Штатное расписание на какой срок составляется

Какой срок действия штатного расписания и существуют ли нормы его составления, расскажет статья. А также особенности утверждения и период хранения. Условия, когда необходимо продление. Для чего нужен этот документ, обязателен ли он?Штатное расписание необходимо для того, чтобы можно было обосновать ситуации увольнения работников по причине

На какой период составляется штатное расписание предприятия?

Выходит, что менять оклады, название должностей, их количество можно сколько угодно раз. Законом частота изменения или срок действия этого внутреннего документа предприятия не регулируются, необходимость замены действующего штатного расписания диктуется изменениями в финансовом положении, реорганизационными мероприятиями, сокращением штатов и пр. Нужно ли менять, если изменений не было? Если ничего не менялось – должностные оклады те же, наименования профессий и должностей прежние, то новый свод по персоналу составлять и утверждать не требуется.

В ст. 12 ТК РФ сказано, что локальные документы по предприятию недопустимо менять «задним числом», поэтому при необходимости ввести новую раскладку по персоналу следует все сделать по порядку: сначала узаконить этот локальный документ, а потом уже на законном основании платить измененную зарплату сотрудникам.

Сколько и где хранится штатное расписание

На основании постановления Росархива, ШР, после окончания действия, должно храниться на предприятии в течение 3 лет. А срок хранения штатных расстановок составляет 75 лет.

Штатная расстановка – необязательный для каждого предприятия документ, который создается на основе штатного расписания. Он является мобильной версией ШР и включает более подробную информацию о сотрудниках компании (указывается ФИО рабочих, группа инвалидности и т.д.).

Штатное расписание утверждается каждый год или нет?

Этот документ составляют по мере необходимости, когда возникает в этом потребность – например, руководство в связи с сокращением объемов работ решило сократить штаты или численность, или вопрос касается изменения должностных окладов, и т.п. Как часто нужно менять? Дата на своде персонала предприятия является важнейшим показателем, свидетельствующим о сроке ее действия именно в первозданном виде. Каждый новый вариант штатного расписания утверждается руководителем на определенный период, обычно составляющий 1 год. При необходимости срочных кадровых перестановок, сокращения и пр. в любой момент может быть утвержден новый вариант, датированный днем его утверждения. Срок, когда оно меняется, может составлять любой очередной период длиной в календарный год или на время, оставшееся до 1 января следующего года – например, на 9 месяцев или на полгода.

За сколько дней утверждают штатное расписание

Например, 2,5 может означать, что 2 сотрудника будет работать на полную ставку, и один на полставки; 5 графа. Величина оклада, тарифной ставки или бонусов. Указывается в рублях по каждой должности. Если, например, работает 2 бухгалтера, но руководитель платит им разную зарплату, то в штатном расписании указывается единый оклад, а в графе надбавки прописываются доплаты. То есть оклад работников на одной должности должен быть одинаковым; 6, 7, 8 графа. Надбавки за особые условия труда. Их может и не быть, тогда в графах ставятся прочерки. Но если работник трудится в ночное время, праздничные дни, убирает сан. узлы и т.д., тогда по закону ему необходимо выплатить определенную компенсацию; 9 графа. Всего за месяц. Суммируются данные по графам 5,6,7,8, после чего умножается на кол-во штатных единиц по каждой должности; 10 графа. Примечание.

В графах 6-8 указываются стимулирующие и компенсационные выплаты, установленные законом или по инициативе работодателя. В графе Всего указывается общая сумма граф 5-8 (оклад и надбавки), умноженная на количество штатных единиц. Примечание заполняется, если информация в графах формы неоднозначна и требует пояснения.

Важно Подписи под проектом штатного расписания ставят руководитель и главный бухгалтер. Не забудьте проставить номер документа в соответствующей графе формы. Проект штатного расписания готов, что дальше? Штатное расписание утверждается соответствующим приказом по основной деятельности.
В тексте приказа указывается факт утверждения штатного расписания, общее количество штатных единиц и срок введения документа в действие. Приказ подписывается руководителем компании или другим уполномоченным лицом, а затем — регистрируется в Журнале регистрации приказов по основной деятельности.

