Кто пишет служебную записку на командировку

В чем суть служебной записки по итогам командировки, кто и для чего ее составляет, что к ней нужно приложить. Правила оформления служебных записок, порядок и образцы заполнения. Каждый человек, который отправляется в командировку, должен получить служебную записку. Это позволит оформить денежные средства под отчетность и корректно

Правила оформления командировки

Скачать бланк служебной записки на командировку, а также образец документа при поездке на автомобиле.

До начала 2015 года многие предприятия обязаны были составлять в случае направления своего работника в командировку такие документы:

1. соответствующий приказ руководства;
2. служебное задание, в котором исполнителю поручали выполнение определенных задач в конкретном месте в ограниченный период времени;
3. командировочное удостоверение, где сотруднику проставляли дату прибытия и выбытия с партнерской организации.

К тому же сотрудник, бывший в служебном путешествии, должен был отчитаться в письменном виде о своих действиях и куда им были потрачены выданные ему на командировку деньги.

Отчеты он составлял как минимум в двух вариантах:

• о выполнении работ во время поездки по заданию предприятия;
• авансовый, о расходе выданной суммы для затрат во время выполнения производственных обязанностей в другом населенном пункте. К нему прилагались билеты, квитанции, чеки и т. д.

Теперь законодательство менее требовательно к оформлению командировочных документов. Но для оформления командировок в 2019 году предполагается немного видоизмененная процедура.

В каких случаях необходимо составлять данный документ

Поездка в командировку может быть инициирована самим работником или начальником его производственного подразделения.

В том или ином случае отправление его в поездку возможно только после документального оформления бумаг, которые подписывает руководитель организации работодателя. Начальник отдела докладывает управляющему компанией о своем подчиненном, которого необходимо отправить в командировку и подтверждает ее цель имеющимися обоснованиями о том, что поездка позволит решить поставленные перед отделом производственные задачи. Он докладывает об этом в служебной записке на имя руководителя.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

• для регистрации ИП
• регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

• Ведение бухгалтерии для ИП
• Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Как писать

Уже неоднократно говорилось, многие фирмы давно уже разработали собственные бланки означенного документа для внутреннего пользования. Но если в вашей организации не имеется, то можно писать ее в свободном изложении. Для этого берем подойдет лист формата А4.

Стандартная структура выглядит следующе:

• Шапка. Помещается в правый верхний уголок. В пункте указываются ФИО следующих лиц: руководителя фирмы, своего непосредственного и самого сотрудника;
• После шапки прямо по центру вписываем наименование;
• Далее следует тело. Здесь пишем свое обращение к начальству с описанием целей поездки. Указываются сроки приезда/отъезда и фактов (только основных). В ходе поездки использовали транспортное средство, нужно указать данные по нему для его идентификации;
• Список прилагаемых бумаг;
• Дата, подпись.

Правила и нюансы составление в различных ситуациях

Следует отметить, что в отчетной служебной записке следует подробно описывать о расходе средств на командировку. Все затраты, превысившие размер выделенной суммы, должны быть компенсированы ему в полном объеме, что прописано в п. 11 положения №749.

К таким расходам относят:

• денежные траты на использование транспорта, понесенные в ходе поездки;
• оплата съемного жилья по необходимости;
• другие повседневные затраты на питание, парковку, использование средств связи и прочее;
• расходы, обусловленные выполнением производственных задач и личных нужд, которые произвел подчиненный на основании полученного согласия от руководителя.

На практике встречаются обстоятельства, когда командировка может носить суточный характер при направлении человека в поездку на небольшое расстояние от его дома. Такие варианты поездок позволяют ему ежедневно возвращаться домой на личном или общественном транспорте. Руководству необходимо учитывать характер работы во время ежедневных суточных командировок. Их выполнение должно позволять подчиненному приезжать в свое жилье ежедневно.

Поездка в командировку на личном/служебном автотранспорте

При выборе сотрудником автомобиля своего или служебного для поездки по заданию предприятия он должен подготовить для отчета ряд документов для подтверждения использования машины.

При сдаче дорожного отчета ему необходимо приложить следующее:

• маршрутный лист;
• оплаченные счета, квитанции чеки;
• документы, подтверждающие его поездку по маршрутной схеме к пункту назначения.

К отчетной записке можно прилагать накладные с адресом поставщиков или покупателей.

Об отмене командировке

На предприятиях бывают случаи, когда нужно отменить поездку сотрудника в командировку. Причины в таких обстоятельствах очень разные: задача, которую следовало решить во время поездки, была выполнена и необходимость в командировке отпала или из-за того, что сотрудник заболел. О таких случаях нужно позаботиться заранее и внести соответствующий пункт в Положение о командировках.

Средства, полученные на поездку сотрудник должен возвратить в кассу предприятия.

В бухгалтерии предусмотрены сроки возврата командировочных денег:

1. трудящийся обязан не позднее трех рабочих дней по истечении срока поездки или с момента возвращения отчитаться перед бухгалтерией организации.
2. Если произошла отмена командировки, то срок возврата всех денежных средств целесообразно предусмотреть в соответствующем приказе.

Но здесь нужно обратить на некоторые нюансы.

Если при отмене поездки средства были частично израсходованы, а например, билеты на транспорт не удалось сдать или вернуть, то и работник не в состоянии возвратить деньги у в кассу. При этом он несет еще и убытки. В таких случаях нужно провозгласить приказ по вопросу компенсации работнику стоимости неиспользованных билетов.

Обратите внимание! Данный убыток можно вносить в бумаги в целях снижения налогообложения по прибыли, если есть два основных условия:

• поездка к другому контрагенту должна быть связана с целью получения доходов;
• причина отмены служебного вояжа не надуманная, а вызвана действительно обстоятельствами, которые не зависящими от самой организации.

Продление или сокращение сроков

В действующем законодательстве нет упоминания, как необходимо продлевать командировку. Как правило, выполняют все это оформлением приказа. Форма приказа произвольная. Издают этот документ о продлении командировки с обоснованием после получения от докладной записки от начальника подразделения, командируемого или руководителя.

Служебная записка на командировку

Служебная записка оформляется сотрудником сразу же по приезду с командировки. Это делается для начисления ему заработной платы и суточных расходов.

Если некорректно заполнить документ, то денежные средства за поездку не выплачиваются.

Об отмене

Организация предполагает несколько нюансов. И случается и так, что нужно срочно отменить поездку. И причин для этого может быть много – начиная от личных причин работника, заканчивая ненадобностью компании отправлять в командировку.

Если человек заболевает, то он также может отказаться от выезда. Но предупредить об этом он должен заблаговременно.

Бухгалтерия обязывает сотрудника возвратить деньги в установленные сроки:

• не позже трех дней с момента поездки;
• при отмене сроки возврата отображаются в приказе.

В случае, когда денежные средства уже израсходованы на нужды организации – билет в командировку или за жилье, то все это списывается на убытки организации. Это делается в целях снижения налогообложения.

Но здесь имеются несколько нюансов:

• поездка в другую местность напрямую должна быть связана с получением доходности;
• причина отмены действительно вызвана серьезными обстоятельствами.

О продлении

Действующее законодательство не оговаривает возможность продления и сокращения сроков командировки. То есть регулируется поездка такого типа внутренними правовыми актами и приказом.

Форма приказа произвольная. Документ изготавливается с обоснованием после получения докладной.

За границу

Служебная записка на командировку ничем не отличается от стандартной документации.

На личном автомобиле

Сотрудник может самостоятельно выбрать на каком именно транспорте он поедет в командировку.

Необходимо заранее определиться с данным вопросом, так как придется подтвердить использование личного автомобиля подтверждающими документами. То есть гражданин в бухгалтерию предоставляет паспорт технического средства и правоустанавливающие документы.

Он должен подготовить отчет по использованию транспортного средства:

• маршрутный лист;
• все оплаченные квитанции;
• документы–маршруты, доказывающие факт поездки.

На служебном транспорте

Если человек отправляется на служебном транспорте, то он должен приготовить также все подтверждающие документы.

Ему придется сохранить все документы, в том числе и квитанции, подтверждающие покупку билета, проживания и питания.

Все вышеперечисленные документы сдаются в бухгалтерию в виде отчетности для начисления суточных.

В выходной день

Если командировка необходима в выходной день, то служебная записка пишется в свободной форме и оставляется на месте работодателя.

Директора

Директор также является сотрудником организации. И поэтому на него должен составляться такой документ. В законодательстве и во внутренних правовых актах, как правило, нет послаблений для руководства. Именно поэтому, директор должен оформить служебную записку в установленном порядке.

Хотя Роструд до сих пор считает, что нет никакой нужды составлять документ, так как он сам подписывает такую документацию.

А это уже дублирование документов.

Для минимизации документирования лучше указать во внутренних документах освобождение директора от такого функционала.

Предпринимателя

Если ничего иного не прописано во внутренних правовых актах, то предприниматель вправе поехать в командировку, даже не составив служебной записки.

Если что–то иное указано в локальных актах, то стоит руководствоваться именно этими правилами.

Правила оформления и составления

Принятые в законодательстве изменения теперь заменяют часть документов и предполагают только подачу руководителю служебной записки, на основании которой издается приказ об отправлении сотрудника в командировку в другой город.

Составление служебной записки не представляет большой сложности.

Текст документа разделен на 2 поля:

• На листе бумаги в верхнем правом углу вписываются должность руководителя компании и его фамилия и инициалы. Ниже в таком же порядке вписывают должность начальника подразделения и его личные данные.
• В центре листа под заполненной информацией в правом углу пишут заголовок локального документа «Служебная записка».
• Под заголовком излагают обращение к руководителю с просьбой направить сотрудника в служебную командировку. Обязательно нужно вписать цель поездки, период выполнения производственного задания.
• Под основным текстом проставляют дату и роспись лица, составившего служебную записку. В тексте можно изложить предполагаемые денежные затраты, особенности поездки (например, сопровождение детей до пионерского лагеря или места проведения спортивных соревнований и т.д.).

Нормативная база

Ни один нормативно-правовой акт не регулирует порядок оформления служебных записок при направлении сотрудников в командировки.

Если руководители предприятия сочтут нужным закрепить основные положения о регулировании такого документа, они могут внести соответствующие записи в локальные нормативно-правовые акты предприятия. Данная возможность регламентируется пунктом 3 Положения №749.

Правила можно прописать, например, в приказе руководителя или специальном Положении о командировках.

Постановление Правительства РФ от N 749

Что это за документ?

Служебная записка – это особый документ, который удостоверяет факт пребывания командированного сотрудника на месте, а также дату приезда и возвращения из командировки.

Служебная записка потребуется в следующих случаях:

• если работник осуществляет поездку в командировку на личном, служебном или арендованном транспортном средстве;
• если сотрудник не имеет подтверждающих документов о факте проезда и проживания.

Для чего требуется?

В первую очередь, данный документ необходим для начисления суточных, так как для их расчета требуется знание времени, которое сотрудник провел в командировке.

Служебная записка также служит подтверждением расходов, понесенных сотрудником за время командировки.

Какие документы заменяет?

Служебная записка согласно новому Постановлению Правительства РФ № 1595 заменяет собой следующие документы:

• командировочное удостоверение;
• отчет о выполненных задачах в процессе командировки;
• служебное задание.

За чьей подписью и согласованием формируется документ

Подписывает и утверждает все документы, связанные с будущей командировкой и по ее окончанию, руководитель предприятия.

Согласование служебной записки требуется с бухгалтерией, кроме этого любые расходы, понесенные в ходе подготовки поездки и во время нее, необходимо документально оформить для бухгалтерской отчетности.

