Сколько хранятся документы в вузе после отчисления

Сколько лет хранятся документы в архивах, связанные с обучением?

Но, к сожалению, документация не отнесена к «имуществу организации»? Тогда, в каких случаях она им становится?
Далее. Данное учреждение отнесено Перечнем к пятой группе (графа 7) и «уничтожают документы с истекшими сроками хранения по актам, утвержденным руководством учреждения по минованию практической надобности без согласования с архивными органами». А если провести экспертизу досрочно (хотя бы тех отделений больницы, в которых граждане находились по поводу расстройства ЖКТ, например) с участием бывшего учредителя больницы? Кроме того, на документацию, которая сдавалась в архив до 1989 и некоторых 90-х вообще актов приема-передачи нет…

Но, если это документы «практического значения», то они вместе с другим имуществом больницы должны были бы быть переданы в распоряжение другого собственника (ФМБА)? Но, к сожалению, документация не отнесена к «имуществу организации»? Тогда, в каких случаях она им становится?

Собственник документов IMHO городская администрация, ей и думать. Она могла бы, например, вместо отправки "времянки" в архив организовать более дешёвое внеофисное хранение этих документов.

А если провести экспертизу досрочно (хотя бы тех отделений больницы, в которых граждане находились по поводу расстройства ЖКТ, например) с участием бывшего учредителя больницы? Кроме того, на документацию, которая сдавалась в архив до 1989 и некоторых 90-х вообще актов приема-передачи нет…

Экспертиза уже проведена более компетентным органом, и её результатом является Перечень. Самодеятельность Вы проявлять не вправе — в Перечне четко сказано, что нужно отхранить документы в течение установленных сроков, а уж потом Вы можете часть документов отобрать на постоянное хранение (если захотите); полномочий сокращать сроки временного хранения архиву никто не давал. Но Вы можете послать соответствующий официальный запрос в Росархив и/или Минздрав (или в соответствующие региональные органы).

Отсутствие актов приёма-передачи тоже не повод своевольничать, тем более, что в этом, скорее всего, вина самого архива, который не удосужился эти акты создать/сохранить.

Очень хотелось бы, чтобы в своих действиях Вы учитывали не только интересы архива, но и интересы горожан. Самовольное досрочное уничтожения у нас нередкое явление, а люди потом мучаются, поскольку не могут найти нужных им документов. Впрочем, правовая грамотность людей постепенно растет, и они могут сообразить засудить архив, заставив его компенсировать понесенный ими ущерб.

, 12:23

Конечно, закон – есть закон. И храниться документация будет в соответствии с положенными сроками ее хранения. Мои публичные вопросы и Ваши, Tasha, ответы адресованы тем, кто предлагает избавиться от «макулатуры». Стояли, стоим и будем стоять на страже просто ЧЕЛОВЕКА. По личному опыту знаю, когда тебе говорят: «Нахождение документов не известно. Попробуйте обратиться в архив…» И ты идешь туда, не теряя надежды: «А вдруг повезет…».
Спасибо, огромное за ответ.

Форум портала "Архивы России" > Архивы > Государственные архивы субъектов РФ и муниципальные архивы > о сроках хранения документов

Просмотр полной версии : о сроках хранения документов

Личное дело уволенного работника — срок хранения 75 лет ЭПК. С какого года считать эти 75 лет? с года рождения или с года увольнения? Много разногласий)))), хотелось бы узнать мнение коллег))))

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г., срок хранения личных дел составляет 75 лет с года расторжения трудовых отношений с работником (если только, согласно ст.337 (а), оне не подпадают под постоянный срок хранения):

«Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» 2000 года

ст. 337 Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.):
а) руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания — Пост.
б) работников — 75 л. ЭПК

Указания по применению перечня

2.9. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1999 году, начинается с 1 января 2000 года.

Перечень 2000 года радикально изменил порядок установления сроков хранения. Действовавший ранее Перечень 1988 года предусматривал сроки, учитывающие возраст работника (75 лет минус возраст лица к моменту окончания дела, ст.ст. 498-500).

а личное дело студента?

В перечне 2000 года специальной статьи о студентах нет. Подходящих нормативных документов, выпущенных после 2000 года, мне тоже найти не удалось. В перечне 1988 года была такая статья:

ст.499 Личные дела аспирантов, студентов, учащихся (заявления, автобиографии, анкеты, характеристики, копии приказов о зачислении, окончании, переводе, отчислении, объявлении благодарностей и взысканий, учебные личные карточки учащихся, копии дипломов, аттестатов, свидетельств, справки о предоставлении академического отпуска), окончивших учебные заведения или отчисленных со старших курсов:

а) аспирантов, студентов, учащихся профессионально-технических училищ 75 л.-"В" ЭПК (75 л.-"В" — если документы организации не поступают в госархивы)

Примечание:

Студентов, отчисленных с 1-3 курсов, — 15 л. ЭПК (15 л.).
Если обучению на дневном отделении предшествовала трудовая деятельность или служба в Советской Армии — 75 л.-"В" ЭПК (75 л.-"В").
Отчисленных с 1 курса — 5 л.

Дальше можно рассуждать двумя способами, и получить разные результаты:

1. Раз в перечне 2000 года нужного вида документов нет (студенты ведь не работники), то берется статья перечня 1988 года. Правда, правомочность такого приёма — вещь весьма спорная.

2. В перечне 1988 года сроки хранения личных дел работников и студентов совпадали. Логично, чтобы они совпадали и сейчас — поэтому следует использовать срок из ст.337 перечня 2000 года. Я считаю правильным именно этот вариант (кроме того, он безопасный — нет риска ответственности за несохранение документов).

Это — для документов после 2000 года. Документы, законченные в делопроизводстве до этого срока, хранятся в соответствии со сроками в старых перечнях (перечни никогда до конца не умирают )

Огромное спасибо за развернутый ответ.

Анна Васильевна

, 22:15

Доброго времени суток!!!
Хочу задать вопрос:
— Сколько лет хранятся личные дела учашихся ПТУ(лицеев) и желательно согласно какого документа и № статьи??? Знает ли кто-нибудь о поправках, изменениях или дополнениях в перечне 88 года касательно этого вопроса?

Сколько лет хранятся личные дела учашихся ПТУ(лицеев) и желательно согласно какого документа и № статьи???

По ПТУ: Когда-то сроки были небольшими – например, согласно приказу Государственного Комитета СССР по профессионально-техническому образованию от 27 мая 1981 г. № 80 «Об утверждении примерной номенклатуры дел профессионально-технических учебных заведений и типового положения о постоянно действующей экспертной комиссии профессионально-технических учебных заведений» () , личные дела учащихся должны были храниться 3 года после окончания.

В Перечне 1988 года о личных делах учащихся ПТУ говорится в процитированной выше статье 499 (а) – это “75 лет – «В»” (с ЭПК или без).

В Перечне 2000 года специальной статьи нет, т.е. повторяется рассмотренная в предыдущих постах ситуация со студентами.

По лицеям: если считать лицей общеобразовательным заведением, то в Перечне 2000 года специальной статьи нет, а в перечне 1988 года – ст.499 (б) – 3 года после окончания или выбытия.

Существуют также согласованные с Федеральной архивной службой России «Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» (утв. Министерством образования Российской Федерации, письмо от 20 декабря 2000 г. № 03-51/64), где в Приложении 18 дается примерная номенклатура дел общеобразовательного учреждения, содержащая статью «Личные дела учащихся — 3 года ЭПК» (со ссылкой на статью 499 Перечня 1988 года).

Рекомендую также прочесть ответ Б.В.Альбрехта на вопрос 5783 здесь:

Отмечу, что есть и общеобразовательные учреждения, хранящие личные дела обучающихся 75 лет: см., например здесь:

То что меня постоянно смущает и опять я с этим столкнулась в Перечне 2000 г. было сказано
. …… а также специфической (отраслевой) документации применяется "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения" (М., 1989). В Перечне 2010г. такой сноски нет

А сейчас я могу пользоваться Перечнем 1989 г. при составлении номенклатуры, например для ПТУ

Вот некоторые факты:

2-я часть Перечня 1988 года была объявлена недействующей приказом Минкультуры от 31 июля 2007 г. № 1182 (которым введен Перечень научно-технических документов).

Первая часть Перечня 1988 года официально не отменялась. В правовой системе Консультант+ Перечень 1988 года не помечен как утративший силу.

В 2001 году, после вступления в силу Перечня 2000 года, Высший Арбитражный Суд дал следующее разъяснение:

Письмо ВАС РФ от № С4-7/УД-633 "О Перечне типовых управленческих документов"

С введением в действие настоящего Перечня, т.е. с 2001 года, часть I "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения", утвержденного Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15 августа 1988 года (Изд. Главархива и ВНИИДАДа, М., 1989), утратила силу применительно к указанным в данном Перечне управленческим документам. Для отбора на постоянное хранение управленческих документов за более ранний период времени (80 — 90-е годы), а также специфической (отраслевой) документации, по-прежнему должен применяться Перечень 1988 года. Если в делах по номенклатуре арбитражного суда имеются специфические документы, которые не учтены в новом Перечне, то сроки их хранения также необходимо определять по старому Перечню или по совместному решению ЭК арбитражного суда и ЭПК регионального архивного органа.

В 2008 году Рособрнадзор давал следующие рекомендации:

«Рекомендации по организации деятельности органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющих управление в сфере образования, по обеспечению конфиденциальности документированной информации государственной (итоговой) аттестации выпускников, освоивших образовательные программы основного общего образования, организуемой территориальными экзаменационными комиссиями» (Приложение к письму Рособрнадзора от 20 марта 2008 г. N 01-137/08-01)

4.1. Перечень документированной информации, отнесенной к документам строгой отчетности, разрабатывается и утверждается ОУО субъекта Федерации самостоятельно с учетом "Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения", утвержденного Главным архивным управлением при Совете Министров СССР от , а также "Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения", утвержденного Росархивом от .

Мои выводы следующие: Те пункты части 1-й Перечня 1988 года, которые не перекрываются с изданными позднее Перечнями (не только Перечня управленческих документов 2010 года, но, думаю, и Перечня НТД 2007 года) официально не отменялись, и, вероятно, на них можно ссылаться в номенклатуре дел.

К вопросу перекрытия со статьями Перечня 2010 года нужно подходить очень осторожно, и не брать ответственность на себя – для этого есть ЭК и юрист, есть возможность послать запрос в министерство. Я считаю, что если, например, Перечень 2010 года не содержит в точности такой статьи, как Перечень 1988 года, но содержит более общую (пример: сроки хранения личных дел) – то нужно ориентироваться на статью Перечня 2010 года.

Если, однако, какие-то сроки хранения за это время изменились вследствие выхода законов и нормативных актов (а такие наверняка есть), пользоваться нужно сроками, установленными именно законодательно-нормативными актами (точно так же, как обстоит дело и со сроками, указанными в действующих Перечнях). В такой ситуации ссылка на Перечень не спасет от неприятностей.

Чтобы обезопасить себя, рассматривайте Перечень 1988 года как методический документ, и, по возможности, выверяйте указанные в нем сроки хранения (советуясь с юристом, с коллегами из других вузов).

, 15:42

Здравствуйте, коллеги. При ликвидации документация городской больницы была передана в архив города. Избежать такого «нашествия» историй болезни, рентгеновских снимков и др. не удалось. Мой вопрос касается соблюдения сроков хранения историй болезни. Их сроки хранения определены пунктом 266 (25 лет), а при отдельных заболеваниях – пунктом 267 «Перечня документов со сроками хранения, органов, учреждений, организаций, предприятий системы здравоохранения», утвержденного приказом Министерства здравоохранения СССР (№ 493 от г.). Вопрос: может ли ЭК городского архива самостоятельно принять решение о выделении к досрочному уничтожению документов временного хранения, сроки которых не истекли, если эти документы не подлежат «реанимации» (это касается историй болезни 1986-1999 гг.)? Уполномоченного органа в сфере архивного дела нет. Спасибо.

Как сказано в указаниях по применению Перечня 1974 года, «Уничтожение документальных материалов без надлежащего оформления и согласования, а также нарушение установленных настоящим перечнем сроков хранения является незаконным и лица, виновные в этом, согласно Положению о Государственном архивном фонде СССР, несут ответственность в установленном законом порядке».

Указанные в перечне сроки временного хранения должны быть соблюдены, и городской архив не вправе самовольно их сокращать. Не стоит забывать, что эти сроки выбраны не просто так, и досрочное уничтожение документов может нарушить права граждан (и не только в плане доступа к нужной им медицинской информации — у нас, например, нет срока давности по искам о возмещении вреда здоровью, и документы могут потребоваться для получения компенсаций спустя много лет).

, 04:18

Да, уничтожение документов до срока запрещено. И п. 266 Перечня определено– 25 лет и … точка, за исключением тех, сроки которых определены п. 267.
И… цитирую Перечень: «Документальные материалы учреждений, организаций, предприятий, отнесенных к 5-му звену (графа 7), в государственные архивы не передаются. Учитывая, что в учреждениях, организациях и на предприятиях, отнесенных к этому звену, в основном образуются документы практического значения, то в настоящем перечне для них установлены временные сроки хранения».
Но, если это документы «практического значения», то они вместе с другим имуществом больницы должны были бы быть переданы в распоряжение другого собственника (ФМБА)? Но, к сожалению, документация не отнесена к «имуществу организации»? Тогда, в каких случаях она им становится?
Далее. Данное учреждение отнесено Перечнем к пятой группе (графа 7) и «уничтожают документы с истекшими сроками хранения по актам, утвержденным руководством учреждения по минованию практической надобности без согласования с архивными органами». А если провести экспертизу досрочно (хотя бы тех отделений больницы, в которых граждане находились по поводу расстройства ЖКТ, например) с участием бывшего учредителя больницы? Кроме того, на документацию, которая сдавалась в архив до 1989 и некоторых 90-х вообще актов приема-передачи нет…

Но, если это документы «практического значения», то они вместе с другим имуществом больницы должны были бы быть переданы в распоряжение другого собственника (ФМБА)? Но, к сожалению, документация не отнесена к «имуществу организации»? Тогда, в каких случаях она им становится?

Собственник документов IMHO городская администрация, ей и думать.

Как получить свои документы от ВУЗа

Учитывая, что в учреждениях, организациях и на предприятиях, отнесенных к этому звену, в основном образуются документы практического значения, то в настоящем перечне для них установлены временные сроки хранения».
Но, если это документы «практического значения», то они вместе с другим имуществом больницы должны были бы быть переданы в распоряжение другого собственника (ФМБА)? Но, к сожалению, документация не отнесена к «имуществу организации»? Тогда, в каких случаях она им становится?
Далее. Данное учреждение отнесено Перечнем к пятой группе (графа 7) и «уничтожают документы с истекшими сроками хранения по актам, утвержденным руководством учреждения по минованию практической надобности без согласования с архивными органами». А если провести экспертизу досрочно (хотя бы тех отделений больницы, в которых граждане находились по поводу расстройства ЖКТ, например) с участием бывшего учредителя больницы? Кроме того, на документацию, которая сдавалась в архив до 1989 и некоторых 90-х вообще актов приема-передачи нет…

Но, если это документы «практического значения», то они вместе с другим имуществом больницы должны были бы быть переданы в распоряжение другого собственника (ФМБА)? Но, к сожалению, документация не отнесена к «имуществу организации»? Тогда, в каких случаях она им становится?

Собственник документов IMHO городская администрация, ей и думать. Она могла бы, например, вместо отправки "времянки" в архив организовать более дешёвое внеофисное хранение этих документов.

А если провести экспертизу досрочно (хотя бы тех отделений больницы, в которых граждане находились по поводу расстройства ЖКТ, например) с участием бывшего учредителя больницы? Кроме того, на документацию, которая сдавалась в архив до 1989 и некоторых 90-х вообще актов приема-передачи нет…

Экспертиза уже проведена более компетентным органом, и её результатом является Перечень. Самодеятельность Вы проявлять не вправе — в Перечне четко сказано, что нужно отхранить документы в течение установленных сроков, а уж потом Вы можете часть документов отобрать на постоянное хранение (если захотите); полномочий сокращать сроки временного хранения архиву никто не давал. Но Вы можете послать соответствующий официальный запрос в Росархив и/или Минздрав (или в соответствующие региональные органы).

Отсутствие актов приёма-передачи тоже не повод своевольничать, тем более, что в этом, скорее всего, вина самого архива, который не удосужился эти акты создать/сохранить.

Очень хотелось бы, чтобы в своих действиях Вы учитывали не только интересы архива, но и интересы горожан. Самовольное досрочное уничтожения у нас нередкое явление, а люди потом мучаются, поскольку не могут найти нужных им документов. Впрочем, правовая грамотность людей постепенно растет, и они могут сообразить засудить архив, заставив его компенсировать понесенный ими ущерб.

, 12:23

Конечно, закон – есть закон. И храниться документация будет в соответствии с положенными сроками ее хранения. Мои публичные вопросы и Ваши, Tasha, ответы адресованы тем, кто предлагает избавиться от «макулатуры». Стояли, стоим и будем стоять на страже просто ЧЕЛОВЕКА. По личному опыту знаю, когда тебе говорят: «Нахождение документов не известно. Попробуйте обратиться в архив…» И ты идешь туда, не теряя надежды: «А вдруг повезет…».
Спасибо, огромное за ответ.

Как забрать из вуза подлинники документов и чем при этом следует руководствоваться?

Эту ситуацию вряд ли можно отнести к разряду экзотических — абитуриент подал оригиналы документов в один вуз, а после этого передумал и решил отнести их в другой. Соответственно, возникает вопрос: как забрать документы и сколько времени для этого потребуется?

Ответ на него дает соответствующий приказ Минобрнауки из которого следует, что вернуть документы вузы обязаны "до конца текущего рабочего дня — в случае подачи заявления об отзыве документов не позднее чем за 2 часа до конца рабочего дня; в течение первых двух часов следующего рабочего дня — в случае подачи заявления об отзыве документов менее чем за 2 часа до конца рабочего дня".

Прочитав такое, создается впечатление, что вроде бы все очень просто: крайний срок возврата — следующий день, и для этого абитуриенту достаточно лишь написать письменное заявление и отдать его в приемную комиссию. Так в большинстве случаев и происходит. Однако, нет правил без исключений, а поэтому можно столкнуться с ситуацией, когда вроде бы регламентированная процедура превращается в бег по кругу, со всеми вытекающими отсюда последствиями. И такие случаи, к сожалению, не единичны.

Практика последних лет показала, что подобное в большей степени свойственно тем вузам, которые испытывают трудности с набором, т.к. именно этот фактор во многом и является определяющим. Это и понятно. Ведь не для кого не секрет, что при дефиците абитуриентов, каждый из них на счету, а возврат документов означает, по сути, появление свободного места, которое в конечном итоге так и может остаться вакантным. Именно поэтому вузы и стараются использовать любую возможность, чтобы задержать абитуриента и хоть таким образом решить проблемы с набором.

Что касается востребованных вузов, то подобные действия им не свойственны, т.к. ввиду большого числа желающих у них всегда есть возможность взаимозамещения, в связи с чем образовавшаяся прореха будет сразу же заполнена кем-нибудь из абитуриентов.

Следует обратить внимание, еще на один немаловажный фактор — забрать документы проще на предварительном этапе, т.е. до момента выхода приказа о зачислении. После же его издания возникают нюансы, которые могут быть использованы вузами в собственных интересах. Чаще всего встречается ситуация когда вузы объясняют задержку с выдачей документов необходимостью подготовки приказа об отчислении, который на их взгляд является основанием для последующего возврата. А так как на все это необходимо время, уложиться в отведенные сроки они просто не успевают. Но как в таком случае реагировать на подобную уловку абитуриентам? Им по большому счету остается лишь только одно — добиваться решения вопроса в свою пользу, тем более что для этого имеются все законные основания.

Из всего вышесказанного можно сделать следующий вывод — подача оригиналов документов является достаточно важным шагом на пути успешного поступления в вуз, подходить к которому нужно с полной мерой ответственности и пониманием того, что собственные интересы далеко не всегда совпадают с интересами учебных заведений. Но самый лучший способ, избежать подобного рода неприятностей это не шарахаться из стороны в сторону, а твердо определиться со своими приоритетами, которые и должны лечь в основу последующих действий.

P.S. Приемная комиссия Санкт — Петербургского государственного университета рекомендует (алгоритм действий по возврату подлинников документов):

1. Для получения оригиналов документов абитуриент в письменной форме должен подать в приемную комиссию вуза заявление об их возврате. Мотивировать заявление необязательно. Целесообразно его подавать в двух экземплярах и на втором получить штамп приемной комиссии о принятии данного заявления.

2. Если в установленные законом сроки документы не были выданы не по вине абитуриента (о такой вине может свидетельствовать, например, уклонение от их получения), необходимо письменно обратиться к ректору учебного заведения с мотивированной просьбой вернуть документы. В мотивах следует указать на его личную ответственность, предусмотренную действующим законодательством. При этом, в приемной ректора необходимо получить подтверждение в принятии данного заявления.

3.

Сколько лет храниться аттестат в вузе

Если обращение на имя ректора также не дало результатов, абитуриенту следует обратиться за защитой своих прав в Федеральную службу по надзору в сфере образования и науки (Рособрнадзор) и в районную прокуратуру по месту нахождения вуза, с мотивированным заявлением о выдаче предписания вузу возвратить документы. В этом случае к заявлению прикладываются копии полученных приемной комиссией и ректором заявлений о возврате документов, а также ответы вуза на данные заявления (в случае их наличия). При этом, копии обращений в вышеназванные органы государственной власти целесообразно также представить ректору и в приемную комиссию вуза.

4. В случае, если и обращение за такими мерами оперативного реагирования не привело к желаемым результатам, надлежит обращаться в суд по месту нахождения вуза с исковым заявлением о возвращении документов. Однако, по опыту, до этого дело не доходит. Вопрос с возвратом документов, как правило, решается на стадии обращения к ректору вуза.

Количество просмотров: 133071

Форум портала "Архивы России" > Архивы > Государственные архивы субъектов РФ и муниципальные архивы > о сроках хранения документов

Просмотр полной версии : о сроках хранения документов

Личное дело уволенного работника — срок хранения 75 лет ЭПК. С какого года считать эти 75 лет? с года рождения или с года увольнения? Много разногласий)))), хотелось бы узнать мнение коллег))))

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г., срок хранения личных дел составляет 75 лет с года расторжения трудовых отношений с работником (если только, согласно ст.337 (а), оне не подпадают под постоянный срок хранения):

«Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» 2000 года

ст. 337 Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.):
а) руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания — Пост.
б) работников — 75 л. ЭПК

Указания по применению перечня

2.9. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1999 году, начинается с 1 января 2000 года.

Перечень 2000 года радикально изменил порядок установления сроков хранения. Действовавший ранее Перечень 1988 года предусматривал сроки, учитывающие возраст работника (75 лет минус возраст лица к моменту окончания дела, ст.ст. 498-500).

а личное дело студента?

В перечне 2000 года специальной статьи о студентах нет. Подходящих нормативных документов, выпущенных после 2000 года, мне тоже найти не удалось. В перечне 1988 года была такая статья:

ст.499 Личные дела аспирантов, студентов, учащихся (заявления, автобиографии, анкеты, характеристики, копии приказов о зачислении, окончании, переводе, отчислении, объявлении благодарностей и взысканий, учебные личные карточки учащихся, копии дипломов, аттестатов, свидетельств, справки о предоставлении академического отпуска), окончивших учебные заведения или отчисленных со старших курсов:

а) аспирантов, студентов, учащихся профессионально-технических училищ 75 л.-"В" ЭПК (75 л.-"В" — если документы организации не поступают в госархивы)

Примечание:

Студентов, отчисленных с 1-3 курсов, — 15 л. ЭПК (15 л.).
Если обучению на дневном отделении предшествовала трудовая деятельность или служба в Советской Армии — 75 л.-"В" ЭПК (75 л.-"В").
Отчисленных с 1 курса — 5 л.

Дальше можно рассуждать двумя способами, и получить разные результаты:

1. Раз в перечне 2000 года нужного вида документов нет (студенты ведь не работники), то берется статья перечня 1988 года. Правда, правомочность такого приёма — вещь весьма спорная.

2. В перечне 1988 года сроки хранения личных дел работников и студентов совпадали. Логично, чтобы они совпадали и сейчас — поэтому следует использовать срок из ст.337 перечня 2000 года. Я считаю правильным именно этот вариант (кроме того, он безопасный — нет риска ответственности за несохранение документов).

Это — для документов после 2000 года. Документы, законченные в делопроизводстве до этого срока, хранятся в соответствии со сроками в старых перечнях (перечни никогда до конца не умирают )

Огромное спасибо за развернутый ответ.

Анна Васильевна

, 22:15

Доброго времени суток!!!
Хочу задать вопрос:
— Сколько лет хранятся личные дела учашихся ПТУ(лицеев) и желательно согласно какого документа и № статьи??? Знает ли кто-нибудь о поправках, изменениях или дополнениях в перечне 88 года касательно этого вопроса?

Сколько лет хранятся личные дела учашихся ПТУ(лицеев) и желательно согласно какого документа и № статьи???

По ПТУ: Когда-то сроки были небольшими – например, согласно приказу Государственного Комитета СССР по профессионально-техническому образованию от 27 мая 1981 г. № 80 «Об утверждении примерной номенклатуры дел профессионально-технических учебных заведений и типового положения о постоянно действующей экспертной комиссии профессионально-технических учебных заведений» () , личные дела учащихся должны были храниться 3 года после окончания.

В Перечне 1988 года о личных делах учащихся ПТУ говорится в процитированной выше статье 499 (а) – это “75 лет – «В»” (с ЭПК или без).

В Перечне 2000 года специальной статьи нет, т.е. повторяется рассмотренная в предыдущих постах ситуация со студентами.

По лицеям: если считать лицей общеобразовательным заведением, то в Перечне 2000 года специальной статьи нет, а в перечне 1988 года – ст.499 (б) – 3 года после окончания или выбытия.

Существуют также согласованные с Федеральной архивной службой России «Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» (утв. Министерством образования Российской Федерации, письмо от 20 декабря 2000 г. № 03-51/64), где в Приложении 18 дается примерная номенклатура дел общеобразовательного учреждения, содержащая статью «Личные дела учащихся — 3 года ЭПК» (со ссылкой на статью 499 Перечня 1988 года).

Рекомендую также прочесть ответ Б.В.Альбрехта на вопрос 5783 здесь:

Отмечу, что есть и общеобразовательные учреждения, хранящие личные дела обучающихся 75 лет: см., например здесь:

То что меня постоянно смущает и опять я с этим столкнулась в Перечне 2000 г. было сказано
. …… а также специфической (отраслевой) документации применяется "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения" (М., 1989). В Перечне 2010г. такой сноски нет

А сейчас я могу пользоваться Перечнем 1989 г. при составлении номенклатуры, например для ПТУ

Вот некоторые факты:

2-я часть Перечня 1988 года была объявлена недействующей приказом Минкультуры от 31 июля 2007 г. № 1182 (которым введен Перечень научно-технических документов).

Первая часть Перечня 1988 года официально не отменялась. В правовой системе Консультант+ Перечень 1988 года не помечен как утративший силу.

В 2001 году, после вступления в силу Перечня 2000 года, Высший Арбитражный Суд дал следующее разъяснение:

Письмо ВАС РФ от № С4-7/УД-633 "О Перечне типовых управленческих документов"

С введением в действие настоящего Перечня, т.е. с 2001 года, часть I "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения", утвержденного Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15 августа 1988 года (Изд. Главархива и ВНИИДАДа, М., 1989), утратила силу применительно к указанным в данном Перечне управленческим документам. Для отбора на постоянное хранение управленческих документов за более ранний период времени (80 — 90-е годы), а также специфической (отраслевой) документации, по-прежнему должен применяться Перечень 1988 года. Если в делах по номенклатуре арбитражного суда имеются специфические документы, которые не учтены в новом Перечне, то сроки их хранения также необходимо определять по старому Перечню или по совместному решению ЭК арбитражного суда и ЭПК регионального архивного органа.

В 2008 году Рособрнадзор давал следующие рекомендации:

«Рекомендации по организации деятельности органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющих управление в сфере образования, по обеспечению конфиденциальности документированной информации государственной (итоговой) аттестации выпускников, освоивших образовательные программы основного общего образования, организуемой территориальными экзаменационными комиссиями» (Приложение к письму Рособрнадзора от 20 марта 2008 г. N 01-137/08-01)

4.1. Перечень документированной информации, отнесенной к документам строгой отчетности, разрабатывается и утверждается ОУО субъекта Федерации самостоятельно с учетом "Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения", утвержденного Главным архивным управлением при Совете Министров СССР от , а также "Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения", утвержденного Росархивом от .

Мои выводы следующие: Те пункты части 1-й Перечня 1988 года, которые не перекрываются с изданными позднее Перечнями (не только Перечня управленческих документов 2010 года, но, думаю, и Перечня НТД 2007 года) официально не отменялись, и, вероятно, на них можно ссылаться в номенклатуре дел.

К вопросу перекрытия со статьями Перечня 2010 года нужно подходить очень осторожно, и не брать ответственность на себя – для этого есть ЭК и юрист, есть возможность послать запрос в министерство. Я считаю, что если, например, Перечень 2010 года не содержит в точности такой статьи, как Перечень 1988 года, но содержит более общую (пример: сроки хранения личных дел) – то нужно ориентироваться на статью Перечня 2010 года.

Если, однако, какие-то сроки хранения за это время изменились вследствие выхода законов и нормативных актов (а такие наверняка есть), пользоваться нужно сроками, установленными именно законодательно-нормативными актами (точно так же, как обстоит дело и со сроками, указанными в действующих Перечнях).

В такой ситуации ссылка на Перечень не спасет от неприятностей.

Чтобы обезопасить себя, рассматривайте Перечень 1988 года как методический документ, и, по возможности, выверяйте указанные в нем сроки хранения (советуясь с юристом, с коллегами из других вузов).

, 15:42

Здравствуйте, коллеги. При ликвидации документация городской больницы была передана в архив города. Избежать такого «нашествия» историй болезни, рентгеновских снимков и др. не удалось. Мой вопрос касается соблюдения сроков хранения историй болезни. Их сроки хранения определены пунктом 266 (25 лет), а при отдельных заболеваниях – пунктом 267 «Перечня документов со сроками хранения, органов, учреждений, организаций, предприятий системы здравоохранения», утвержденного приказом Министерства здравоохранения СССР (№ 493 от г.). Вопрос: может ли ЭК городского архива самостоятельно принять решение о выделении к досрочному уничтожению документов временного хранения, сроки которых не истекли, если эти документы не подлежат «реанимации» (это касается историй болезни 1986-1999 гг.)? Уполномоченного органа в сфере архивного дела нет. Спасибо.

Как сказано в указаниях по применению Перечня 1974 года, «Уничтожение документальных материалов без надлежащего оформления и согласования, а также нарушение установленных настоящим перечнем сроков хранения является незаконным и лица, виновные в этом, согласно Положению о Государственном архивном фонде СССР, несут ответственность в установленном законом порядке».

Указанные в перечне сроки временного хранения должны быть соблюдены, и городской архив не вправе самовольно их сокращать. Не стоит забывать, что эти сроки выбраны не просто так, и досрочное уничтожение документов может нарушить права граждан (и не только в плане доступа к нужной им медицинской информации — у нас, например, нет срока давности по искам о возмещении вреда здоровью, и документы могут потребоваться для получения компенсаций спустя много лет).

, 04:18

Да, уничтожение документов до срока запрещено. И п. 266 Перечня определено– 25 лет и … точка, за исключением тех, сроки которых определены п. 267.
И… цитирую Перечень: «Документальные материалы учреждений, организаций, предприятий, отнесенных к 5-му звену (графа 7), в государственные архивы не передаются. Учитывая, что в учреждениях, организациях и на предприятиях, отнесенных к этому звену, в основном образуются документы практического значения, то в настоящем перечне для них установлены временные сроки хранения».
Но, если это документы «практического значения», то они вместе с другим имуществом больницы должны были бы быть переданы в распоряжение другого собственника (ФМБА)?