переноса отпуска работника.

При этом перенос даты начала должен оформляться соответствующим распоряжением руководителя с указанием причин, послуживших основанием.

С приказом должны быть ознакомлены под подпись все лица, в нем указанные. Кроме того, оформляется согласие работника на перенос отпуска в виде отдельного документа (например, заявление о переносе отпуска с приложением больничного листа) либо надписи на приказе за подписью работника.

Если график отпусков составлялся в свободной форме, порядок внесения изменений в него аналогичен предыдущему.

Отзыв сотрудника и досрочный выход

Как внести изменения, если есть необходимость отозвать рабочего из отпуска?

В такой ситуации важно помнить: отзыв наемного рабочего может осуществляться исключительно с его согласия.

Причем не имеет значения, какова причина этого решения у руководства – проверка контролирующим органом либо заболевание иного сотрудника.

Важно помнить: руководство компании не имеет права отзывать из заслуженного отпуска беременных женщин и тех рабочих, чья трудовая деятельность связана со вредными условиями труда.

Внесение изменений в график отпусков, образец внесения записей в который представлен на рисунке, позволит избежать возможных ошибок:

Кому положен дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день? Узнайте из нашей статьи.

Сколько дней отпуска полагается за первый год работы? Об этом — тут.

Как формируется?

Согласно материалам, прописанным в нем, график является основным документом, определяющим очередность отправления сотрудников в оплачиваемые отпуска каждый год.

Важно понимать, что описываемый документ является обязательным для выполнения не только работодателем, но и всеми сотрудникам организации.

Процесс составления рассматриваемого документа, в первую очередь, обусловлен потребностями компании в планировании ее деятельности во избежание возникновения сбоев работы при одновременном соблюдении отпусков каждого сотрудника.

В процессе составления документа учитываются следующие факторы:

• особенности основной сферы деятельности организации;
• обязанности сотрудников и степень интенсивности их участия в рабочем процессе;
• присутствие фактора сезонности в деятельности организации;
• другие специфические особенности, присущие сфере деятельности компании.

График отпусков

График отпусков

Составление графика отпусков является обязательной процедурой для работодателей. Она предусмотрена положениями ст. 123 ТК РФ, которая указывает на него как на основной документ, определяющий порядок направления сотрудников в ежегодные оплачиваемые отпуска. При этом для работника указанный документ является таким же обязательным к исполнению, как и для работодателя.

Подробнее о внесении изменений в график отпусков читайте в статьях:

• Переносим отпуск в связи с производственной необходимостью
• Получат ли работники с детьми право на отпуск в удобное время
• Когда нужно продлить или перенести отпуск из-за болезни

Необходимость составления графика обусловлена в первую очередь потребностью организации в грамотном планировании производственного процесса с тем, чтобы избежать серьезных сбоев в нем при одновременном уходе в отпуск ключевых сотрудников.

Скачайте документы по теме:

Приказ о переносе даты отпуска (образец)
Скачать в .doc

Приказ о переносе даты отпуска (бланк) 
Скачать в .doc

Заявление сотрудника о переносе неиспользованной части отпуска по графику (бланк)
Скачать в .doc

Заявление о переносе отпуска, который совпал с декретом (бланк)
Скачать в .doc

Скачать все документы

Кроме того, при составлении графика отпусков необходимо учесть следующие факторы:

• технологические особенности производства; 
• характер распределения обязанностей между работниками и степень интенсивности их участия в различных фазах производственного процесса; 
• наличие сезонности в работе организации; 
• иные специфические характеристики ее деятельности.

Помимо этого, работодатель также может учесть пожелания сотрудников в части дат предоставления отпуска. При этом, однако, действующее законодательство не обязывает его принимать во внимание эти сведения. А вот если в компании имеется действующая профсоюзная организация, мнение ее членов нужно учесть при составлении графика отпусков. 

