Счет фактура кто выставляет

Электронный вид документа

Он имеет юридическую ценность наравне с бумажной версией, поскольку содержит все данные и должен быть подписан уполномоченным лицом и выставлен на протяжении пяти дней. Заполненный бланк служит основанием для вычета НДС.

В электронном виде документ сохраняется на протяжении четырех лет и регистрируется в журнале учета и книгах продаж и покупок. Его может передать только оператор электронного документооборота в том формате, который установлен налоговой службой. Более того, государственные органы имеют нормативную базу по обработке электронных документов.

Кто не обязан составлять счет-фактуру

Законодательно прописаны характеристики, которые ограничивают или полностью исключают необходимость в оформлении счет-фактуры.

Такой документ не должны оформлять:

1. Те, кто не платят налог на добавочную стоимость.
2. ИП, которые занимаются торговлей или предоставлением товаров, услуг в розницу.
3. Организации, деятельность которых связана с направлением общественного питания.
4. Предприятия, которые занимаются предоставлением товаров и услуг за безналичный расчет.
5. Некоторые индивидуальные особенные операции банков или организаций, которые законодательно освобождены от уплаты налогов.
6. Некоторые страховые компании.
7. Пенсионные фонды.

Общий порядок выставления счета-фактуры

НК РФ гласит: обязательства по выставлению счетов-фактур имеют организации, реализующие товар, оказывающие работы или услуги. Факт реализации товара сопровождается выпиской счета покупателю. Кроме того, продавец выставляет счет в случае, если получен аванс за услуги, которые еще не оказаны, или за товар, который еще не поставлен. Фирмы, ведущие деятельность в рамках агентских договоров или соглашений комиссии, также обязаны выписывать счета-фактуры. Таким образом, Вы должны выставить счет в случае, если Ваша организация подпадает под одну из категорий, а именно:

• Ваша организация уплачивает НДС. Если фирма реализует товары, часть из которых облагается НДС, а часть – нет, то в таком случае она также обязана выставлять счета. Вы должны выписать документ покупателю по факту отгрузки товара или в момент оказания услуг. В случае, когда работы не выполнены (товар не поставлен), счет-фактура выписывается по факту получения предоплаты от покупателя;
• Ваша компания является посредником. Если Вы заключили агентский (комиссионный) договор с организацией, использующей ОСНО, то у Вас возникают обязательства по выписке счетов-фактур.

Следует учитывать, что в определенных ситуациях выписывать счета Вы не должны, а именно:

• В случае, когда Вы реализуете товары, которые не облагаются НДС согласно законодательству. Это же условие действует для оказанных услуг и выполненных работ. Если часть товара подпадает по НДС, а часть – нет, то выставлять счета все же придется;
• Если Вы заключили договор с контрагентом, который не является плательщиком НДС. Так как покупатель не платит НДС, налоговый вычет он не оформляет, а значит счета-фактуры ему не нужны. Для того, чтобы не выписывать счета, необходимо предварительно заключить с покупателем соответствующее соглашение (договор о невыставлении счетов).;
• При условии, что Вы осуществляете операции в рамках договора с взаимозависимыми лицами и для целей налогообложения увеличиваете цену товара (работ) до рыночного уровня. При этом необходима корректировка налоговой базы НДС, но выписывать счет при этом не нужно.

Пример №1.

Аптека «Центральная» занимается реализацией медпрепаратов собственного производства. В марте 2016 Центр народной медицины «Целитель» закупил у аптеки «Центральной» партию лекарств.

Так как услуги аптек по изготовлению лекарственных средств являются операцией, освобожденной от НДС, аптека «Центральная» не выписала счет-фактуру «Целителю» на лекарства. Таким образом, у «Целителя» нет оснований по оформлению налогового вычета по данной закупке.

Покупатель или продавец должен это делать?

Счета-фактуры выставляются по любым операциям, облагаемым НДС, в соответствии с п.1-3 ст. 168 НК РФ для продавца, получившего аванс или оплату, и п.3 ст.169 НК РФ для получателя услуги и товара. В том же пункте ст.169 предусмотрена необязательность составления счета-фактуры, при условии освобождения сделки от налога по ст. 149 НК РФ, если покупатель освобожден от НДС или если цена сделки соответствует установленной среднерыночной.

В иных случаях, как покупатели, так и продавцы обязаны вести книги учета счетов-фактур согласно порядку, прописанному в п.8 ст.169.

Более детально об учете полученных и выставленных счетов-фактур читайте тут.