Способы нумерации

Нумерация может быть установлена двумя способами:

1. Сквозная. В данном случае в новом году проставляется номер, следующий за номером в прошлом аналогичном периоде.
2. Ежегодная. При такой нумерации, документу будет присвоен номер «1» в начале года.

И все-таки, нумерация утверждается каждый год или нет? В решении вопроса, какой способ выбрать, у работодателя имеется абсолютная свобода. Он исходит из удобства, от объема изменений в расписании, от масштаба предприятия и т.д.

Несмотря на то, что штатка является достаточно стандартным документом, часто оно составляется и утверждается с большими ошибками. Это как минимум влечет возникновение дополнительных вопросов при проверке налоговыми и трудовыми службами, и как максимум наложение штрафов на работодателя.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Как часто и когда утверждается штатное расписание

Штатное расписание не является статичным документом, введенным в действие один раз. По мере необходимости в него вносят изменения или разрабатывают новое расписание. В крупных компаниях, где изменения структуры персонала происходит периодически, расписание разрабатывают и утверждают ежегодно.

Срок действия, как правило, указывают в титульной части, например, один год или пять лет.

При необходимости заменить штатное расписание можно и до окончания его срока действия.

Например, в оптовой торговой компании утверждено штатное расписание сроком на два года, но через год появилась возможность расшириться и занять в своем регионе нишу на рынке розничных услуг. Такой шаг предполагает создание отдельного подразделения, занимающегося рознице и наем персонала в торговую точку.

При этом существенно изменится структура персонала, добавится значительное количество новых сотрудников. Штатное расписание необходимо менять на новое.

Вместе с тем, если в течение действия расписания возникает необходимость незначительных изменений, например, увеличить численность сотрудников одного из отделов на пару человек или изменить базовый (должностной) оклад одному из специалистов, то издавать и утверждать новый документ не нужно.

В такой ситуации достаточно распоряжения руководителя о внесении изменения в действующее штатное расписание.

Для чего нужен этот документ, обязателен ли он?

Штатное расписание необходимо для того, чтобы можно было обосновать ситуации увольнения работников по причине сокращения штата в случае их обращения в судебную инстанцию. Также оно может служить в качестве обоснования отказа при приеме на работу (по причине отсутствия той или иной должности). Поэтому грамотное составление данного документа является основой для законного отстаивания интересов фирмы.

Кроме того, зачастую проверяющие компании (в частности, трудовая инспекция) требуют его наличие при проверках. Отсутствие документа попадает под нарушение закона РФ об охране труда. Соответственно, по КоАП РФ (статья ) организации, не предоставившей расписание, грозит штраф в пределах от 30 до 50 тысяч рублей. К тому же будет оштрафовано должностное лицо (сумма варьируется от 1 до 5 тысяч рублей).

Таким образом, наличие данной бумаги не является обязательным с точки зрения законодательства РФ, и в теории решение налоговой или трудовой инспекции о взимании штрафа можно оспорить в судебной инстанции. Однако на практике документ следует вести любой компании для предотвращения возможных конфликтных ситуаций. При этом важно понимать, что для бюджетных организаций его наличие закреплено законодательно.

На какой период утверждается?

В РФ не имеется такого закона, который бы контролировал количество штатных расписаний организации и конкретные сроки или периоды его изменения. Поэтому регулирование этого вопроса отводится работодателю. Если в течение года в документ вносились определенные изменения или дополнения, то со следующего года утверждается новое расписание для удобства его использования в работе.

Справка. Утверждение штатного расписания выносится с помощью специального приказа или распоряжения. На документе должна стоять подпись руководителя или лица, его заменяющего.

В приказе указывается день составления, утверждения и вступления документа в законную силу. Не обязательно, чтобы даты совпадали или отличались друг от друга. Все эти числа выставляются на усмотрение руководящего звена. Но дата вступления в силу не должна превышать дату рассмотрения или утверждения документа.

