Сколько хранится книга учета движения трудовых книжек

В каждой организации существуют бумаги строгой отчетности, что придаёт условиям их хранения и ведения повышенную значимость. Одним из таких является журнал учёта трудовых книжек и вкладышей в них. Здесь вы узнаете о том, как в нем происходит мониторинг первичной регистрации и движения книг, учет сроков хранения, а также какова установленная форма (бланк) выдачи на руки книг сотрудникам предприятия. Как заполнять, оформлять и пломбировать книгу учета трудовых книжек по стандартам 2019 года

Требования к регистрационным журналам

Требования к регистрационным журналам

Кроме этого, правильное оформление книги учета движения трудовых книжек предполагает соблюдение и нескольких других обязательных требований:

1. Наличие плотной обложки, так как часто она используется несколько лет, а после этого передается в архив для дальнейшего хранения.
2. Нумерация всех страниц должна быть проведена до начала ее заполнения.
3. Книгу следует прошнуровать  и опломбировать.
4. После этого руководителю организации нужно сделать заверительную надпись, которая содержит:

• названия книги;
• количества прошитых, пронумерованных листов или страниц цифрами и прописью;
• должности, подписи и расшифровки подписи руководителя организации или лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
• даты оформления журнала.

Нарушением этого требования является заверка регистрационного журнала сотрудником отдела кадров или другим должностным лицом.

В настоящее время для пломбировки этих документов часто используется специальная контрольная пломба. Она представляет собой одноразовый индикаторный прибор, предназначение которого заключается в обнаружении факта несанкционированного доступа. При его использовании, прежде чем начать заполнение книги, нужно вписать номер устройства в специальную строку.

Для чего нужна

1. Для порядка в работе с трудовыми книжками.
2. Для определения ответственности при утрате трудовых книжек и вкладышей к ним.

Действующее законодательство обязывает работодателей иметь, вести и хранить данный документ (Раздел VI Правил, утвержденных Постановлением Правительства от № 225).

Правила заполнения книги

Правила заполнения книги

Книга учета движения трудовых книжек обязательно должна содержать данные о:

• трудовых книжках, полученных от сотрудников при поступлении на работу,
• впервые оформленных документах,
• вкладышей в них, выданных работникам в период осуществления трудовой деятельности в данной компании.

Заполнение книги учета трудовых книжек представим в таблице:

Ошибки в книге: их исправление

Так как  журнал заполняется вручную, избежать ошибок не всегда удается.

Если подобная ситуация случилась, необходимо выполнить такие действия:

• в пустой строке под неверной записью или после последней записи ставится отметка: «Запись под номером … считать недействительной»}
• ниже указать достоверную информацию}
• чтобы было понятно, кем именно были внесены изменения, под верной записью указывается фамилия, должность, подпись исправившего, а также дата внесения правильных записей.

За исправление ошибок в таких документах отвечает определенное приказом руководства организации должностное лицо, чаще всего это сотрудник кадрового отдела, но бывает, что организация малочисленная и в таких случаях роль «кадровика» может выполнять один из секретарей, бухгалтеров или даже руководителей, в случае индивидуальных предпринимателей с малым штатом сотрудников.

Как прошить книгу учета трудовых книжек

Книгу учета движения трудовых книжек лучше приобрести или заказать в типографии. Она сброшюрована в твердый переплет, имеет стандартные титульный и последний листы. Следует пронумеровать страницы в правом верхнем углу и прошить книгу. Главная задача – предотвратить удаление и замену страниц. В нижнем левом углу, немного отступив от переплета, делаются два отверстия одно над другим на расстоянии 3 см.

Прошиваются листы книги прочной нитью (лучше капроновой) в несколько сложений. На оборотной стороне нити завязываются в узел, нужно, чтобы длина оставленных концов была 7-8 см.

Заверить книгу учета трудовых книжек можно сургучной печатью или опломбировать.

Образец заполнения Книги учёта движения трудовых книжек. Срок и условия хранения

Образец заполнения Книги учёта движения трудовых книжек. Срок и условия хранения

Книга обычно хранится в том отделе или подразделении предприятия, в чьи функции входит оформление на работу новых сотрудников или их увольнение.
Что касается срока хранения документа, то он довольно длительный и составляет 75 лет. После окончания Книги она сдается на хранение в архив предприятия или любой другой отдел, который выполняет функции хранения документов.

Книга учета трудовых книжек

Графа 7: содержит сведения о должности, специальности или профессии сотрудника, которая указана в штатном расписании и на которую принимается работник. Данные трудового договора (статья 57 ТК) должны быть отражены в первичных документах по оплате труда (приказе о приеме на работу, табеле учета рабочего времени, личном деле) и трудовой книжке. В некоторых случаях вместо должности может быть указана трудовая функция работника.

Рекомендуем прочесть: Как узнать какой дом к какой управляющей компании относится

Например, в ситуации, когда после направления работнику письменного уведомления о необходимости явиться на предприятие и забрать трудовую книжку, данное лицо не отреагировало на извещение, либо предоставило отказ от получения. В этом случае в графах 12 и 13 должны быть отражены сведения о:

Где хранить трудовые книжки работников

В нормативных актах нет четкой рекомендации, где именно нужно хранить трудовые книжки работника. За сохранность в компании отвечает лицо, назначенное ответственным за их ведение, хранение, учет и выдачу. Как правило, ответственным назначают сотрудника, который оформляет прием на работу и ведет кадровый учет. В крупных организациях таких работников может быть несколько, каждый ведет книжки определенных структурных подразделений. В маленькой компании, где нет кадровика, ответственным могут назначить бухгалтера или секретаря. Если поручить ведение книжек некому, то ответственным за учет и хранение трудовых книжек считают руководителя организации. 

Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки

Скачать образец вы можете в начале статьи. 

Ответственный за ведение трудовых книжек несет персональную ответственность за их сохранность. Поэтому он должен принять все меры, чтобы исключить вероятность утери или кражи документов. Поскольку трудовые книжки являются бланками строгой отчетности, то хранить их лучше в сейфе или запирающемся шкафу. 

Чистые бланки книжек и вкладышей также являются бланками строгой отчетности. Их хранят в бухгалтерии вместе с Приходно-расходной книгой по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Если нужно оформить работнику вкладыш либо новую трудовую книжку, ответственный сотрудник получает чистый бланк из бухгалтерии по заявке. Ее составляют в произвольной форме. 

Заявка на выдачу бланков трудовых книжек и вкладышей

Скачать образец вы можете в начале статьи. 

В конце месяца нужно отчитаться о наличии бланков, полученных по таким заявкам. Отчет также не имеет утвержденной формы. Обычно в нем указывают, сколько бланков трудовых и вкладышей было получено за месяц, сколько из них израсходовано и испорчено, а сколько осталось. Испорченные при заполнении бланки подлежат уничтожению. При этом нужно составить акт о списании бланков строгой отчетности. 

Акт о списании бланков строгой отчетности

Скачать образец вы можете в начале статьи. 

Работодатель постоянно должен иметь в наличии необходимое количество чистых бланков вкладышей и трудовых книжек (п.44 Правил). Это количество зависит от численности работников организации, текучести персонала, специфики компании. 

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей

Срок хранения заполненной книги установлен п. «в» ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения (утвержден Министерством культуры Российской Федерации г.) и составляет 75 лет.

В книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вносятся: трудовые книжки, переданные в кадровую службу работниками при оформлении приема на работу; книжки, впервые оформленные работникам в данной организации, а также вкладыши в трудовые книжки, выданные работникам в период работы в данной организации. При получении от работника трудовой книжки с вкладышем, оформленным в другой организации, регистрации подлежит только книжка (т. е. вкладыш отдельной строкой в книгу учета не вносится).

Пять главных правил хранения бланков

Есть четкие требования к учету и хранению трудовых книжек в организации (п. 40-44 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (далее — Правила), утв. постановлением Правительства РФ от № 225).

Выделим пять главных правил, которые нужно соблюдать:

1. Каждую принятую от работника трудовую книжку нужно регистрировать в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее – Книга учета).
2. После регистрации, ответственность за хранение трудовой книжки работника ложиться на сотрудника, ответственного за их учет и хранение.
3. Трудовые книжки хранят в сейфе или запирающемся шкафу.
4. Выдавать на руки трудовую книжку работнику можно только в двух случаях: при увольнении и для оформления пенсии.
5. Невостребованные трудовые книжки хранят также в сейфе, но отдельно от трудовых книжек работников. 

Ошибки хранения и учета трудовых книжек, за которые организацию могут наказать (ч. 1 ст. КоАП РФ):

• трудовые книжки не регистрируют в Книге учета,
• книжки хранят в доступном для третьих лиц месте,
• приказом не назначено лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек,
• на момент проверки в наличии не все трудовые книжки, зарегистрированные в Книге учета. 

Внимание! С 1 января 2020 года одновременно с бумажными трудовыми книжками нужно будет вести электронные. Такие изменения предложил Минтруд. Узнайте, как кадровику подготовиться к изменениям заранее.

Его установленная форма

Бланк Книги учёта ТК можно приобрести в специализированном магазине, в типографии и даже изготовить самостоятельно, что позволяет регламент Правил.

Она имеет твёрдый переплёт, формат А-4 и является достаточно объёмной.

Журнал рассчитан на многолетнюю работу ведения контроля, за выдачей ТК и учёта их движения на достаточно крупном предприятии, поэтому в нём имеется множество страниц.

Каждая страница разграничена на 13 граф, в которые вносятся сведения о трудовой.

Графы следующие:

• начинается запись с внесения порядкового номера.
• Колонки со 2 по 4 служат для записи даты. Здесь указывается дата внесения сведений в Журнал и оформления трудовой.
• В 5 графе вносится фамилия, имя и отчество работника в соответствии с паспортными данными, без допущения сокращений.
• В 6 колонке записывают серию и номер ТК. Если устаревшая форма книжки не содержит серии и номера – вносится прочерк.
• Далее записывается специальность работника в соответствии с разрядом и полученной квалификацией
• В 8 колонке – наименование предприятия, оформляющего ТК.
• В 9 – вписывается приказ о принятии на работу.
• Следующая графа – для подписи уполномоченного за ведение Журнала.
• Если книжка заводится впервые, в 11 колонке указывается сумма оплаты за бланк. Если оплаты не производилось – ставится прочерк.
• 12 и 13 колонки заполняются при увольнении лица и получении им на руки трудовой.

Записи вносятся шариковой ручкой, не запрещено применение чернил. Однако необходимо учитывать требование к аккуратности заполнения этого документа.

Каждая книга – уникальна, а все внесённые в неё записи представляют собой особую важность. Во избежание подлога или иных правонарушений в использовании Книги учёта, её оформляют особым образом. Все листы Журнала нужно пронумеровать, её необходимо прошить и опломбировать, а номер установленной пломбы зафиксировать на титульном листе.

• Скачать бланк книги учета трудовых книжек и вкладышей в них
• Скачать образец заполнения книги учета трудовых книжек и вкладышей в них

Журнал учета трудовых книжек (образец)

• регистрация трудовых книжек, принятых от вновь трудоустроенных работников;
• регистрация книжек, заведенных работодателем трудоустроенным работникам, для которых это место работы является первым (ранее не имевшим трудовой книжки);
• фиксация факта хранения трудовой книжки (нахождения у работодателя);
• отражение факта выдачи трудовой книжки при прекращении трудового договора.

В настоящее время сургучную печать найти проблематично, поэтому в большинстве организаций вместо этого наклеивают на обратной стороне книги на концы шнура, которым она прошита, листок с печатью организации на записи «Прошито и пронумеровано столько-то листов. Дата». К сожалению, это не является гарантией отсутствия претензий у проверяющих.

Как происходит документооборот трудовых книжек в организации?

При поступлении на работу работник предоставляет свою трудовую кадровику или руководителю организации. На основании её наличия происходит его трудоустройство на работу.

Если она отсутствует – работнику могут завести новую книжку.

В обоих случаях её вносят в учётные записи. На основании существующих записей учёта работник может гарантированно передать свою книжку работодателю.

После её регистрации осуществляется надлежащий контроль, а учтённые документы владелец трудовой может затребовать в любое время.

При отсутствии учётных записей вопрос о передаче документа может стать спорным, а при утере трудовой доказать факт передачи, без наличия учётного контроля, будет предельно сложно.

В случае пропажи или порчи трудовой, работодатель в первую очередь обращается к записям, в которых указаны:

1. факт и время получения ТК от работника.
2. Выдача работнику по требованию под расписку, например для снятия копии.
3. Выдача на руки при увольнении.

Ведение учётных записей освобождает работодателя от неправомерной ответственности за чужой документ, который был выдан его владельцу.

В то же время работник, передавший на хранение свою трудовую, прекращает нести за неё ответственность.

Срок хранения книги учета

Действующая Книга учёта движения ТК и вкладышей к ним, может использоваться без ограничения во времени, то есть на протяжении того периода, в который в ней может осуществляться внесение записей.

По её окончании, когда после завершающей записи не остаётся места для регистрации следующей трудовой, журнал закрывается и передаётся в архив предприятия.

По регламенту в архиве Журнал должен храниться 75 лет. После чего книга списывается соответствующим актом.

Какой срок хранения книги учета и движения трудовых книжек

разъясните пожалуйста сколько хранится книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Согласно пункта «в» ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения (утвержден Министерством культуры Российской Федерации г.)срок хранения составляет 75 лет.В соответствии с пунктом. «е» ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом ) срок хранения составляет 50 лет. Какой срок верный. Спасибо

В связи с изданием Приказа Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» приказываю:

Правильное ведение книги учета движения трудовых книжек сотрудников

Когда сотрудник из данной компании увольняется, то заполняются оставшиеся незаполненными двенадцатая и тринадцатая графы. В двенадцатой графе сотрудник сам ставит дату, когда ему выдавалась трудовая книжка (или дату последнего рабочего дня), в тринадцатой графе он расписывается в том, что он получил трудовую книжку.

• согласно ст. 66 ТК России, трудовая книжка оформляется на сотрудника, проработавшего в данной компании не менее пяти дней>
• согласно п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, на работника, впервые трудоустроившегося, трудовую книжку оформляют в недельный срок после того, как его взяли на работу.

Рекомендуем прочесть: Справка На Налоговый Вычет При Покупке Квартиры

Как опломбировать книгу учета трудовых книжек

Опломбировать можно несколькими способами, например, использовав специальную пломбу-наклейку, которую можно заказать в любом интернет-магазине по цене от 2 рублей за штуку, или изготовить ее самостоятельно из бумаги: достаточно вырезать прямоугольник размером 3 на 7 сантиметров и заклеить им концы нитки. Основное требование, чтобы нить была зафиксирована “намертво”, и вытащить ее без разрыва пломбы было невозможно.

1. На месте крепления концов нитей, непосредственно на пломбе-наклейке, необходимо сделать запись о количестве листов в книге, ФИО ответственного лица и подпись.
2. Заверяем пломбу оттиском печати организации.

Кто заполняет

Заполняет и ведет книгу сотрудник, осуществляющий документальный прием и увольнение работников.

Чаще всего в организации это:

• кадровик
• бухгалтер
• hr-менеджер

Любой другой сотрудник может назначаться приказом работодателя как лицо, ответственное за ведение, заполнение и хранение этого документа.

Срок хранения трудовых книжек

Трудовые книжки хранят у работодателя до тех пор, пока не будут востребованы работником. Как правило, при увольнении работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку с записями о приеме и увольнении. Выдачу фиксируют в Книге учета. В графах 12 и 13 работник должен поставить дату получения трудовой и расписаться.

Если в день увольнения работник трудовую книжку не получил, следует отправить ему уведомление о необходимости документ получить. С момента отправления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку трудовой книжки. 

Уведомление о необходимости получить трудовую книжку

Скачать образец вы можете в начале статьи. 

Иногда работники по разным причинам не спешат забрать свою трудовую или вообще «забывают» о ней. Такие невостребованные книжки хранят у работодателя либо до востребования, либо 75 лет. Именно такие сроки хранения установлены в пункте 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от № 558). Хранить невостребованные трудовые книжки нужно в сейфе, но отдельно от трудовых книжек работающих сотрудников. 

Что такое «Журнал учёта движения ТК»?

На основании Правил, утверждённых Постановлением Правительства РФ от г. за № 225, трудовая работника хранится у работодателя на всём протяжении периода его работы.

В день увольнения работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику по требованию.

Эти же Правила в 6 главе регламентируют ведение их учёта в специальном «Журнале (книге) учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них». Данное положение Правил подтверждено в новой редакции Постановления Правительства РФ от г. за № 132.

В правительственных документах обозначено, что в Книге учёта ТК производится запись о трудовых в случаях:

• предоставления книжки от работника при оформлении на работу.
• При заполнении ТК впервые, если работник прежде нигде не работал.
• В день увольнения работника, при выдаче ему трудовой или позже, по его требованию.

Записываемые сведения вносятся кадровым работником или иным уполномоченным лицом аккуратно, без помарок в записях и формализованным языком. Запись должна быть удостоверена подписью владельца трудовой.

Ответственность за надлежащее ведение Книги учёта вменяется работодателю. В свою очередь он делегирует ответственность кадровой службе предприятия, если она имеется.

В случае отсутствия кадрового отдела, Книга учёта хранится в бухгалтерии или секретариате (общем отделе), а ведёт его уполномоченное лицо. Передача полномочий осуществляется приказом, утверждённым директором.

Этот журнал обязан вестись при любой форме собственности предприятия, не исключая ИП. Если предприниматель не владеет возможностью содержания в штате делопроизводителя – ведение учёта он должен осуществлять единолично.

Срок хранения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Книга, отвечающая за учет трудовых книжек, должна быть заверена подписью руководства учреждения. Необходимо поставить количество страниц и дату. Все эти данные записываются на бумажном листке, который приклеен на обложку внутри. Журнал ведут до тех пор, пока он полностью не будет заполнен.

В книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вносятся: трудовые книжки, переданные в кадровую службу работниками при оформлении приема на работу; книжки, впервые оформленные работникам в данной организации, а также вкладыши в трудовые книжки, выданные работникам в период работы в данной организации. При получении от работника трудовой книжки с вкладышем, оформленным в другой организации, регистрации подлежит только книжка (т. е. вкладыш отдельной строкой в книгу учета не вносится).Заполнение граф книги учета При заполнении граф в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них необходимо соблюдать следующие правила. В первую графу книги вносятся в валовом порядке регистрационные номера, присваиваемые трудовым книжкам и вкладышам (книжки и вкладыши регистрируются подряд).

Штрафы за отсутствие и неправильное заполнение журнала учета трудовых книжек

В случае отсутствия документа или его неправильного оформления руководитель может быть привлечен к административной ответственности, которая устанавливается ст. КоАП.

Размер штрафа в этом случае составит:

• для должностных лиц — от 1000 до 5000 руб.;
• для лиц, которые осуществляют трудовую деятельность без создания юридического лица — от 1000 до 5000 руб.;
• для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Срок хранения и уничтожение

После того, как бланк журнала закончится, его нужно оформить на хранения.

Делается это следующим образом:

• На титульном листе указывается дата окончания книги (дата последней записи).
• Указывается, до какой даты хранить документ. Срок хранения составляет 75 лет.

После того, как срок хранения истек журнал можно уничтожить, составив соответствующий акт.

Заполняем при увольнении

При прекращении действия договора с работодателем в книге учета движения трудовых книжек заполняются графы 12 и 13. Смотрите и скачайте образец:

Скачать образец заполнения книги учета движения трудовых книжекПри увольнении сотрудника

При увольнении умершего сотрудника книжка выдается под роспись его родственникам.

Когда уволенный работник не приходит в отдел кадров, ему направляется уведомление о необходимости забрать трудовую. Если сотрудник так и не получил документы, организации могут грозить штрафы и конфликты. В таких случаях есть два способа защититься от претензий.

Отправить книжку ценным письмом с уведомлением можно только после получения письменного заявления владельца с указанием адреса. Всю переписку, квитанции и конверт в случае возврата неврученного письма нужно хранить. В инструкции нет указаний, как отметить в книге учета факт отправления трудовой почтой. Специалисты в области кадрового учета предлагают ставить «Отправлено почтой». Дату вручения можно посмотреть в уведомлении. Некоторые кадровики в таких случаях графы 12-13 вообще не заполняют.

Порядок внесения исправлений в книгу учета трудовых

Законодательство ничего не говорит о том, как исправлять допущенные в журнале ошибки. Но поскольку в ней содержатся сведения о бланках строгой отчетности, то исправления путем зачеркивания и подчищения недопустимы.

Правки вносить следующим образом:

• Неправильную запись перечеркивают тонкой чертой, таким образом, чтобы она была читаемой.
• На следующей свободной строке ставят пометку о том, что запись (указывают порядковый номер) недействительна.
• В следующую строку вносят правильную информацию.
• Исправленную запись заверяют подписью ответственного лица и ставят дату исправления.

Исключением из этого правила является законное изменение личных данных человека. Например, смена фамилии при вступлении в брак. В этом случае старые данные зачеркиваются одной чертой, а сверху указываются новые.

Оформляем книгу учета движения трудовых книжек

Срок хранения книги учета движения трудовых книжек установлен Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным Министерством культуры в 2010 году. Согласно ему, эти документы должны храниться значительное количество времени, а именно – 75 лет.

Однако если ранее она велась в произвольной форме, не соответствующей официальной, ее нужно закрыть. Это можно сделать, проставив после последней записи отметку о причине прекращения ведения и указав число зарегистрированных трудовых книжек сотрудников. Далее оформить новый журнал и начать учет по официальной форме. При этом старую не рекомендуется уничтожать, так как она содержит не только данные о трудовых книжках действующих сотрудников, но и сведения о получении этих документов уволившимися работниками.

Правильное ведение журнала учёта трудовых книжек в организации

Каждая книга – уникальна, а все внесённые в неё записи представляют собой особую важность. Во избежание подлога или иных правонарушений в использовании Книги учёта, её оформляют особым образом. Все листы Журнала нужно пронумеровать, её необходимо прошить и опломбировать, а номер установленной пломбы зафиксировать на титульном листе.

• начинается запись с внесения порядкового номера.
• Колонки со 2 по 4 служат для записи даты. Здесь указывается дата внесения сведений в Журнал и оформления трудовой.
• В 5 графе вносится фамилия, имя и отчество работника в соответствии с паспортными данными, без допущения сокращений.
• В 6 колонке записывают серию и номер ТК. Если устаревшая форма книжки не содержит серии и номера – вносится прочерк.
• Далее записывается специальность работника в соответствии с разрядом и полученной квалификацией
• В 8 колонке – наименование предприятия, оформляющего ТК.
• В 9 – вписывается приказ о принятии на работу.
• Следующая графа – для подписи уполномоченного за ведение Журнала.
• Если книжка заводится впервые, в 11 колонке указывается сумма оплаты за бланк. Если оплаты не производилось – ставится прочерк.
• 12 и 13 колонки заполняются при увольнении лица и получении им на руки трудовой.

Кто заполняет книгу учета

Заполнение книги учета движения трудовых книжек осуществляет сотрудник, на которого в организации возложена обязанность оформления и хранения этого документа. Обычно это кадровик.

Эта обязанность возлагается либо приказом руководителя, либо прописывается в должностной инструкции.

В журнале учета отражаются только оформленные книжки. Чистые бланки, хранящиеся у кадровика, сюда не вносят.

Ответственное за ведение журнала должностное лицо фиксирует следующие действия с трудовой книжкой:

• Прием книжки от трудоустроившегося сотрудника (в том числе и вновь оформленной).
• Выдача ее при увольнении.

Обратите внимание! Если человек берет трудовую книжку только на время, то это в журнале учета не отражается.

Также сотрудник, которому поручено ведение журнала, должен ежемесячно предоставлять в бухгалтерию компании сведения о движении чистых бланков трудовой: сколько выдано работникам, сколько за них оплачено, сколько испорчено и списано и т.д.

Как учитывать и хранить трудовые книжкиСмотрите в рекомендации Системы Госфинансы, можно ли взимать плату за бланки, применять ли ККТ при выдаче книжек и как учитывать данные операции.

Пример заполнения книги учета трудовых книжек

На обложке:

• полное наименование организации;
• дата начала и окончания ведения.

Этих сведений достаточно.

Все записи внутри книги учета вносятся только в двух случаях: при приеме и увольнении работников.

Заполняем при приеме на работу

Пошаговый образец заполнения книги учета трудовых книжек:

Шаг 1. В первый столбец вносим порядковый номер.

Шаг 2. Во второй, третий и четвертый столбцы записываем число, месяц и год внесения записи

Шаг 3. В пятый записываем фамилию, имя и отчество владельца трудовой книжки.

При этом не надо ничего сокращать и заниматься творчеством, если бы разработчик формы журнала имел в виду фамилию и инициалы, так бы и было записано. В противном случае есть риск получить замечание по ведению журнала от контролирующих организаций.

Шаг 4. В шестой вносим сведения о серии, номере трудовой и вкладыше в нее (при наличии).

Шаг 5. В седьмой пишем должность, профессию или специальность работника в формулировках, взятых из приказа о приеме. Даже если работник будет перемещаться по служебной лестнице, в дальнейшем никакие изменения в книгу учета вносить не требуется.

Шаг 6. В восьмой вписываем наименование структурного подразделения (опять так же, как в приказе о приеме на работу).

Шаг 7. В девятый пишем реквизиты приказа о приеме на работу.

Шаг 8. В десятом расписывается ответственное лицо.

Заполняем при увольнении

Шаг 1. В двенадцатый столбец вписываем дату последнего рабочего дня работника. Если работник в этот день отсутствует, пишем ему уведомление с просьбой явиться либо дать свое согласие на пересылку трудовой книжки почтой. В случае почтового отправления копию письма с копией платежного поручения подкладываем в журнал. Записываем реквизиты уведомления карандашом (если явится сам, заносим фактическую дату ручкой; если пришлет письмо со своим согласием на пересылку, опять же, внесем реквизиты сопроводительного письма; если от работника ни ответа ни привета, оставляем сделанную карандашом запись и храним его трудовую книжку в сейфе 75 лет, в соответствии с пунктом 43 Правил, утвержденных Постановлением правительства от № 225, и пункта 664 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от № 558).

Шаг 2. В тринадцатом столбце сотрудник должен расписаться за получение своей трудовой книжки.

Книга учета движения трудовых книжек

К работе с приходно-расходным журналом имеет допуск ответственное лицо, которое регулярно регистрирует движения формуляров по приходу и по выдаче. Если формуляр был выдан на руки, то в журнале должна присутствовать подпись лица, получившего его. Ответственный ежемесячно отчитывается о расходах средств и остатках в наличии неиспользованных бланков.

Ответственность за внесение записей несёт лицо, определённое руководителем. Реестр должен быть прошит, по месту прошивки на тыльной странице наклеивается лист бумаги, на котором находится заверительная надпись и подпись ответственного лица, как правило, руководителя предприятия.

Образцы заполнения книги учета трудовых книжек

Бланк книги учета движения трудовых книжек разработан на законодательном уровне. Образец есть в Постановлении Минтруда РФ от года за № 69. В Приложении № 3 этого документа можно увидеть, как выглядит книга учета движения трудовых книжек. Правила ведения установлены пунктом 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Условно порядок заполнения книги делится на два этапа: при оформлении на работу и при увольнении. Сведения о переводе работника на другую должность в книге не отражаются.

Если работодатель выдает работнику вкладыш в трудовую книжку, то его также нужно учесть отдельной строкой. Вкладыш, который уже находится в трудовой при приеме, также отражают в книге учета. Обычно это делают в одной строке с трудовой книжкой.

Скачать пустой бланк книги учета трудовых книжек и вкладышей в них 

Заполняем при приеме на работу

После заключения трудового договора и издания приказа о трудоустройстве делается запись в предоставленной работником трудовой или заполняется новая. Приняв книжку на хранение, ответственный сотрудник кадровой службы регистрирует документ в книге учета. При этом заполняются первые 11 граф:

• порядковый номер записи;
• ФИО принятого на работу сотрудника;
• должность и подразделение;
• серия и номер трудовой книжки;
• число, месяц и год начала работы;
• реквизиты (номер и дата) приказа о зачислении в штат;
• отметка о внесении платы за бланк трудовой книжки, предоставленный работодателем (если работодатель оформляет новую трудовую книжку);
• подпись должностного лица, ответственного за ведение Книги учета.

Ниже приведен образец заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей при приеме на работу, скачайте его:

Скачать образец заполнения книги учета движения трудовых книжекПри приеме на работу