Согласно законодательным актам, четкой даты подачи отчета за командировку для осуществлявшего ее работника не существует, однако существует требование в отношении совершения этого действия как можно раньше по возвращению из командировки.

Законодательное регулирование данной сферы

В конце декабря было принято постановление Правительства РФ № 1595. Согласно ему теперь снизилось количество документации при оформление командировок. Его использование дает возможность отмены выдачи сразу трех документов во время отправки сотрудника в служебное путешествие: удостоверения, служебного задания и отчета о командировке.

Такая упрощенная процедура сделала работу кадровых отделов значительно более легкой по сравнению с предыдущими годами.

Однако для бухгалтеров этот процесс принес некоторые сложности, поскольку в положении закона №402-ФЗ от 6 декабря 2011г. № 402-ФЗ требования остались прежними в отношении документального подтверждения израсходования полученных на командировку средств.

Неизменным документом остался только приказ. Если в компании необходимо все же сохранить предыдущий порядок оформления документов, то поэтому поводу должно быть издано определенное распоряжение или положение о командировках (ст. 8 ТК РФ).

Когда она необходима

Служебная записка – это документ, подтверждающий факт пребывания и время пребывания командированного лица в месте назначения.

Ее составление требуется, если:

1. Работник отправляется для исполнения задания на служебном, арендованном или личном авто.
2. Если работник не имеет других документальных доказательств, свидетельствующих о выполнение служебного задания.

Служебная записка выступает в роли документа-основания для начисления суточных и подтверждения объема расходов сотрудника.

Законодательная база

Данные относительно всей процедуры оформления командировки и пребывания работника в ней указаны в Положении, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 2014 года №1595.

Кроме этого, существует Указ Президента РФ от 2014 года №765 о порядке и условиях командирования лиц, находящихся на служебных и государственных постах.

Также произошла отмена инструкций, сформированных еще в период существования СССР, Приказом Минфина России №147 и Минтруда России №1044 от 2014 года.

Введено в действие новое Положение относительно процесса командирования лиц, утвержденное Постановление Правительства РФ №749 от 2008 года.

Что это такое?

Служебная записка – это документ, удостоверяющий факт пребывания работника обратно на место трудоустройства.

Документ регламентирует также дату приезда и возвращения из служебной поездки.

Такой документ необходим:

• при осуществлении поездки на личном автотранспорте или на арендованном;
• при отсутствии подтверждающих документов по факту приезда.

Для чего требуется?

Документ такого типа просто необходим при начислении суточных. Дополнительно влияет на расчет суммы для выплат по приезду, которые зависят от времени нахождения сотрудника на служебном выезде.

Записка служит подтверждением всех расходов, которые понес сотрудник за все время нахождения вне своего населенного пункта.

Форма и структура

Для бланка служебной записки допустимо брать обычный лист формата А4, при этом форма отчетного листа разрабатывается каждым предприятием самостоятельно, так как унифицированного образца не имеет. Работник впоследствии сразу по прибытию должен вписать в нее все необходимые данные.

Структура документа следующая:

Читайте так же: Как осуществляется оплата командировки в выходной день

1. В правом верхнем углу формируется шапка, в нее вносятся ФИО руководителя предприятия, ФИО непосредственного начальника, если он имеется, ФИО работника.
2. По центру листа вписывается название.
3. В теле документа оформляется в произвольной форме обращение к работодателю с описанием цели поездки, дат приезда/отъезда, а также основных фактов. При этом если поездка была выполнена посредством применения транспорта, необходимо указать все идентификационные данные этого авто.
4. Перечень прилагаемых документов.
5. Дата и подпись сотрудника.

Образцы служебных записок о командировке на 2019 год

Приведем актуальные примеры служебок для различных ситуаций.

Образец служебной записки о направлении сотрудника в командировку

Потребуется, если руководство фирмы приняло решение о ее оформлении и закрепило такую необходимость в локальных документах.

Скачать образец 

Образец служебки о подтверждении факта пребывания в командировке при отсутствии подтверждающих документов

Потребуется, чтобы подтвердить фактический срок пребывания работника в командировке, которые не имеет документов о проезде и проживании.

Скачать образец 

Образец служебной записки при поездке в командировку на личном транспорте

Скачать образец 

Когда требуется такой документ

Важный момент каждой командировки – ее продолжительность, которая необходима для составления отчетности и осуществления выплат. Фактически дни пребывания подтверждаются:

• по датам, имеющимся в проездных документах;
• при отсутствии проездных – по дате проживания, при этом время отъезда и возвращения устанавливаются по служебной записке;
• если не имеется ни проездных, ни документа о проживании, составляется служебная записка.

Следовательно, составление служебной записки обязательно, если:

• не имеется проездных или любых иных документов, подтверждающих работу в другом населенном пункте по заданию своего предприятия;
• для поездки потребовалось применение личного, служебного или арендованного транспорта.

Законом не устанавливается конкретная дата подачи служебной записки, но п.7 Положения № 749 предписывает сдавать ее сразу после возвращения, поэтому ее принято сдавать в день завершения командировки или в первый рабочий день после нее.

К ней следует приложить все документы, подтверждающие траты в период командировки, например, на горючее, стоянку автомобиля, другие расходы.

Если поездка была совершена на личном транспорте, эти расходные документы становятся единственным доказательством того, что использовался такой вид транспорта для поездки к месту назначения и обратно.

Служебная записка на командировку

Правила оформления

Существуют определенные правила оформления документов. Для начала необходимо написать заявление, затем подтвердить его у руководства, собирать все платежные документы для дальнейшего возврата расходов.

Но стоит обратить внимание как именно написать документ на оформление командировки.

Как написать?

Служебная записка оформляется работником после возвращения самостоятельно. Это делается для возвращения расходов в будущую заработную плату.

Стоит рассмотреть основные нюансы вопроса.

Требования

Действующее законодательство не оговаривает определенную форму документа. Если в локальных правовых актах этого не предусмотрено, то документ заполняется в свободной форме.

Как правило, в компании предусмотрен образец заполнения, что позволит работнику быстро сориентироваться.

Здесь прописывается должность руководства, ФИО, а также эти данные заявителя. Далее излагается суть мысли, описываются документы и проставляется дата.

Кто подписывает

Подписывает документ директор или руководитель компании. Как правило, подписывает это отдел кадров, передавая в вышестоящие инстанции.

Далее документы переходят в бухгалтерию, где также проставляется подпись и печать.

Сроки сдачи

Как таковых сроков сдачи не регламентируется федеральными правовыми актами. То есть по сути, лучше сдать документ чем раньше, тем лучше.

Но некоторые компании оговаривают сроки в трехдневный период во внутренней документации.

Служебная записка на командировку как основание для издания приказа

В связи с тем, что каких-либо требований к оформлению данного вида бумаг законодательно не установлено, они пишутся в свободной форме на фирменном бланке организации на имя руководителя, уполномоченного принимать решение о командировании. Правила оформления:

1. В правом верхнем углу указываем должность, фамилию и инициалы руководителя, который будет принимать решение о деловой поездке.
2. Ниже пишем наименование подразделения, которое выступает инициатором поездки.
3. Указываем текущую дату и присваиваем порядковый номер.
4. В левом верхнем углу указываем наименования подразделений, которые либо примут участие в этой поездке, либо будут ее обеспечивать тем или иным образом.
5. Кратко озаглавливаем документ.
6. Далее подробно и обоснованно расписываем причины, послужившие основанием для командирования. Кроме причин, указываем, кто должен ехать, на какой срок, а также какое количество денежных средств необходимо выделить для обеспечения этой поездки.
7. Подписываем и отправляемся к руководству на утверждение.

Служебная записка о командировке (образец 2019) для издания приказа

Скачать

После того как руководитель примет положительное решение о командировке, направляем копии записки во все подразделения, которые перечислены в левом верхнем углу, для принятия необходимых мер (подготовки приказов, заказа билетов при необходимости, начисления денежных средств командируемым и т. д.).

Составляем служебную записку на командировку (образец 2019)

Служебная записка оформляется работником предприятия самостоятельно сразу после возвращения из поездки.

Для начисления оплаты и компенсационных расходов важно правильно заполнить документ.

Рассмотрим основные принципы и возникающие нюансы.

Требования к документу

Действующим законодательством не предусмотрено утвержденной формы служебной записки.

Поэтому руководители организаций и предприятий обязаны разработать собственную форму данного документа.

Сотрудники должны лишь заполнять представленный документ от руки на предварительно выданном бланке.

Форма и структура

Как написать служебную записку? Бланк может быть представлен на обычном листе формата А4.

Рассмотрим, какую же форму и структуру должен иметь данный документ:

• В правом верхнем углу указывается ФИО руководителя организации в дательном падеже. Чуть ниже – ФИО руководителя структурного подразделения (в случае наличия). Здесь же прописывается ФИО сотрудника, составляющего служебную записку.
• В центре бланка указывается наименование документа и его содержание. Сотруднику необходимо в свободной форме изложить текст обращения к руководителю. Обязательно должны быть указаны: дата отъезда и приезда; цель командировки; наименование, марка, модель и регистрационный номер транспортного средства (если поездка осуществлялась на личном, служебном или арендованном транспорте).
• В самом низу бланка — описание прилагаемых документов.
• Дата составления документа и подпись сотрудника с расшифровкой.

Как отражается командировка в табеле рабочего времени? Образец оформления вы найдете в нашей статье.

Как оплатить проживание в командировке без документов? Узнайте тут.

Образец заполнения (пример)

Для наглядного представления того, как должна выглядеть служебная записка, можно ознакомиться с примером:

Скачать бланк служебной записки на командировку (образец 2019) можно здесь:

Примерный бланк служебной записки на командировку

Кто подписывает и согласовывает?

Подписывать служебную записку уполномочен руководитель предприятия или организации, в которой работает командированный сотрудник.

Перед подписанием документ должен пройти согласование в бухгалтерии организации.

Сроки сдачи

В пункте 7 Положения № 749 говорится о том, что служебная записка должна быть предоставлена сразу после возвращения из служебной поездки.

Каких-либо нормативных сроков не предусмотрено.

Таким образом, сотрудник организации обязан составить и предоставить заполненный документ как можно раньше.

Сопроводительные документы

Вместе со служебной запиской работник предприятия обязан предоставить следующие сопроводительные документы:

• путевой лист;
•  подтверждающие документы о понесенных расходах во время командировки на аренду жилого помещения, затрат на топливо и амортизацию;
• прочую документацию, прямо или косвенно свидетельствующую об издержках.

Если же работник не обладает такими документами, следует сдать служебную записку, в которой будет указано подтверждение от принимающей стороны о времени приезда и отъезда.

Содержание служебной записки о командировке: образцы заполнения разделов

Содержание служебки зависит от целей ее составления. При этом форма может быть единой (типовой шаблон). Законодательство это никак не регулирует. Компания вправе закрепить положения о составлении служебок в локальных нормативных актах, в приказе руководителя либо в положении о командировках.

Важно включить в служебку следующие реквизиты:

• ФИО директора фирмы в дательном падеже (в правом верхнем углу);
• ФИО руководителя подразделения и ФИО специалиста, составившего записку (ниже);
• Наименование документа (в центре бланка);
• Ниже - содержание документа (указывают дату отъезда и приезда, цель поездки, марку, модель машины, регистрационный номер и т. п.
• Перечень прилагаемых документов (внизу бланка)
• Дату составления и подпись работника с расшифровкой.

При составлении служебной записки об отмене командировки важно указать основания. Следует включить в документ причины ненаправления человека в поездку. Приведем примеры формулировок:

• «В связи с выполнением ремонтных работ арендатором своими силами, прошу отменить командировку инженера Васильева С.С. в г. Воронеж»;
• «По причине болезни директора компании прошу отменить командировку Петрову П.М.».

Кроме того, нужно дополнительно издать приказ.

При оформлении служебки о продлении командировки указывают причины задержки.

В случае болезни командированного работника к документу прикладывают копию больничного листа.

Подтверждение даты

Согласно изменениям в законодательстве, период, проведенный в командировке, а значит, и точные даты подтверждаются посредством проездных документов, при их утере — дубликатами.

Однако если работник отбыл в рабочую поездку на транспорте предприятия или личном, то период пребывания его в поездке подтверждается служебной запиской, которую он обязан составить и предоставить работодателю вместе с оправдательной документацией на использование транспорта сразу по возвращению.

Что необходимо прикладывать к записке

Строго определения в законодательстве по вопросу обязательного написания служебной записки о командировке в законодательстве нет.

Однако ее необходимо оформить в тех случаях, если поездка рассчитана на использование во время командировки личного, арендованного или служебного автотранспорта. При возвращении сотрудник должен указать срок своего пребывания в написанной им служебной записке.

Он ее представляет работодателю вместе с оправдательными документами о подтверждении использования транспорта:

• путевой лист;
• счет о проживании, расположении машины на автостоянке;
• квитанции об уплате ремонтных работ во время поездки;
• кассовые чеки и т. д.

Если командированный сотрудник по возвращении из поездки не имеет совсем расходных платежных чеков, подтверждающих его проезд и проживание в чужом городе, то ему нужно сдать служебную записку с указанием подтверждения от принимающей стороны о времени прибытия и выбытия. В приложении к ней ему необходимо приложить письмо или другие бумаги, в которых принимавшая сторона подтверждает о его присутствии в течении отведенного времени по месту командирования.

О правилах оформления служебных командировок на предприятиях смотрите в следующем видеоуроке:

Нюансы составления

В ходе формирования записки также нужно учитывать нюансы и обстоятельства, при которых она составляется.

Поездка ИП

Согласно законодательству РФ, предприниматели являются самозанятыми гражданами, а значит, и отправить себя в командировку они не могут, что избавляет их от положенного документального сопровождения поездки.

Однако, они вправе учитывать часть расходов при уплате налогов. Уменьшить налогооблагаемую базу допустимо за счет:

• расходов на гостиницу – аренда помещения;
• расходов на топливо – затраты на материалы.

Также важно подтвердить документально расходы и обосновать необходимость поездки для бизнеса, например, встреча с поставщиками или партнерами для решения глобальных вопросов.

Командировка директора

Согласно Положению Правительства РФ №749, директор предприятия является таким же наемным рабочим, как и прочие сотрудники, а значит, нужно всю командировку документально оформлять.

Однако Роструд имеет иное мнение, согласно которому директор не нуждается в составлении документов, так как он все равно их подпишет самостоятельно, а значит, продублирует.

Чтобы не возникали проблемы на случай проверки контролирующими органами, следует в локальные акты предприятия внести положения о нюансах поездки в командировку руководителя.

Поездка за границу

В случае поездки за границу формирование командировочного удостоверения не требуется, но составлять служебную записку необходимо.

Читайте так же: Положение о служебных командировках на 2018 год

В данном варианте возмещение командировочных расходов будет выполняться в валюте, а доказательством пребывания сотрудника на территории иностранного государства послужит отметка таможенных работников в паспорте о пересечение границы.

Применение служебного или личного авто

Для этого случая кроме прочих оправдательных бумаг следует приложить к служебной записке:

1. Путевой лист и бумаги, указывающие на проезд согласно маршрутной линии.
2. Талоны и прочие квитанции, указывающие на расходы, связанные с обслуживанием и заправкой авто.

Командировка в выходной день

Когда происходит командирование сотрудника, не имеет значение, в какой день выполнялось поручение руководителя, главное — количество затраченных на данное задание часов.

Так что на правила формирования документации не влияет используемый день недели.