Есть ли обязательная форма штатного расписания

Для составления ШР, чаще всего используют унифицированную форму Т-3. Она представляет собой бланк – таблицу, в которую необходимо вносить данные.

Большинство организаций берут форму Т-3 за основу и «подгоняют» под свое предприятие. Это разрешено, т. е. унифицированная форма этого документа не является обязательной.

В случаях, если предприятие имеет государственную форму управления, тогда штатное расписание оформляется по всем правилам.

Какой срок действия штатного расписания

Ни в одном официальном документе не указан точный срок действия ШР. Руководитель сам вправе указывать срок, на которой составляется этот документ. Чаще всего его переделывают каждый год, а в действие вводят с 1 января. При составлении ШР, указывается дата его действия. Но если не указать дату, тогда документ считается бессрочным и его не нужно переделывать.

Что такое штатное расписание и как заполнить приказ

Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация. Указывается без сокращений в составе структурного подразделения, начиная от руководителя, заканчивая техническим исполнителем. Внимание: у рабочих – профессии, у служащих – должности (абз.

7 ст. 144 ТК РФ). Количество штатных единиц указывается по каждой должности или профессии. Если предусматривается работа по совместительству – указывается в соответствующих долях (например, 0,5; 2,75 и т.д.). Тарифная ставка, оклад указывается в размере месячной заработной платы в зависимости от системы оплаты труда (тариф, оклад, процент от прибыли, коэффициент трудового участия и проч.) Размер оклада необходимо указывать в рублях или в процентах, коэффициентах и проч. От практики указывать зарплаты в долларах лучше отказаться.
Узаконивание расписания по кадрам – не только разработка и утверждение нового варианта документа, с измененными окладами, а еще и издание приказа по предприятию о введении в действие очередного штатного расписания с определенной даты, иначе не будет ясности, на каком основании начисляется заработок по новым должностным окладам. Скачать приказ о введении нового штатного расписания Вопрос не только в величине окладов, еще имеет значение изменение наименования самих единиц персонала, которые не могут быть придуманы и произвольно сформулированы, а их точное наименование подбирают по единому квалификационному справочнику (ЕКС). При введении новых должностей или замены ранее включенных в штат иными также необходимо обновление это важного внутреннего документа.

Штатное расписание – обязательный документ

На каждом предприятии существует большое количество документации. Есть документы, которые ведутся в обязательном порядке, а есть те, которые создаются по необходимости. На вопрос «Является ли ШР обязательным документом?» нельзя дать однозначный ответ.

Все из-за того, что трудовой кодекс не предполагает обязательного наличия на предприятии ШР. Но если рассматривать этот вопрос, основываясь на требованиях Роскомстата, то получается, что данный документ необходим, т.к. он является первичной документацией для учета выплат по заработной плате.

На самом деле, наличие данного документа облегчает жизнь не только проверяющим, но и руководителям, отделу кадров и бухгалтерии.

Изменение штатного расписания

Иногда в действующее ШР приходится вносить изменения. Делается это в нескольких случаях:

1. Если происходит реорганизация фирмы;
2. Если необходимо оптимизировать и улучшить трудовую деятельность аппарата управления;
3. Если внесенные в законодательство изменения требуют внесения обязательных поправок в ШР;
4. В случае изменения штатных единиц;
5. Изменения должности в штатном расписании;
6. Изменения оклада в штатном расписании.

Если изменения незначительны и не требуют создания нового ШР, тогда руководитель издает приказ о внесении изменений в штатное расписание. После чего ответственный работник вносит поправки в действующий документ.

При внесении изменений в штатное расписание, руководство не обязано письменно уведомлять об этом работников.

Второй способ внести поправки – это создать новое ШР.

Например, если незначительно меняется формулировка названия должности, работник должен быть об этом письменно уведомлен. Только после этого вносятся изменения в его трудовую книжку.

Если изменения касаются величины окладов, в таком случае сотрудника уведомляют в письменной форме за 2 месяца. Эти поправки параллельно вносят и в трудовой договор.

Кто составляет

Перед тем как приступить к созданию документа, руководитель издает приказ об изменении штатного расписания, где назначает сотрудника, который будет его составлять.

Это может быть абсолютно любой работник организации. Но чаще всего такую работу поручают сотрудникам отдела кадров, бухгалтерии или инженеру по нормированию труда.

Штатное расписание в вопросах и ответах

Есть документы, которые ведутся в обязательном порядке, а есть те, которые создаются по необходимости. На вопрос «Является ли ШР обязательным документом?» нельзя дать однозначный ответ. Все из-за того, что трудовой кодекс не предполагает обязательного наличия на предприятии ШР.
Инфо Но если рассматривать этот вопрос, основываясь на требованиях Роскомстата, то получается, что данный документ необходим, т.к. он является первичной документацией для учета выплат по заработной плате. Хотя в законодательстве нигде не прописаны четкие нормы, но большинство организаций ведет данный вид документации. Ведь основная часть государственных проверок начинается именно с изучения ШР.
На самом деле, наличие данного документа облегчает жизнь не только проверяющим, но и руководителям, отделу кадров и бухгалтерии.

Структура штатного расписания организации

ШР состоит из «шапки», таблицы и данных людей, которые подписали этот документ.

Первая часть документов содержит следующую информацию:

• Наименование организации, согласно учредительным документам;
• Код ОКПО;
• Дата начала действия ШР, его номер и срок действия. Нумерацию можно присваивать произвольную.
• Дата и номер приказа об утверждении штатного расписания;
• Общий штат сотрудников.

Вторая часть – это совокупность данных по всем должностям. Ее мы рассмотрим чуть позже.

Срок хранения и периодичность составления

В законодательстве РФ нет норм, которые регулировали бы периодичность составления штатного расписания. Если в компании высокий уровень текучки кадров, целесообразно составлять его один раз в месяц. Однако чаще всего составляют его раз в 6 или 12 месяцев, при необходимости лишь внося изменения. Это обусловливается тем, что такое расписание является так называемым плановым документом.

Также существует возможность составлять форму Т-3 на несколько лет – но это можно делать только тем фирмам, которые не планируют корректировать штат, вводить новые должности или убирать некоторые из существующих.

Что касается срока хранения, на данный момент документ должен храниться в компании в течение 3-х лет. При этом данный срок исчисляется со следующего года после того, в котором расписание утратило свою силу. Штатные расстановки (которые могут служить как облегченная альтернатива рассматриваемой бумаги) должны храниться в течение 75 лет.

>Как происходит нумерация штатного расписания – каждый год новая или нет? Когда утверждается и на какой период?

Кто занимается составлением?

На данный момент законодательством четко не определено, кто должен заниматься разработкой документа.

В компаниях с разветвленной организационной структурой обязанность составления может лежать на сотрудниках следующих отделов:

• кадровая служба;
• бухгалтерия;
• юридический отдел (наименее распространенная ситуация).

В небольших фирмах этим может заниматься руководитель или любое другое уполномоченное им лицо. В этом случае изготавливается приказ на имя конкретного сотрудника, который будет заниматься работой с этим документом. Еще одним вариантом определения ответственного является указание на этот факт в должностной инструкции или трудовом договоре.

Чтобы упростить процедуру составления, необходимо прописать ее нюансы в инструкции по делопроизводству:

• сроки и основные правила разработки/внесения изменений;
• форма приказа об утверждении расписания и изменений;
• ответственные лица за формирование документа и подписание приказов;
• сотрудники, с которыми нужно согласовать проект расписания или его изменений;
• состав нормативных актов, которые регулируют все вопросы, связанные с ним.

Штатное расписание: когда составляется и утверждается

При создании любой фирмы или предприятия первоначально собственник или руководитель разрабатывает предполагаемую структуру штата. После того, как станут известны примерные объемы выполняемых каждой единицей наемного персонала работ, можно приступать к составлению штатного расписания.

Этот документ разрабатывается в табличной форме и включает в себя сведения о:

• структурных подразделениях;
• количестве однотипных должностей;
• оплате труда, в том числе различных надбавках.

В штатное расписание включают не только те должности, которые уже заняты наемными работниками, но и предполагаемые вакансии.

Например, при создании фирмы уже известно кто будет выполнять обязанности главного бухгалтера, директора и маркетолога. Но для нормального функционирования компании необходимо в короткие сроки нанять несколько менеджеров, секретаря и администратора. В составляемое штатное расписание необходимо включить все эти должности, а в примечании указать какие из них являются вакантными и примерную дату найма специалиста.

Единого образца документа нет, но за основу можно взять форму Т-З, которую разработало статистическое ведомство. В нее можно включать дополнительные графы и разделы, необходимые для полноценного описания штата фирмы и нюансов формирования фонда оплаты труда.

Разработку и заполнение расписания может выполнить любой сотрудник, которому поручается кадровая работа в компании.

Составить документ могут:

• кадровая служба;
• бухгалтерия;
• специалист по работе с персоналом;
• юрист;
• руководитель фирмы.

Перед тем, как утвердить штатное расписание, его проверяют и подписывают руководители кадрового и бухгалтерского подразделений. Если у них не возникает замечаний и документ соответствует действительности, то необходимо подготовить приказ для утверждения штатного расписания.

Что такое «Штатное расписание»

Каждый из вас хоть раз в жизни бывал в отделе кадров какого-нибудь предприятия. Вы наверняка видели бесчисленное количество папок и личных дел сотрудников. Наверняка многим было интересно, как работники этого отдела собирают и запоминают информацию обо всех должностях, сотрудниках и т.д.

А все довольно просто. У них есть такой документ, как штатное расписание.

Штатное расписание (ШР) – это нормативный документ, в котором указывается информация обо всех должностях предприятия, количестве штатных сотрудников, размере их тарифных ставок и величина надбавок.

Другими словами, это документ, который содержит обобщенные сведения о количестве работников предприятия и имеющихся должностях. Помимо этого, в штатном расписании указывается размер заработной платы для каждой должности с учетом всех полагающихся надбавок.
Очень часто этот документ помогает руководителям предприятия в ходе судебных разбирательств. Например, из-за вынужденного сокращения штата сотрудников, был уволен рабочий и он подал на бывших руководителей в суд. В этом случае ШР является прямым доказательством правомерности действий ответчика.

Ввиду важности этого документа, все страницы нумеруются, шнуруются и скрепляются печатью.

• Скачать Образец приказа об утверждении штатного расписания

• Скачать Штатное расписание форма N Т-3

Структура и порядок заполнения

В первую очередь унифицированная форма должна содержать ряд реквизитов (они обязательны для каждого бухгалтерского документа):

• наименование и номер документа;
• дата его составления;
• наименование компании;
• подтверждение факта осуществления деятельности и выражение величины натурального или денежного измерения;
• наименование и подпись лица, ответственного за правильность составления.

Далее указывается тот приказ, которым утверждается вступление штатного расписания в силу, срок действия данного документа и размер штата. Далее приводится информация в табличном виде.

В таблице необходимо указать следующие сведения (слева направо):

• структурное подразделение;
• код подразделения;
• должность, разряд, класс квалификации (например, инженер 1 категории);
• количество штатных единиц;
• оклад (указывается в рублях, единицы измерения стоят только в шапке таблицы – например, 20 000,00);
• надбавки (в руб.) – например, за ученую степень. Под них отведено 3 графы;
• всего, руб. – в этой графе указывается общая сумма заработной платы;
• примечание.

Здесь вы можете бесплатно скачать бланк формы Т-3 в формате Excel и образец ее заполнения

После заполнения всех граф в таблице необходимо заполнить строку «Итого». В ней необходимо просуммировать все значения по столбцам (суммы окладов, сколько будет штатных единиц и т. п.). После этого ставятся необходимые подписи и печать.

Процесс формирования и заполнения в программе 1С вы можете посмотреть на следующем видео:

Как составить штатное расписание

Надеемся, что при заполнении «шапки» ни у кого вопросов не возникло, поэтому переходим к заполнению самой таблицы.