Читайте по теме в электронном журнале

• Как собрать пожелания работников об отпусках, чтобы составить идеальный график
• Что важно сделать сейчас, чтобы в ноябре составить график отпусков без проблем
• Семь карточек об отпуске, которые выручат кадровика этим летом

Отпуска, отражаемые в графике

Планируя составление графика отпусков, работодателю необходимо иметь в виду, что в нем отражаются только следующие виды отдыха, предоставляемого работнику:

• очередной основной оплачиваемый отпуск; 
• дополнительный оплачиваемый отпуск, предусмотренный статьями 116-119 ТК РФ и другими нормативно-правовыми актами; 
• оплачиваемый отпуск, не использованный сотрудником в прошлом году и в связи с этим перенесенный на следующий календарный год (при необходимости).

Таким образом, другие виды отпусков, включая отпуск по беременности и родам, отпуск за свой счет или отпуск по уходу за ребенком не подлежат включению в график. А вот для работников, которые в очередном календарном году планируют использовать разные виды отпусков, предусмотрен особый порядок фиксации соответствующих сведений в этом документе.

Составление графика отпусков

Разработка графика отпусков осуществляется целиком на следующий календарный год в конце предыдущего. Окончательно утвердить указанный документ необходимо не позднее 17 декабря завершающегося года. Такой график утверждается лично руководителем организации, а вот подписывать его должен руководитель кадровой службы. Оформление графика в компаниях, которые в своей работе используют унифицированные формы документов, осуществляется с использованием бланка № Т-7. Остальные предприятия могут применять собственные формы для этого документа.

Справка

Ознакомление с содержанием графика отпусков

Что касается ознакомления с содержанием графика, то здесь не все так просто. Это связано с тем, что его правовой статус в действующем законодательстве не определен. Некоторые работники кадровых служб считают, что он не относится к локальной нормативной документации, а представляет собой организационно-распорядительный документ. Другие все же рассматривают его именно как локальный нормативный акт, из чего вытекают требования к порядку ознакомления с ним сотрудников. Прочтите наш материал, чтобы понять, какой вариант вам ближе.

Направление сотрудника в отпуск по графику

Работника, у которого приближается очередной оплачиваемый отпуск, необходимо в письменной форме предупредить о конкретной дате его начала не позже, чем за две недели до ее наступления. Такой порядок установлен ст. 123 ТК РФ. Порядок такого уведомления определяется работодателем самостоятельно, и спектр возможных вариантов для этой ситуации достаточно широк. Например, можно использовать для этих целей унифицированные формы, утвержденные Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г.:

для формы № Т-6 — заранее составить приказ о направлении работника в очередной оплачиваемый отпуск и ознакомить с его содержанием за две недели до начала отпуска; для формы № Т-7 — дополнить стандартный бланк графой, в которой сотрудник расписывается в том, что его в должном порядке уведомили о приближающемся начале отпуска, и проставляет дату такого уведомления.

О том, какие варианты могут использовать компании, отказавшиеся от применения унифицированных форм, мы рассказываем в этой статье.

По каким основаниям можно переносить отдых

С подачи работодателя отдых сотрудника можно переносить в таких случаях:

• важное срочное задание, выполнить которое может только конкретный специалист;
• переструктурирование компании (слияние, дробление, перепрофилирование, значительное сокращение штата и т. п.);
• внедрение инновационных методов работы, установка нового оборудования, замена программно-вычислительных систем;
• внеплановые проверки деятельности компании фискальными или иными контролирующими госорганами;
• срочная командировка в связи с производственной необходимостью;
• болезнь руководителя, должностные обязанности которого можно переложить только на ограниченный круг лиц (в частности – на заместителя начальника отдела, управления).

В этих случаях перенос должен быть обязательно согласован с работником. Отсутствие возражений по поводу уточнения даты или периода отдыха сотрудник должен отразить на приказе о переносе отпуска. Либо можно составить отдельный документ, где он прямо выразит согласие на перенос своего отдыха.

Веские причины изменения графика отпусков могут возникать не только у работодателя, но и у подчиненного. Среди принимаемых во внимание причин, требующих переноса времени отдыха сотрудника, обычно называют финансовые, семейные или личные обстоятельства. К ним относят: болезнь, возможный декрет, необходимость отдыха в определённые периоды (например, одновременно с супругом).

Руководитель фирмы вправе самостоятельно определить, являются ли основания для переноса времени отдыха значимыми. Нередко бывает и так, что заявление на изменение графика отпуска остаётся без удовлетворения. Тогда сотрудник отправляется отдыхать в тот период, который был запланирован изначально. Также см. «График отпусков».