Также отдельной категорией в законе приведены в пример следующие операции:

• Сделки, не облагаемые налогом по ст.149, с пометкой «Без налога (НДС)».
• Безвозмездная передача в собственность товаров.
• Строительно-монтажные работы на собственных площадях.
• Получение товаров для собственных нужд предпринимателя от лица его организации.
• Получение финансов в оплату работ и услуг.

В приведенных случаях счета-фактуры выписываются в 1 экземпляре и сохраняются в книге продаж, согласно п.19 гл.21.

Подробнее о том, для чего нужен счет-фактура и продавцам, и покупателям, читайте тут.

Кто обязан выставлять счет-фактуру

Счет-фактура должна быть выставлена, в обязательном порядке, если поставщик или клиент являются:

1. Налогоплательщиками.
2. Деятельность организации ведется от имени собственника, который работает по НДС.
3. Являются участниками товарищества доверительного управления, концессии и т. д.
4. Импорт товара или через границу (выплата налогового платежа).

Все остальные прецеденты являются необязательными для оформления такого рода документов, но рекомендуемыми.

Подобные документы обязательны для оформления следующими юридическими лицами:

1. Все, кто подлежат уплате налогов.
2. Платят налоги по сумме аванса (частичного или полного).
3. Те, кто предоставляют товары и услуги, лицам, имеющим иностранное гражданство.
4. Арендаторы муниципальной собственности или покупатели государственного имущества.

Стоит отметить, что счет-фактура должна быть оформлена на всю предложенную продукцию, по результатам месяца, а позже по итогам квартала. Это, особенно относится к предприятиям, деятельность которых по отгрузке осуществляется ежемесячно или ежедневно.

Сроки выставления счет-фактуры

По общеустановленному регламенту, счет-фактура должна быть оформлена не позднее 5 дней с момента заключения сделки продажи.

Документы оформляются:

1. С даты получения аванса как полной стоимости, так и выплатой частями.
2. При передаче прав имущества или собственности.
3. С моменты выполнения отгрузки товара.

Все подобные обязательств прописаны в действующем законе, а именно четко указан: 5 календарных дней. В случае если пятый день является нерабочим или праздничным, день окончании действия условий, будет считаться следующий за ним, рабочий день. Для того чтобы исключить подобные неурядицы, можно оформлять такие документы непосредственно в день отгрузки.

Существуют некоторые факты, подтверждающие то, что документ может быть сформирован еще до того, как непосредственно будет предоставлен или получен товар.

К таким характеристикам можно отнести:

1. Документация организации поставщика не зависит от срока предоставления счета.
2. Исключена ответственность и штрафы за несоблюдение прописанных сроков (редкие случаи).

В каких случаях выставляются счета-фактуры

Необходимость в выставлении данного документа возникает в ситуациях:

• Компания осуществляет операции, по которым обязательно должен уплачиваться НДС. Данное правило относится даже к организациям, которые по закону имеют право на освобождение от уплаты этого налога.
• Фирмы, являющиеся посредниками и занимающиеся продажей товаров или предоставлением работ и услуг от собственного имени, для чего используется агентский контракт или договор комиссии. При этом важно, чтобы комитент или принципал использовал ОСНО в процессе работы.
• Предприятия, получившие аванс или частичную оплату от покупателей или заказчиков.

Важно! Отсутствие счетов-фактур при совершении операций, для которых требуются данные документы, является нарушением налогового законодательства, что может привести к определенным проблемам с налоговыми органами.

В какие сроки выставляется

Данный документ выставляется в течение 5 дней после совершения сделки. Важно! Если 5 день является выходным или праздником, то переносится последний срок предоставления документа на следующий день, являющийся рабочим.

В законодательстве отсутствует информация об ответственности, используемой в случае несоблюдения сроков, но такое отношение к заказчикам может стать причиной того, что они могут легко отказаться от сотрудничества, а также местные налоговые органы имеют право наложить штрафы на фирму.

Кто и в каких случаях выставляет счет-фактуру, расскажет это видео:

Кем выставляются счета-фактуры

Непременно поставщики выставляют данный документ при удовлетворении определенных условий:

• компания выступает налогоплательщиком, поэтому является официально зарегистрированной;
• фирма функционирует от имени собственника, применяющего в процессе ведения деятельности НДС;
• компания — это участник товарищества доверительного управления или иных аналогичных предприятий;
• фирма импортирует товары или перевозит их через границу России.

