Сколько должен храниться график отпусков

Срок хранения графика отпусков в организации — важный временной показатель, от учета которого зависит эффективность делопроизводства и надлежащая организация трудовой деятельности. График отпусков сотрудников подлежит хранению на предприятии по истечении срока его действия в течение одного календарного года. Порядок уничтожения.

Организация работы с кадровыми документами на предприятии: нюансы

Прежде всего, стоит отметить, что законодательных регламентов, устанавливающих порядок организации оборота рассматриваемых документов, пока что не принято. Каждая организация самостоятельно или, возможно, с учетом рекомендаций вышестоящих ведомств определяет работу с соответствующими источниками. В целях оптимизации работы с кадровыми документами, в частности с теми, что имеют отношение к оформлению отпусков работников, могут использоваться различные унифицированные формы.

Табель учета рабочего времени

Первый документ, о котором мы сегодня поговорим, – это табель учета рабочего времени. О том, что такой документ должна иметь любая организация, сказано в статье 91 Трудового кодекса. где закреплена общая обязанность работодателя по ведению учета рабочего времени.

Формы для такого учета – Т-12 и Т-13 – утверждены постановлением Госкомстата России от № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – постановление № 1). Обратите внимание, что вести надо только одну (любую) из них. Отличаются они тем, что в форме Т-12 имеются графы для расчета заработной платы, а Т-13 – исключительно кадровая форма, в которой учитываются только явка сотрудников и отработанное ими время.

Хранить табели учета рабочего времени нужно в течение пяти лет после окончания года, за который они заполнялись (приказ Минкультуры России от № 558 *; далее – приказ № 558). Обратите внимание: на предприятиях с вредными, опасными или тяжелыми условиями труда срок хранения табелей составляет 75 лет, так как содержащиеся в них данные могут быть необходимы для исчисления стажа и пенсий.

Как делается дополнение к графику

График отпусков можно дополнять сведениями о новых сотрудниках, которым в соответствии с законодательством положены оплачиваемые дни отдыха. Сведения можно добавить либо приказом (если график был утвержден приказом), написав фразу "включить в график отпусков на 2017 год ФИО, подразделение, должность, планируемые даты", либо утверждением отдельной формы Т-7, в которой будут указаны сведения о новом сотруднике, и которая будет иметь в своем наименовании фразу, что данный документ является дополнением к уже утвержденному.

Личная карточка работника

Еще один документ, косвенно связанный с трудовыми книжками, – личная карточка. О необходимости ведения личных карточек работников говорится, в частности, в пунктах 12 и 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Форма личной карточки утверждена постановлением Госкомстата № 1 (форма Т-2 ). Заполняется она на каждого сотрудника и хранится в организации в течение 75 лет.

На этом перечень обязательных для любой компании кадровых документов заканчивается. Однако трудовое законодательство упоминает еще и другие документы, которые должны появляться в компании в тех или иных случаях. О них мы детально поговорим в следующий раз.

*«Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Источник: БухОнлайн.ру Автор: Алексей Крайнев, налоговый юрист портала «Бухгалтерия Онлайн»

Какой срок хранения имеет график отпусков, утвержденный приказом

Какой срок хранения имеет график отпусков, утвержденный приказом

П. 19 вышеуказанного Перечня определяет, каков срок хранения графика отпусков, являющегося приложением к приказу. Так, по общему правилу приказы, касающиеся личного состава, и приложения к ним подлежат хранению в течение 75 лет. Документы о дисциплинарных наказаниях, ежегодных оплачиваемых днях отдыха, учебных отпусках и др. хранятся в организациях на протяжении 5 лет.

ВАЖНО! За несоблюдение порядка хранения документов лицо может быть привлечено к административной ответственности по ст. Кодекса об административных правонарушениях РФ. Так, за уничтожение ГО раньше положенного срока должностное лицо организации будет обязано уплатить штраф в размере от 300 до 500 руб.

Особенности и условия хранения графика отпусков

График отпусков предприятия не предусматривает особых условий хранения, однако важно помнить о надлежащей защите персональных данных работников, что закреплено в главе 14 ТК РФ и законе «О персональных данных» от № 152-ФЗ.

В этой связи важно акцентировать внимание на закрытости доступа и обеспечении сохранности графика отпусков на протяжении всего периода его хранения. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных, закреплена в ст. 90 ТК РФ.

Оформление приказа: нюансы

Заполнение формы приказа на отпуск характеризуется рядом нюансов. Так, при решении данной задачи кадровику необходимо:

• указывать вид отпуска в соответствии с нормами законодательства или локальными нормативами предприятия;
• отражать корректный период работы при издании приказа на ежегодный отпуск.

Готовый приказ на отпуск должен быть подписан руководителем предприятия, если аналогичными полномочиями не наделены иные компетентные сотрудники предприятия, например руководитель отдела кадров.

Конечно, данные полномочия должны быть официально закреплены в отдельном локальном нормативном акте. Издавать его должен, опять же, руководитель организации, делегируя соответствующие компетенции определенному сотруднику. В свою очередь, человек, которому полномочия по изданию приказов по кадрам в установленном порядке переданы, удостоверяет факт ознакомления с данным локальным нормативом и принимает на себя перечень определенных обязательств, связанных с исполнением соответствующих полномочий.

Оформление документов на отпуск: издание приказа

Теперь, собственно, о приказах на отпуск. В целях их оформления могут использоваться унифицированные формы, такие как Т-6 или Т-6а, или же внутрикорпоративные. При этом приказ на отпуск директора и соответствующий документ, составляемый для рядового сотрудника, могут быть представлены в схожей структуре. С точки зрения трудового права они являются однотипными документами. Но, безусловно, их имеет смысл распределять по разным делам в кадровом делопроизводстве: приказы для рядовых сотрудников, скорее всего, будут составляться намного чаще, чем документ для руководителя фирмы.

Для чего следует хранить график отпусков

График отпусков утрачивает свою актуальность после завершения календарного года, на который он был утвержден. Но хранить данный документ необходимо по следующим причинам:

1. Для того чтобы составить на его основании новый график отпусков на следующий год.
2. На случай обнаружения ошибок при утверждении приказов о предоставлении сотрудникам отпуска.
3. При возникновении конфликта между работником и работодателем по вопросу предоставления отдыха, в том числе при уходе сотрудника в самовольный отпуск вопреки графику.
4. Для исправления ошибок бухгалтерии, которая неверно произвела расчет отпускных.
5. На случай плановой и внеплановой проверки контролирующими инстанциями.
6. Для анализа статистических данных о запланированных и фактически использованных отпусках.
7. Для устранения разногласий относительно очередности предоставления отпусков при существенной численности персонала.

Правила внутреннего трудового распорядка

Необходимость иметь документ под названием «Правила внутреннего трудового распорядка» напрямую вытекает из статьи 189 ТК РФ. В ней сказано, что «трудовой распорядок определяется правилами внутреннего трудового распорядка» и приводится краткое описание этого документа.

Не забудьте, что данные правила утверждаются приказом руководителя. Каждого сотрудника нужно ознакомить с ними под подпись. В случае изменения или принятия новых правил, прежняя редакция должна храниться в течение одного года (см. приказ № 558).

Книги учета трудовых книжек

О трудовых книжках мы уже вскользь упомянули в начале статьи. Но помимо самих трудовых книжек, организация должна вести еще два связанных с ними документа. Это приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Образцы книг можно найти в постановлении Минтруда России от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

При составлении данных книг нужно помнить, что чиновники не только утвердили их формы и правила ведения, но и четко определили то подразделение, которое должно заполнять каждую из них. Так, ведение приходно-расходной книги возложено на бухгалтерию, а ведение книги учета движения трудовых книжек – на то подразделение организации, которое занимается оформлением приема и увольнения работников. Эти требования зафиксированы в пункте 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от № 225 (далее – Правила ведения и хранения трудовых книжек).

Также не забудьте, что данные книги ведутся в бумажном виде. Они должны быть прошиты, опечатаны и заверены подписью руководителя, а листы в книгах положено пронумеровать. Обе книги хранятся в течение 75 лет, а значит, их могут потребовать при любой проверке.

Для чего может понадобиться график отпусков за прошедший период

Зачем может понадобиться график отпусков на тот или иной период, если он уже прошел? Действительно, график отпусков уже не будет иметь никакой силы по истечение года, на который он был составлен. Поэтому и срок хранения для него установлен короткий. Но в течение года хранить его все-таки нужно, потому что в некоторых случаях обращаться к нему придется. Это могут быть:

• Ошибки в приказах о предоставлении отпусков, начислении отпускных и так далее. Тогда нужно уточнить данные по отпускам сотрудников, используя дополнительные источники информации
• Спорные ситуации в коллективе, когда сотрудники не могут договориться об определенной очередности отпусков, сезонности, необходимости разделять отпуск. В этом случае график поможет наглядно увидеть картину прошлого года
• Необходимость быстро получить общую картину по отпускам прошлого года, не собирая данные в приказах, а также отследить разницу между запланированными и фактическими отпусками
• Составление нового графика отпусков. Наличие графика за прошлый год позволит прогнозировать предпочтения сотрудников. Кроме того, старый график можно использовать как образец организации отдыха, чтобы очередность или совпадение отпусков не привело к сбою в работе.

Рекомендуем материалы по теме:

Регистрация приказов: нюансы

В среде экспертов есть точка зрения, по которой регистрация приказа — обязательное условие его вступления в юридическую силу. То есть одного лишь подписания документа руководителем фирмы для этого может быть недостаточно.

По факту регистрации приказы на предоставление ежегодных отпусков и иные документы, что относятся к соответствующей категории, приобретают уникальный номер, на основании которого источник включается в систему внутрикорпоративного документооборота. Порядок присвоения данного номера организация определяет самостоятельно. Как правило, с учетом хронологии формирования кадровой службой приказов на отпуска.

Какой срок хранения у графика отпусков?

Срок хранения графика отпусков — 1 год после окончания года, на который составлен график. Объясняется это следующим.

Все организации должны хранить документы по личному составу (ч. 1 ст. 17 Закона от № 125-ФЗ). Среди прочих к таким документам относится и график отпусков. Срок хранения графика отпусков 2019 установлен поз. 693 п. 8.1 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов…», утв. Приказом Минкультуры России от № 558. Он составляет 1 год.

Срок хранения графика отпусков — 1 год после прекращения его действия. Согласно абз. 3 п. 1.4 вышеуказанного Перечня, исчисление срока хранения графика отпусков начинается 1 января года, следующего за годом окончания соответствующего делопроизводства.

Помимо обязанности по составлению графика отпусков ТК РФ устанавливает крайний срок, когда этот документ должен быть утвержден. Делается это не позднее, чем за 2 недели до окончания текущего года (ст. 123 ТК РФ). Так, график на 2020 год нужно успеть подготовить до 17 декабря 2019 года. Подробнее об этом см. «График отпусков: срок составления на 2020 год».

Расчетный листок

Следующий документ обязательно заинтересует проверяющих из трудинспекции. Речь идет о расчетном листке, который, согласно статье 136 ТК РФ. работодатель должен выдавать каждому работнику при выплате заработной платы. В листке должна содержаться информация о составных частях зарплаты за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей сумме, подлежащей выплате.

Как показывает практика, о необходимости выдачи таких листков помнят не на всех предприятиях. А ведь за отсутствие расчетных листков при выплате каждой заработной платы инспектор имеет право штрафовать организацию на 50 тысяч рублей (ст. КоАП РФ ). Вот поэтому-то расчетные листки так интересуют контролеров: затрат на выявление нарушения практически никаких, а штраф можно насчитать весьма внушительный.

Итак, что же надо сделать, чтобы этого штрафа избежать? Прежде всего, утвердить форму расчетного листка. Делается это приказом по организации, который издается на основании статьи 136 ТК РФ. В этом же приказе целесообразно зафиксировать порядок заполнения данного листка, а также порядок его выдачи сотрудникам, четко обозначив лиц,ответственных за каждый этап.

В этой статье мы расскажем о том, какой способ утверждения графика отпусков выбрать, нужно ли знакомить работников с утвержденным графиком, сколько хранить и как правильно уничтожить график отпусков.

Утверждение

Утвердить график отпусков нужно за 2 недели до наступления Нового года, то есть 17 декабря – самый поздний срок утверждения графика. При этом статья 123 ТК РФ устанавливает, что график отпусков нужно сначала согласовать с выборным профсоюзным органом. Если в вашей компании нет первичной профсоюзной организации, согласовывать не нужно. Если есть, отправляете проект графика отпусков в профком, ждете 5 рабочих дней мотивированного мнения. Не дождались — утверждаете без согласия.

Если Вы учли все правила составления графика, то возражений профкома просто не должно быть. Интересно, что статья 123 ТК РФ упоминает только согласование с профкомом. Другие представительные органы работников проигнорированы. Если в вашей компании есть иные представители, выдвинутые общим собранием работников, то согласовывать с ними график отпусков необязательно.

Как утвердить? Есть два способа утверждения: лично руководителем и приказом по организации.
Закон не уточняет, каким именно способом нужно утверждать график отпусков. Но от способа утверждения будет зависеть порядок внесения изменения в график.

1. Утверждение руководителем организации – это заполнение от руки грифа утверждения в верхнем правом углу (подпись и дата).
2. Утверждение приказом – это издание приказа по основной деятельности, один из пунктов которого звучит так: «Утвердить график отпусков на 2014 год». И график отпусков будет приложением к приказу.

Какой способ выбрать? Я выбираю первый, потому что он более логичен.

• Во-первых, в унифицированной форме Т-7 заготовлен гриф утверждения лично руководителем.
• Во-вторых, срок хранения графика отпусков очень маленький, и нецелесообразно утверждать такие документы приказами, которые хранятся постоянно.

Знакомить ли работников с графиком?

Трудовой кодекс прямо не предусматривает, что работников нужно знакомить с графиком отпусков под расписку. Статья 123 ТК РФ говорит только о том, что нужно извещать работника о начале отпуска за 2 недели до его начала.

Однако, как-то нехорошо оставлять работников в неведении о запланированной дате его отпуска. Чтобы избежать конфликтов в будущем, чтобы дать возможность работникам планировать свой отдых, целесообразно ознакомить их с графиком отпусков после утверждения.

Это можно сделать разными способами:

• оформить листы ознакомления и приложить их к графику отпусков,
• зафиксировать факт ознакомления работника в самом графике (сделать дополнительную графу),
• вывесить график отпусков в общедоступном месте,
• направить выписки из графика в структурные подразделения и вывесить там на видное место,
• каждому работнику вручить персональную выписку с указанием даты начала отпуска и т.д.

Хранение и уничтожение графика отпусков.

Хранятся графики отпусков всего один год с момента окончания их действия. Поэтому график отпусков за 2012 год можно с чистой совестью уничтожить после 31 декабря 2013 года.

Но уничтожить правильно, а не просто сжечь на Новогоднем костре.

Для этого нужно:

1. Составить опись (в образце акт на уничтожение с включенной описью) документов и дел, подлежащих уничтожению. В опись включаются все дела, у которых закончился срок хранения.
2. После уничтожения дел акт подписывается и делается отметка о способе уничтожения.

Учтите, что должно произойти реальное уничтожение (сжигание, разрезание в шредере),  а не просто выкидывание в мусорный контейнер. Все кадровые документы содержат персональные данные Ваших работников, поэтому законом запрещено оставлять их в условиях, когда третьи лица могут их увидеть.

Срок хранения графика отпусков

Как и любой документ, график хранения отпусков имеет свой срок и режим хранения. Перечень типовых управленческих документов и сроки их хранения оговорены в Приказе Минкультуры России № 558 от . Но важно не только знать срок хранения того или иного документа, но и правила его исчисления. В этой статье мы уточним срок хранения графика отпусков в 2019 году.

• особенности хранения графика отпусков;
• сроки хранения графика отпусков;
• для чего может понадобиться график отпусков за прошедший период.

Перечень сроков хранения кадровых документов

Перечень сроков хранения кадровых документов

Есть кадровые документы, которые необходимо хранить в течение долгого срока. При этом не имеет значения то, в какой организационно-правовой форме функционирует предприятия. Так, законодательством предусмотрено, что некоторые документы должны храниться 75 лет. К таковым относятся, в частности:

• приказы о приеме сотрудников на работу;
• распоряжения об увольнении работников.

Есть источники, которые можно хранить в течение значительно меньшего срока — в течение 5 лет. К таким кадровым документам относятся:

• приказы об отпусках;
• распоряжения о командировках.

Таким образом, срок хранения всех приказов на отпуск как разновидности распоряжений по личному составу составляет 5 лет.

Таковы особенности регулирующего законодательства. Знать то, сколько хранятся приказы на отпуск, необходимо любому специалисту кадровой службы для корректного ведения документации по штатным сотрудникам предприятия. Соответственно, в компетенцию данных специалистов также может входить обеспечение сохранности соответствующих источников.

Дела, включающие приказы на предоставление ежегодных отпусков, могут, в свою очередь, классифицироваться на отдельные категории исходя из наличия дополнительных оснований для этого. Например, с учетом организационной структуры предприятия, распределения сотрудников по отделам и подразделениям фирмы.

Итак, мы теперь знаем, сколько хранятся приказы на отпуск — пять лет. Но существует ряд особенностей, характеризующих порядок работы с документами, имеющими отношение к отпуску сотрудников. Полезно будет изучить их.

Срок хранения журнала регистрации приказа

Выше мы рассмотрели то, сколько хранятся приказы на отпуск. Определенный срок размещения установлен и для журналов регистрации соответствующих документов — он составляет 3 года с момента внесения сведений о последнем приказе на отпуск, что фиксируется в журнале. В дополнение к данным источникам на предприятии могут формироваться иные вспомогательные журналы в рамках отдельных направлений деятельности кадровой службы по оптимизации документооборота в фирме. Порядок заполнения соответствующих документов может устанавливаться отдельными локальными нормативными актами, что издаются руководством предприятия.

водитель организации, делегируя соответствующие компетенции определенному сотруднику. В свою очередь, человек, которому полномочия по изданию приказов по кадрам в установленном порядке переданы, удостоверяет факт ознакомления с данным локальным нормативом и принимает на себя перечень определенных обязательств, связанных с исполнением соответствующих полномочий.

Способы хранения графика отпусков

Надлежащее хранение графика отпусков может быть реализовано следующими способами:

• в металлических ящиках, сейфах или шкафах, а также в любом мебельном шкафу, закрывающемся на ключ, наряду с прочей кадровой документацией;
• на полках шкафов в помещениях с ограниченным доступом третьих лиц.

Для хранения графиков отпусков целесообразнее всего завести отдельную папку и размещать документацию по отдельным файлам в хронологическом порядке. Не исключен вариант размещения графика за прошедший год в папках с документами аналогичного срока хранения.

Особенности хранения графика отпусков

График отпусков не требует специальных условий хранения, кроме одного: защищенность персональных данных сотрудников, которые в нем содержатся. Поэтому особенности хранения графика отпусков — в том, чтобы доступ к нему был закрыт для посторонних. Кроме того, конечно, должна быть обеспечена сохранность графика в течение установленного срока. То есть, график отпусков может храниться, например:

• В сейфе, несгораемом шкафу или в обычном шкафу, закрывающемся на ключ, вместе с другими кадровыми документами. Это подойдет фирмам с небольшой штатной численностью, где кадровые документы хранятся компактно;
• В обычном шкафу или на полках с кадровыми документами, если личные данные сотрудников при этом будут защищены от доступа третьих лиц. Например, если здесь работают только сотрудники, имеющие право на обработку персональных данных;
• Листы с графиком отпусков лучше расположить в папке или файле. Можно объединить его в папку с другими кадровыми документами с аналогичным сроком хранения;
• Еще один вариант комплектования документов — хранить график отпусков вместе с заявлениями и приказами по отпускам за соответствующий год. Нужно учитывать лишь разницу в сроках хранения этих документов.

Зачем необходимо хранить график отпусков за прошлый год?

По истечении срока действия график отпусков за прошедший период юридической силы более не имеет. Однако в ряде случаев информация, отраженная в данном документе, может стать отличным подспорьем при возникновении нештатных ситуаций: споров между сотрудником и работодателей, ошибок при составлении приказов о предоставлении отпусков, просчетов при начислении выплат, связанных с санаторно-курортным лечением и пр.

Читайте также: Какие права и обязанности включаются в трудовой договор

Кроме этого, при значительной численности персонала при составлении графика отпусков на следующий календарный год у работников могут возникать разногласия по очередности их предоставления. В этой связи устаревший график поможет получить объективную картину по времени отдыхаза прошлый период, а также проанализировать разницу между спланированными и фактически использованными отпусками.

К каким документам относятся приказы на отпуск?

Прежде чем рассматривать вопрос, сколько хранятся приказы на отпуск, изучим то, к каким документам с точки зрения классификации внутрикорпоративной документации предприятия они относятся.

В соответствии с общепринятым подходом, их правомерно относить к приказам по личному составу. Данные источники группируются исходя из общих признаков в отдельные дела. Кадровые документы могут составляться как по унифицированным формам, так и по тем, что разработаны предприятием самостоятельно.

Дела, объединяющие в себе однотипные приказы, не должны объединять в себе документы, значительно различающиеся по срокам хранения. Рассмотрим то, каким образом могут быть классифицированы соответствующие источники по данному критерию.

Как оформляется «дата отпуска»?

Можно ли в графике отпусков указывать только месяц? Когда речь заходит о дате отпуска, то может возникнуть затруднение по части указания конкретных чисел. Нередко определенной даты в графике отпусков вы не увидите, и вот почему: традиционно многими предприятиями указывается только месяц, запланированный для ухода на отдых конкретного сотрудника. А он уже, в свою очередь, конкретизирует дату посредством оформления заявления.

Кто вносит изменения?

Внести изменения в график работодатель не может. Это если инициатива исходит от него.

Но, в следующих случаях возможны вариации:

1. Отпуск работника перенесен.
2. Продлен.
3. Сотрудник отозван с отдыха.
4. Когда в организацию устроилось определенное количество новых работников.

Все эти случаи требуют внесения изменений, а последний – даже составления «дополнительного» графика, основывающегося на данных основного.

Кто подписывает график отпусков? За ведение графика отпусков, как правило, отвечает служба кадров, что влияет на технологию работы с ним. Сколько хранится график отпусков?

График отпусков – важный элемент в жизнедеятельности любой компании. Ведь, как говорится, работа работой, а отпуск – по расписанию.

Сколько хранится график отпусков в организации

Сколько хранится график отпусков в организации

Для ответа на вопрос, сколько хранится график отпусков в организации, необходимо обратиться к приказу Минкультуры России «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов…» от № 558 (далее — Перечень). В п. 693 данного Перечня определен следующий срок хранения графика отпусков — 1 год.

Согласно абз. 3 п. 1.4 Перечня началом отсчета указанного периода принято считать 1 января года, наступающего после истечения срока действия ГО. Исходя из этого, ГО, принятый на 2017 год, будет храниться в организации на протяжении 2019 года. Уничтожить его можно будет только после наступления .

Вместе с тем работодатель вправе хранить ГО и более длительный срок при соблюдении правил его секретности и сохранности. Данное действие не является нарушением.

График отпусков

Следующий документ, про который далеко не всегда помнят бухгалтеры, выполняющие функции кадровика, связан с отпусками сотрудников. Речь идет о графике отпусков. В статье 123 ТК РФ прямо сказано, что график отпусков обязательно должен быть в организации. Данный документ составляется по унифицированной форме Т-7. утвержденной постановлением Госкомстата №1.

Обратите внимание: график отпусков должен быть утвержден в строго определенное время – не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ ). Кроме того, любые отклонения реальных отпусков от этого графика должны оформляться отдельными приказами, вносящими изменения в график.

И еще одно важное замечание. Срок хранения графика отпусков составляет один год (см. приказ № 558), который исчисляется с 1 января года, следующего за тем, на который был составлен график. Например, график отпусков на 2012 год надо было утвердить не позднее 16 декабря 2011 года, а хранить его надо будет до 31 декабря 2013 года. Соответственно, в 2012 году инспекторы при проверке могут потребовать графики отпусков на 2012 год и на 2011 год. Как видим, хранить графики отпусков за все прошлые годы организация не обязана.

Форма графика Т-7

Постановление Госкомстата от под №1 подарило общественности целую россыпь унифицированных форм самых распространенных в управленческой практике документов.

Коснулось это и графика отпусков, чья форма формализована и закодирована с помощью короткого «Т-7» (шаблон в эксель и ворд представлен ниже).

Данная форма сама себя не исчерпывает.

Она может быть изменена под конкретные нужды организации, адаптирована под ее особенности, специфику и т.д.

Это значит, что никто не запрещает работодателю добавлять столбцы в табличную форму, видоизменять графы и т.д.

Данные, подлежащие внесению в график: когда и в каких случаях фиксируются?

Собственно, в таком документе, как правило, отражаются оплачиваемые отпуска, т.е., иными словами, ежегодный оплачиваемый отпуск.

Как в графике отпусков отразить нереализованный отпуск за прошлый год? Что делать? Тут может быть два варианта: либо он перенесен и это отражается в соответствующей графе графика, либо не предоставлен работодателем в связи с производственной необходимостью, по иным, независящим от работника причинам (подобные неурядицы отмечаются в специально предназначенной для этого графе «примечание»).

Скачать бланк графика отпусков унифицированная форма т 7 вы можете здесь.

Скачать бесплатно примерный образец графика отпусков форма т 7 вы можете тут.

График отпусков в excel (таблица) вы можете скачать тут.

Как делается дополнение к графику отпусков

Изменить заранее утвержденную таблицу формы Т-7 возможно как в случае приема на работу новых сотрудников, так и в случае мотивированного желания со стороны уже давно работающих. Для этого сотрудник пишет заявление, на основании которого кадровик вносит изменения и дает пояснения в графе «Примечание». Предоставление отпуска вне графика возможно только по соглашению работника и работодателя, либо в случаях, когда работодатель обязан предоставить выходные дни по заявлению работника .

Можно ли отменить график

Периоды отдыха сотрудников в течение календарного года утверждаются работодателем не позднее, чем за две недели до начала этого года (до 15 декабря), и после утверждения отмена графика отпусков невозможна, но возможно их дополнить или изменить, в зависимости от способа утверждения документа (визой руководителя или приказом организации).

Все ли работники отражаются в графике?

Все ли работники отражаются в графике?

В общем-то, вопрос ясен, но от этого он вызывает не меньше, а может быть и больше нареканий в среде работников и работодателей. Стоит поспособствовать разоблачению мифа о том, что есть категории работников, не подлежащих включению в документ: таких категорий не существует.

Будем последовательными: всякий гражданин, осуществляющий свою деятельность на основании законно оформленного трудового договора, имеет право на отпуск, а значит и на внесение данных о времени его предоставления в график.

Какая статья ТК регулирует создание графика отпусков

В случае проверки Государственной Трудовой инспекцией. отсутствие данного документа расценивается как нарушение трудового законодательства и влечет наложение штрафа до 50 тыс. рублей.

Когда сотрудник уходит в отпуск по графику, его функционал, как правило, перераспределяется на остающихся работать коллег. Нужно соблюдать баланс этой нагрузки. Если вы следуете мушкетерскому принципу «один за всех» и отправляете в отпуск на майские весь отдел, то рискуете столкнуться с усталостью и выгоранием того «добровольца», кто был вынужден работать за семерых.

Кроме того, отпускные — это дополнительная финансовая нагрузка на организацию, которую надо планировать вместе с финансовым отделом.