Читайте также Трудовой договор: сроки испытания

Может ли работодатель менять график отпусков

Может ли работодатель менять график отпусков

Нередко возникает ситуация, когда необходимо изменение графика отпусков, так как документ принимается заблаговременно на длительный период и нет возможности учесть особые обстоятельства, служебную необходимость, болезнь работника и т. п.

Действующее законодательство не содержит никаких норм, указывающих на то, каким образом и как должны оформляться изменения и дополнения к графику отпусков. Однако сотрудники кадровых служб придерживаются мнения, что оформление дополнений и изменений необходимо по ряду причин:

1. Неактуальность информации, указанной в графике отпусков, может повлечь за собой наложение штрафных санкций со стороны трудовой инспекции, а именно: факт его предоставления вне утвержденных и согласованных дат (ст. КоАП РФ).
2. Внеплановое отсутствие работников на своем рабочем месте может оказать существенное влияние на производственный процесс компании.
3. Несогласованный отпуск может помешать работе бухгалтерии, у которой на этот случай формируются резервы оплат соответствующих расходов.

Модифицировать график отпусков можно несколькими способами:

1. Оформлением дополнения к существующему документу. Указанный способ наиболее удобен при принятии на работу нового сотрудника.
2. Внесением изменений в уже существующий график. Этот способ удобен при переносе запланированной даты отдыха сотрудника.

В любом случае необходимо учитывать, что для изменения времени отпуска конкретного работника нужно его согласие (см. ст. 124, 125 ТК РФ), а иногда распорядительный акт руководства, посвященный не изменению графика, а его причине (например, приказ об отзыве из отпуска).

Приказ о внесении изменений в график отпусков

Как внести изменения в график отпусков? Когда на предприятии наступают обстоятельства, которые требуют внести изменения в действующий график отпусков, действовать нужно так:

Бланк и образец заявления о переносе отпуска смотрите в следующих материалах:

• «Заявление о переносе отпуска — бланк и образец»;
• «Приказ об утверждении графика отпусков — образец (2019)».

Как долго хранить заявления и приказы в архиве предприятия, читайте в статье «Каков срок хранения заявлений и приказов на отпуск?».

Пример

Согласно графику отпусков, работник ООО «Звезда» Ковальчук О. Ю. должен пойти в отпуск с по .

У него неожиданно приезжают в гости близкие родственники. Зная о своем праве перенести отпуск, он пишет заявление руководителю ООО «Звезда» и просит перенести отпуск по личным обстоятельствам с 06 июня на 15 мая 2019 года.

Руководитель, не имея веских оснований для отказа в просьбе работника Ковальчука О. Ю., отдает распоряжение издать приказ о переносе отпуска и внесении соответствующих изменений в график отпусков.

Скачать образец

Можно ли вносить корректировки после утверждения?

Разработка отпускного графика выполняется в завершении рабочего года. Срок, на который составляется документ, равняется одному году.

Согласно положением трудового кодекса РФ, каждый работодатель должен утвердить описываемый документ до 17-го декабря каждого года включительно.

В частности до конца 2019 года нужно утвердить график на 2020 год. Созданный документ должен быть утвержден непосредственным руководителем компании с помощью приказа и подписан начальником отдела кадров.

Скачать образец приказа об изменениях графика.

В течение рабочего года можно внести изменения в утвержденный график, причем это может быть осуществлено как по инициативе работодателя, так и по заявлению работника организации.

Причины внесения изменений в график отпусков после его утверждения руководителем:

• инициатива работника — перенос, семейные обстоятельства;
• инициатива работодателя — производственная необходимость, прием нового сотрудника.

По инициативе работника

ТК РФ регламентирует случаи, при возникновении которых сотрудник может ходатайствовать о переносе даты ежегодного отпуска с помощью заявления.