Также надо компаниям выставлять документы, если их деятельность сопровождается следующими особенностями:

• фирма уплачивает налоги по сумме частичного или полного аванса;
• продает товары или оказывает услуги иностранным гражданам;
• покупает имущество, принадлежащее государству;
• арендует собственность, находящуюся в собственности муниципальных властей.

Кто может не выставлять счет-фактуру

Существуют определенные параметры, при наличии которых может быть ограничено использование счетов-фактур или вовсе отсутствует необходимость в их создании. Поэтому не требуется оформлять этот документ фирмам:

• компании, не уплачивающие НДС;
• ИП, специализирующиеся на реализации розничных товаров или предоставлении услуг населению;
• компании, работающие в сфере общественного питания;
• фирмы, продающие товары или услуги исключительно при использовании безналичного расчета;
• банки или компании, предоставляющие некоторые специфические операции, по которым на основании определенных законов отсутствует необходимость в уплате налогов, поэтому не требуется составлять счета-фактуры;
• страховые компании, соответствующие некоторым требованиям;
• ПФ.

Таким образом, существует множество различных организаций и ИП, которым не требуется заниматься составлением счетов-фактур.

Основные случаи выставлении счет-фактуры

К основным вариантам, в которых, обязана быть оформлена счет-фактуры – это случаи:

1. Систематические отгрузки товара или предоставление услуг по предоставлению электричества, газооборота, нефтяной продукции;
2. Предложение услуг связи;
3. Деятельность направления общественного питания, которая происходит ежедневно, в многократных случаях.

Также, в таких случаях, документация оформляется не позднее 5 календарных дней, текущего месяца. Занесение в регистрационную книгу номера счета должно происходить исключительно в текущем месяце.

Все особенности договора обязаны быть прописаны в документах. В ситуациях, когда поставщик отгружает товар или предоставляет одному и тому же клиенту в течение месяца большое количество товаров, можно все оформить одним счетом.

На ком лежит ответственность за это на предприятии?

Счет-фактура выписывается продавцом и вносится покупателем в книгу покупок, причем важно внесение счетов в хронологическом порядке. До оплаты по сделке счет-фактура хранится покупателем в журнале учета без переноса в книгу покупок.

На организацию или предпринимателя ст. 161 возлагаются обязанности налогового агента в случаях:

1. Приобретения на территории РФ имущества или услуги от иностранного гражданина, освобожденного от уплаты налогов.
2. Аренды федерального или муниципального имущества субъектов РФ.

В таких случаях исполнитель обязанностей агента должен исчислить и удержать сумму НДС, затем передав ее в соответствующий бюджет РФ. По п.3 ст.171 НК РФ сумма налога, переданная агенту-налогоплательщику иностранным гражданином, подлежит возмещению в общем порядке.

Подробнее о том, как проводить счет фактуру, если она пришла с опозданием, читайте в этом материале.

Как правильно выставляются счета-фактуры

Представляться данный документ может разными способами:

• лично, а в этом случае он должен быть представлен в письменной форме;
• электронной отправкой, для чего используется электронная форма.

Важно! Заполнять документ надо только по специальной форме, закрепленной на законодательном уровне. Электронные версии допускается использовать только в случае, если обе стороны согласны на это. При этом у компаний должны иметься одинаковые технические возможности и обеспечение для передачи данных.

Когда используется счет-фактура?

Важно! Использование электронных форм документа может оговариваться сторонами в устной форме или может быть добавлено специальное условие в договор.

Если выбирается электронный вариант, то важно учитывать рекомендации при выборе особых операторов документооборота в электронном виде, а эти советы располагаются в сети на специализированных порталах.

Непременно выставляется документ в случаях:

• периодическая отгрузка товаров;
• регулярное оказание услуг, связанных с электрообеспечением, подведением газа или нефти;
• ежедневная работа компаний, осуществляющих деятельность в сфере общественного питания.
• оказание услуг связи.

Документ надо оформить в течение 5 дней после отгрузки товаров.

Что будет при нарушении сроков выставления счетов-фактур

Важно! На федеральном уровне полностью отсутствуют сведения в законах относительно ответственности для предпринимателей в случае, если ими будут нарушены сроки выставления. Однако операция по представлению данных документов считается обязательной, так как только в этом случае покупатель имеет возможность для вычета НДС.

Если же передаются счета позже назначенного срока, то это считается нарушением. За него может назначаться штраф налоговыми органами. Также допускается использование мер наказания =, если отсутствуют эти документы или нужные сведения не заносились книгу регистрации.

Важно! Размер штрафа обычно не меньше 10 тыс. руб., а если обнаруживается повторное нарушение, то наказание может быть представлено штрафом в 30 тыс. руб., так как такая документация считается важной для каждого предприятия.

Специфика заполнения счетов-фактур

Счет-фактура является документом, заполняемым поставщиком и содержащим реквизиты обеих сторон, а также информацию о совершенной сделке. При оформлении и заполнении счетов-фактур учитываются основные правила:

• присваивается каждому документу регистрационный номер;
• непременно ставится дата осуществления сделки;
• оформляется документ от имени продавца или компании, которая оказывает услуги;
• создается в двух экземплярах;
• дополнительно ведется журнал регистрации данных документов;
• все данные из этих документов отражаются в отчетах по НДС;
• именно от цифр, которые имеются в счетах-фактурах, зависит размер НДС, поэтому данные документы должны своевременно передаваться в налоговые органы.

Зачем нужен счет-фактура смотрите в этом видео:

Не используются счета-фактуры в случае, если предприниматель или организация работают по таким упрощенным системам, как ПСН, ЕНВД или УСН, так как там НДС заменяется одним налогом, а также сдается исключительно декларация по выбранному режиму.

Что представляет собой счет-фактура

Счет-фактура серьезный документ, который регламентирован обязательствами, прописанными действующим законодательством. В любой ситуации, при покупке или получении товара, услуги, клиент получает счет-фактуру, документ, подтверждающий сделку.

Задать вопрос юристу

• Требования к оформлению
• 1. Счет-фактура нужна, для того чтобы получить «минус» стоимости, по НДС
• 2. Общая стоимость
• 3. Ставка и сумма налогообложения
• Сроки выставления счет-фактуры
• Кто обязан выставлять счет-фактуру
• Кто не обязан составлять счет-фактуру
• Основные случаи выставлении счет-фактуры
• Нюансы порядка выставления счет-фактуры
• Ответственность за нарушение сроков выставления счет-фактуры

Когда бумага не составляется?

В п.4 ст.169 и п.7 ст.168 НК РФ предусмотрены случаи, когда счета-фактуры не составляются:

• на операции, связанные с оборотом ценных бумаг, за исключением оказания услуг брокера;
• банками, негосударственными ПФ и СК, при сделках с лицами, не облагаемыми налогом по ст. 149;
• на услуги, работы и товары от субъектов, освобожденных от уплаты налога (малые предприятия с упрощенной системой налога и предприятия, выплачивающие единый налог);
• при реализации товаров при наличном расчете в сферах розничной торговли, общественного питания и других способах оказания услуг населению с выпиской кассового чека;
• при реализации товаров населению без ККМ в случаях составления бланков строгой отчетности или первичных учетных документов, зарегистрированных в книге продаж.

Подробнее об оформлении счет-фактуры при получении аванса от покупателя за поставку товаров читайте тут, более детально о составлении счет-фактуры на аванс и о другой «первичке» читайте в этом материале.

Сроки предъявления

Срок на выставление фактуры составляет не более пяти дней, при этом должно произойти: произведение полной или частичной оплаты услуг или продукции, отгрузки ТРУ, в счет будущих поставок, и передаются имущественные права. Счет ведется со дня, который наступает после дня, в течение которого были оказаны услуги или совершены продажи.

Если в первичном документе изменилась стоимость, то заполняют корректировочную счет-фактуру на протяжении пяти дней с момента первого заполнения бланка. Покупатель соглашается на изменение цен, затем производятся финансовые операции.

Частные случаи выставления счета-фактуры

Помимо общей практики, когда продавец или посредник выставляет счет покупателю для получения налогового вычета, существуют частные случаи, о которых мы поговорим ниже.

Счета выписывает организация-экспортер

Если Вы сотрудничаете с иностранными компаниями и реализуете товары на экспорт, то выписка счетов-фактур для Вас является обязательной. Данное условие предусмотрено НК, а также описано Минфином в разъяснениях и письмах. При отгрузке экспортного товара Вы должны выписать счет не позднее 5 дней с даты, указанной в таможенной декларации. Если компания-нерезидент оплатила товар авансом, то счет должен быть Вами выдан контрагенту не позднее 5 дней с момент зачисления средств на расчетный счет.

Пример №2.

АО «Мебель Люкс» производит и реализует мебель для дома и офиса. В августе 2016 «Мебель Люкс» реализовало на экспорт 23 комплектов мебели «Фиеста». Покупатель мебели – сеть магазинов «Уют» (Казахстан). Цена сделки – руб., НДС 0 руб.

Так как реализация мебели осуществлялась согласно таможенной процедуре экспорта, товар облагается НДС по ставке 0%. Все документы, подтверждающие экспорт, «Мебель Люкс» предоставил полностью и в срок. Отгрузка была осуществлена . «Мебель Люкс» выписал счет . При оформлении счета бухгалтер «Мебель Люкс» в строке 6б указал ИНН компании «Уют» согласно классификатору предпринимателей и организаций Казахстана.

Продавец реализует товары физлицам

Допустим, Ваша организация реализует товары физлицам. Должны ли Вы выписывать счет-фактуру? Если Вы продаете товар населению, то есть речь идет о физических лицах, которые не являются предпринимателями, то выставлять счета-фактуры при отгрузке Вы не должны. Все объясняется тем, что физлицо не является плательщиком НДС, то есть оформлять налоговый вычет покупателю не нужно, а значит, не требуется и выписка счета.

В отдельных случаях оформить документы Вам все же придется. К примеру, если Вы продаете что-либо в розницу через сеть магазинов, то Вы обязаны выдать покупателю-физлицу товарный чек. Данный документ является подтверждением факта реализации и приемки товара покупателем, а также оплаты за него.

Следует принять во внимание следующее: Минфин дает разъяснения, что если по специфике своей деятельности Вы продаете товары (выполняете работы) физлицам, то Вы можете по собственной инициативе выписывать счета-фактуры и вносить их в книгу продаж. Но не стоит забывать, что выписка счетов не заменят оформление кассовых и товарных чеков, которые также придется выдавать покупателям.

Оформление счета-фактуры при обратной реализации

Возможна ситуация, когда реализованный товар был возвращен покупателем обратно продавцу. Данная операция также требует оформления счетом-фактурой, но документ в данном случае выписывает не только продавец, но и покупатель. Рассмотрим ситуацию поэтапно:

1. Продавец реализует товар, после отгрузки (или на момент получения аванса) оформляет счет-фактуру и выдает его покупателю.
2. Покупатель принимает товар согласно товарной накладной.
3. Покупатель принимает решение вернуть товар продавцу.
4. Покупатель возвращает товар поставщику, предварительно договорившись с ним о возврате. Продавец согласен принять товар обратно.
5. Покупатель оформляет счет-фактуру обратной реализации.

Как видим, Вы оформляете счет-фактуру только в том случае, если Вы возвращаете товар по согласию продавца и по предварительной договоренности с ним. Важным условием обратной реализации является тот факт, что товар был принят Вами полностью и без претензий, следовательно, причиной возврата является не качественные или количественные характеристики (их несоответствие), брак и т.п. Первоначально оформляя счет-фактуру, продавец дает Вам право на вычет НДС, но при выписке счета при обратной реализации, Вы это право теряете.

Пример №3.

АО «Серп» отгрузил ООО «Огородник» партию мелкой сельхозтехники для последующей перепродажи через сеть магазинов. Товар был принят и оплачен согласно счета-фактуры. 2016 «Огородник» вернул всю партию инвентаря ООО «Серп», так как ни одна единица товара не была продана. О возврате товара была заключена предварительная договоренность. Возвращая товар, «Огородник» выписал ООО «Серп» счет-фактуру обратной реализации.

Выставление счета-фактуры цессионарием

Рассмотрим еще один сложный случай, которые возникает при приобретении права требования долга по договору цессии. Представим, что Ваша организация заключила договор цессии по покупке права требования долга, при этом сумма сделки меньше размера задолженности. В данном случае Вам нужно выписать счета на разницу долга и стоимости сделки, начислить НДС от этой суммы и перечислить налог в бюджет. Счет Вы можете выписать в единственном экземпляре.

Пример №4.

В январе 2015 ООО «Автолюбитель» закупил у ООО «Скорость» партию автозапчастей. Запчасти были отгружен «Автолюбителю», но компания не оплатила товар в установленный срок. «Скорость» приняло решение продать право требования долга с «Автолюбителя» на основании договора цессии.

В феврале 2016 между АО «Гарант» и ООО «Скорость» заключен договор цессии. Согласно соглашению, «Гарант» приобретает у «Скорости» право требования долга с ООО «Автолюбитель». Данные о суммах сделок смотрите в таблице ниже.

Разница между долгом «Автолюбителя» и ценой его покупки составляет руб. ( руб. – руб.). На эту сумму «Гарант» выписал счет-фактуру ( руб.), начислил НДС ( руб.) и уплатил налог в бюджет. «Гарант» выписал счет в одном экземпляре и зарегистрировал его в книге продаж.