1 графа. Наименование структурного подразделения. Перечислять их нужно в порядке подчиненности. Например, администрация, секретариат, финансовый отдел, бухгалтерия и т.д.;

2 графа. Код подразделения. Нумеруем подразделения сверху вниз (01,02,03 и т.д.);

3 графа. Должность. Данные необходимо вносить в именительном падеже без сокращений, в единственном числе, руководствуясь квалификационно-тарифных справочникам;

4 графа. Кол-во штатных единиц. В данной графе указывается, сколько людей одной должности необходимо предприятию. Эта величина может быть как целой, так и дробной. Например, 2,5 может означать, что 2 сотрудника будет работать на полную ставку, и один на полставки;

5 графа. Величина оклада, тарифной ставки или бонусов. Указывается в рублях по каждой должности. Если, например, работает 2 бухгалтера, но руководитель платит им разную зарплату, то в штатном расписании указывается единый оклад, а в графе надбавки прописываются доплаты. То есть оклад работников на одной должности должен быть одинаковым;

6, 7, 8 графа. Надбавки за особые условия труда. Их может и не быть, тогда в графах ставятся прочерки. Но если работник трудится в ночное время, праздничные дни, убирает сан. узлы и т.д., тогда по закону ему необходимо выплатить определенную компенсацию;

9 графа. Всего за месяц. Суммируются данные по графам 5,6,7,8, после чего умножается на кол-во штатных единиц по каждой должности;

10 графа. Примечание. Может указываться локально-нормативный акт, на основании которого осуществляется оплата труда;

После внесения данных, необходимо подбить итог по 4 и 9 колонке. Таким образом, мы узнаем количество штатных единиц в штатном расписании и месячный фонд оплаты труда.

Когда утверждают штатное расписание на следующий год

В принципе утвердить новое штатное расписание на календарный или учебный год можно и за пару дней до его начала. Иногда этот документ составляется и принимается заранее, например, в ноябре или начале декабря. При этом следует учитывать ряд нюансов.

Во-первых, размер базовых (должностных) окладов. Если по некоторым категориям работников эта часть заработка привязана к МРОТ, то необходимо дождаться официального документа, регламентирующего минимальную зарплату в регионе. Аналогична ситуация с индексацией окладов по уровню инфляции.

Во-вторых, предполагаемые изменения законодательства, регламентирующего условия труда, названия должностей и другие изменения в трудовой сфере. Чтобы не переделывать штатное расписание в последний момент, нужно также составлять его на новый календарный год с учетом нововведений от законодателей.

В-третьих, документ составляют только после того, как утвердят планы по финансовым и производственным показателям на следующий год. Например, в учебном заведении нет смысла составлять штатное расписание на учебный год в мае, если документы на обучение принимаются до конца июля. Ведь точную нагрузку на педагогический состав и количество преподавателей по каждому предмету можно подсчитать только по окончании приема заявлений от будущих студентов или учащихся.

Штатное расписание составляют и утверждают впервые при создании компании. Периодичность его изменения можно установить во внутренних документах, регламентирующих управление персоналом. По мере необходимости вносятся изменения либо создается новое расписание. В процедуре утверждения этого документа обязательно необходимо издание соответствующего распоряжения или приказа руководителя (одного из его заместителей).

Штатное расписание

Штатное расписание помогает обосновать увольнение сотрудников по сокращению штата при рассмотрении дела в суде. Без штатного расписания работодателю сложно доказать, что увольнение оправдано. Также невозможно будет доказать, что на момент увольнения в организации не было вакансий, которые можно предложить сокращаемым работникам (работодатель обязан при сокращении предложить другие рабочие места по ст.

179 ТК РФ). Кто и как должен составлять и вести штатное расписание? Вообще говоря составление штатного расписания – святая обязанность экономиста по труду из отдела организации и оплаты труда (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, постановление Минтруда России № 37 от 21 августа 1998 года). Однако по факту штатное расписание готовят бухгалтеры, кадровики и юристы.

Штатное расписание – порядок оформления

Необходимость ведения штатного расписания прямо не установлена, но обусловлена положениями ТК РФ. Например, в ст.ст. 15, 57 ТК РФ говорится о том, что работа по определенной должности в организации должна определяться штатным расписанием и в соответствии с формулировками штатного расписания отражаться в трудовом договоре. В п. 2 Постановления Госкомстата России № 1 от г., которым утверждена форма штатного расписания, сказано, что утвержденные формы распространяются на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации. Поэтому, штатное расписание должно быть в каждой организации.

Штатное расписание необходимо и для систематизации структуры, штатного состава и штатной численности организации. Оно предусматривает перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц как действующих, так и вакантных. Лица, работающие в организации по гражданско – правовым договорам в штатное расписание не вносятся.

Единственным нормативно установленным требованием к штатному расписанию является его ведение как указано выше по унифицированной форме № Т-3, утвержденной Постановлением Госкомстата России № 1 от г. Следовательно, содержание штатного расписания определяется его унифицированной формой.

НАРУШЕНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ ТРУДА

Функции штатного расписания

Как и любой документ, ШР выполняет ряд функций. Основными, из которых, являются:

• Возможность организации рабочего времени персонала;
• Начисление ежемесячной заработной платы сотрудникам;
• Официальное оформление вновь принятых сотрудников;
• Оставление правил внутреннего распорядка дня;
• Перевод оформленных работников с одной должности на другую и т.д.

Как внести изменение?

На 2019 год существует 2 основных способа внесения изменений в штатное расписание:

1. Так, можно изменить непосредственно этот документ посредством создания нового, который будет иметь следующие регистрационный номер. При этом новый вариант должен утверждаться приказом по основной деятельности.
2. Однако, чаще всего вносимые изменения достаточно незначительны. В данном случае достаточно оформить изменения соответствующим приказом. Приказ может быть назван следующим образом: «Об изменении штатного расписания» или «О внесении изменений в штатное расписание».

При этом для этой процедуры необходимо иметь обоснование. Таковыми могут служить следующие причины:

• необходимость проведения оптимизации административной деятельности;
• совершенствование организационной структуры компании;
• проведение реорганизации;
• устранение дублирования функций и формирование центров ответственности;
• изменения в законодательстве РФ;
• необходимость организации мероприятий по совершенствованию деятельности того или иного отдела в компании;
• сокращение основной деятельности, ее расширение или диверсификация.

Если переименовывается должность сотрудника, перед внесением изменений нужно получить его письменное согласие.

Нужно ли каждый раз утверждать заново, если не менялось 12 месяцев?

Если в течение календарного года не вносились изменения, то штатное расписание переутверждать не нужно, за исключением случаев, когда срок ее действия был установлен на 1 год.

Нужно ли составлять новый документ?

Нет, не нужно. Штатное расписание – это нормативный локальный акт, который действует в течение времени, указанном в нем. Если не было необходимости менять структуру организации, численность работников, величину оплаты труда, то и в составлении нового документа нет необходимости.

Можно ли менять в течение периода?

Если в течение 12 месяцев произошли какие-либо кадровые перестановки, то вам обязательно необходимо зафиксировать это в штатке. Менять не то что можно, а нужно. Изменения вносятся посредствам издания нового приказа, так как и основной документ был утвержден им.

Приказ подписывается руководителем предприятия. В нем необходимо указать причину изменений.

Важно правильно внести изменения в трудовые договоры и книжки:

1. В новый приказ вносятся новые должности и новый размер окладов.
2. Также необходимо указать общее количество работников и срок вступления в силу приказа.
3. Не забывайте про двухмесячный срок, установленный пунктом 2 статьи 74 ТК РФ. Его нужно выдержать обязательно, так как спешка приведет к нарушению трудовых прав и судебным разбирательствам.
4. Подчиненных нужно ознакомить с предстоящими изменениями под роспись.

В трудовом законодательстве есть много нюансов относительно изменения договорных условий. Так, например, статья 74 ТК РФ устанавливает случаи, при которых можно уменьшить заработную плату:

• это модификация условий труда (организационных или технологических);
• уменьшение уровня производительности;
• реорганизация;
• модернизация предприятия.