В график нужно вносить изменения по инициативе работника:

1. Во время ежегодного отпуска работник выполнял государственные обязанности, при условии, что по закону он освобождается от основной работы на время их выполнения — в этом случае требуется перенос или продление отпускных дней по заявлению работника.
2. Во время отдых наступил больничный;
3. Сотруднику не были выданы в срок отпускные или же вовсе не было выплачено вознаграждение.
4. Сотрудник не был уведомлен об отпуске за две недели до его начала.
5. Сотрудник ходатайствовал о срочном отпуске в силу сложившихся обстоятельств, регламентированных ст.122 ТК РФ: беременность, необходимость ухода за ребенком, за недееспособным гражданином и т.д.

Работодатель не обязан менять график, если в заявлении работника указана причина — семейные обстоятельства, в этом случае руководитель принимает решение самостоятельно.

По желанию работодателя

Положениями ТК РФ предусмотрен ряд ситуаций, при возникновении которых запланированный отпуск сотрудника организации может быть перенесен по инициативе работодателя.

Именно в таких случаях происходит корректировка утвержденного графика.

Работодатель вправе внести изменения в график в следующих случаях:

• срочное задание, навыками для выполнения которого обладает только лишь один человек;
• реструктуризация организации – слияние, объединение, разделение и т.д.;
• модернизация методов работы;
• внеплановые проверки деятельности компании различными органами, осуществляющими контроль;
• срочные командировки;
• заболевание руководителя, обязанности которого на временной основе может исполнять лишь ограниченный круг лиц;
• в случае выходу супруги сотрудника в декрет;
• невыплаченные в срок отпускные вознаграждения;
• не было отправлено уведомление сотруднику об отпуске в установленный локальными нормативными актами срок и т.д.

Таким образом, утвержденный график отпусков может быть изменен в любой момент в течение рабочего года.

Абсолютно все сотрудники должны быть уведомлены в срок о произошедшей корректировке и согласится с новым расписанием.

Как правильно корректировать?

Чтобы внести изменения в график отпусков, нужно пойти двумя способами:

1. Дополнить утвержденный документ — изменения вносятся на основании корректирующего приказа.
2. Составить отдельный бланк по той же форме и пометить, что это дополнение.

Первый способ удобно использовать при незначительных исправлений, например, когда достаточно изменить данные об отпуске несколькоих сотрудников. Второй способ применяется, например, при приеме нового сотрудника на работу

Для документального оформления нового скорректированного графика отпусков используется универсальная форма для составления оригинала «Т-7» с пометкой «Дополнение».

Чтобы внести изменения в существующий график после его утверждения, нужно выполнить следующие шаги:

1. В гр.8 существующей формы Т-7 внести реквизиты документа, на основании которого вносятся корректировки, например, приказ, заявление, служебная записка;
2. В гр.9 указать дату, на которую переносится начало ежегодного оплачиваемого отпуска;
3. В гр.10 даются краткие пояснения, в связи с чем вносятся изменения.

Ниже приведены примеры того, как можно изменить форму Т-7 в разных случаях.

Перенос в связи с больничным

Работник приносит заявление о переносе по причине нетрудоспособности и прикрепляет больничный лист. Работодатель составляет приказ, на основании которого вносятся изменения следующим образом:

Подробнее о переносе отпуска в связи с больничным.

Досрочный отзыв

Если работодатель по своей инициативе отзывает сотрудника досрочно из отпуска на основании приказа, то в график вносятся следующие корректировки:

Производственная необходимость

Если перенос отдыха производится по инициативе работодателя до начала отпуска в связи с производственной необходимостью, например, запуск нового оборудования, планируемые проверки контролирующих органов, отсутствие других сотрудников или иное, то важно для начала получить согласие работника.

Далее изменение в график вносятся следующим образом:

При приеме нового сотрудника

Если в течение года, на который утвержден график отпусков, приняты новые сотрудники на работу, то по закону вносить данные об его отпуске никуда не нужно. Время отдыха предоставляется вновь принятому работнику на основании его заявления.

При этом закон и не запрещает вносить данные о новых сотрудниках в график. Для этого нужно создать дополнение к существующей форме Т-7 по тому же бланку, указать текущую дату составления и пометить, что это дополняющий документ.

Читайте также статью: Нужно ли вносить новых работников в график отпусков — два экспертных мнения.

Образец дополнения к графику при приеме нового работника: