Сколько хранятся платежные ведомости по зарплате

Главная » Бухгалтеру » Хранение и оформление платёжной ведомости Хранение и оформление платёжной ведомости Вернуться назад на Платежная ведомость Выдача

Сроки хранения кадровых документов

В существующем Перечне (раздел 8 «Кадровое обеспечение») обозначен срок хранения документов личного состава. Такие документы как графики отпусков и проведения аттестации хранятся один год.

3 года хранится переписка, связанная с переводом работника в другую организацию. Такой же срок хранения резюме и других документов соискателей вакансий не принятых в последствие на работу. Данные сроки хранения кадровых документов распространяются на переписки по ведению воинского учета и спискам военнообязанных.

Пять лет хранятся некоторые документы, не включенные в личные дела, такие как служебные записки, докладные, справки, выписки из приказов и др. Командировочные удостоверения имеют тот же срок хранения, за исключением удостоверений работников Заполярья и других северных районов.

На них распространяется срок в 75 лет. Такой подход обусловлен досрочным назначением пенсии.

Основная часть кадровых документов хранится 75 лет:

• списки личного состава;
• личные карточки сотрудников;
• служебные контракты, трудовые договоры;
• журналы и книги учета;
• личные дела госслужащих, работников, муниципальных служащих.

Имеют постоянные сроки хранения кадровых документов представления, характеристики к награждению, журналы учета наград. Постоянно хранятся документы, связанные с проверкой работы с кадрами, локально-нормативные акты по месту разработки, личные дела руководящих сотрудников, некоторые документы, связанные со службой гражданских и муниципальных служащих.

Невостребованные подлинники трудовых книжек, удостоверений, свидетельств, наград хранятся до востребования.

Сроки хранения архивных документов

Приказом Минкультуры РФ № 558 от г. утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов. Установленные в Перечне сроки хранения архивных документов зависят от их значимости.

Они могут иметь различные сроки хранения:

• хранение до 10 лет;
• хранение свыше десяти лет;
• хранение (определенное время) после замены новыми нормативными актами и т.д.;
• хранение до востребования;
• хранение постоянно.

Начало исчисления срока обычно начинается с начала следующего календарного года после окончания делопроизводства документа. Для ряда документов установлено иное исчисление сроков.

Один и тот же вид может иметь различные сроки хранения архивных документов. Табель (график) учета рабочего времени хранят 5 лет. Но в Перечне есть примечание, что данный документ хранят 75 лет, если ведется учет работников занятых во вредном производстве.

Такой подход гарантирует сотруднику досрочный выход на пенсию. Данное право необходимо подтверждать справкой о наличие льготного стажа, которая выдается на основании документов первичного учета

Архив организации: храним документы по учету труда и заработной платы (Демидов Г.И.)

Государственные, муниципальные организации – 10 лет. Негосударственные организации – не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.

Определенные документы (нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации) постоянного срока хранения по Перечню необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и/или длительным практическим значением указанных документов.

Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии.

Документы постоянного срока хранения на нетрадиционных носителях принимаются на хранение в соответствии с установленными правилами.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается. Повышение сроков хранения документов, предусмотренных Перечнем, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций.

Итак, рассмотрим эти сроки.

Приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности работников организации, имеющие различные сроки хранения, формируются в разные дела.

Это необходимо, потому что часть приказов по личному составу посвящена действительно вопросам кадрового перемещения работников, прекращению трудового договора и т. д. Эти документы должны храниться 75 лет. Вместе с тем большая часть приказов издается по основной деятельности организации, такие как о командировках, дежурствах и т. д. Такие приказы присланные для сведения хранятся до минования надобности, о предоставлении отпусков, дежурствах, взысканиях, командировках хранятся 5 лет (ст. 6 Перечня).

Документы (информации, справки, сведения, ведомости, отчеты) о наличии, движении, комплектовании, использовании работников хранятся 5 лет (ст. 262 Перечня)

Документы (справки, сведения, списки) о высвобождении и потребности в работниках, создании рабочих мест, половозрастной структуре и профессионально-квалификационном составе высвобожденных и необходимых работников – 5 лет (ст. 263 Перечня).

Переписка по вопросам трудоустройства – 5 лет.

Документы (заявления, докладные записки, справки, расчеты, протоколы) о разрешении трудовых споров – 5 лет.

Документы (сводки, сведения, докладные записки, баланс рабочего времени) об учете рабочего времени – 3 года.

Табели (графики), журналы учета рабочего времени – 1 год.

Акты, сообщения, информации, характеристики, докладные записки, справки, переписка о трудовой дисциплине – 3 года.

Личные дела и личные карточки работников должны храниться 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания и награды, – постоянно.

Отчеты, акты, сведения об учете трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 3 года (ст. 351 Перечня).

Должностные инструкции типовые (примерные) по месту разработки и утверждения хранятся постоянно, индивидуальные (персональные) – 75 лет в составе личных дел (ст. 35 Перечня).

Экземпляр трудового договора, который остается у работодателя, обычно подшивается в личное дело работника, которое хранится в соответствии с п. «б» ст. 337 Перечня 75 лет с последующей сдачей в архив. Если личные дела работников не ведутся, то трудовые договоры работников формируются в отдельное дело и хранятся в соответствии со ст. 338 Перечня также 75 лет.

Графики предоставления отпусков хранятся – один год.

Необходимо также хранить журналы, книги, карточки учета:

1) приема, перемещения (перевода), увольнения работников – 75 лет;

2) работников, направленных в командировки (срок начинает течь после увольнения работника) – 5 лет;

3) военнообязанных (после увольнения) – 3 г.;

4) отпусков – 3 г.;

5) личных дел, личных карто чек, трудовых договоров, трудовых соглашений – 75 лет;

6) выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним – 50 лет;

7) выдачи справок о заработ ной плате, стаже, месте работы – 3 года;

8) выдачи командировочных удостоверений – 5 лет.

Любой бухгалтер осознает значимость верного оформления первичной учетной документации для целей ведения как бухгалтерского, так и налогового учета.

Каждому документу свой срок хранения

Один год должны храниться месячные отчеты организаций о выполнении перспективных и текущих планов, анализы отчетов, материалы переписки с органами государственной статистики о составлении, представлении и проверке статической отчетности. Три года должны храниться квартальные отчеты, инвентарные карточки и книги учета основных средств, реестры договоров, материалы переписки об организации и совершенствовании учета и отчетности. В течение 5 лет хранят первичные документы и приложения к ним, расчетные и расчетно-платежные ведомости, учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и др.); полугодовые отчеты организаций. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Десять лет хранят годовые отчеты организаций, передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения, обязательные записки к ним. Паспорта зданий, сооружений и оборудования хранят до списания с баланса указанных ценностей. Лицевые счета рабочих и служащих должны храниться 75 минус Влет, где В — возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета. При отсутствии лицевых счетов расчетные ведомости на выдачу заработной платы должны храниться в течение 75 лет. При прекращении деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам, подлежат обязательной сдаче в государственные архивы. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Глава II. Основные требования к ведению бухгалтерского учета

Бухгалтерская документация и регистрация

Архивное дело в РФ регулируется федеральными законами, перечнями архивных документов, нормативно — правовыми актами. Обязанность хранения и ответственность за сохранность документов возлагается на учреждения или физическое лицо, в ведении которых находятся те или иные документы.

Сроки хранения документов

В этой же заранее пустой графе в случае неполучения заработной платы или других выплат сотрудником в установленный для выдачи денежных сумм срок, бухгалтер делает отметку «депонировано». Важным моментом в заполнении табличной части является то, что она не должна иметь пустых граф, то есть если сотруднику по каким-либо причинам выплата заработный платы не осуществляется, то в свободной графе необходимо ставить прочерк.

Это поможет исключить внесение недостоверных данных. Третья часть представляет собой прописанную после заполнения табличной части общую суму подлежащих к выплате денежных средств и депонированную сумму. Также она должна содержать должность и подпись с расшифровкой сотрудника, произведшего выдачу денег по ведомости, и бухгалтера, который проверил данную платежную ведомость.

Но не следует путать такие понятия, как платежная ведомость и расчетно-платежная. Бланк расчетно-платежной ведомости имеет другую структуру. Он предназначен для проведения подробных начислений по всем категориям выплат работникам и служащим, что предусмотрены на предприятии, и отображает все вычеты, что были сделаны из общей начисленной суммы, таким образом, получая так называемую «чистую» зарплату. В то время как в платежной ведомости видны данные только о заработной плате, подлежащей для выдачи на руки. Эта сумма берется из заранее рассчитанной расчетно-платежной ведомости.

Распечатывается платежная ведомость в одном экземпляре. Готовая (со всеми данными) платежная ведомость регистрируется в специальном журнале, который заводится на предприятии каждый год. Срок хранения журнала составляет 5 лет. После регистрации документ подкалывается к составленному к этой ведомости расходному кассовому ордеру. Причем дата и номер кассового ордера должны быть указаны в заключающей части платежной ведомости.

Вся ответственность за правильное заполнение и внесение достоверных данных в платежную ведомость ложится на кассира, а верификацию и хранение производит главный бухгалтер.

Основным недостатком платежных и расчетно-платежных ведомостей является открытость. Получая свою заработную плату, сотрудник может с легкостью видеть и подлежащие к выдаче суммы своих коллег, что нарушает принцип конфиденциальности получения заработный платы на предприятии.

С вводом в работу бухгалтерии новых технологий, в том числе программного обеспечения, все чаще ведение бухгалтерского учета производится автоматически с помощью специализированных программ, что значительно упрощает формирование платежных ведомостей. На предприятиях и в организациях, которые перевели своих сотрудников на получение заработной платы через расчетные банковские карты, расчетно-кассовая деятельности и вовсе не осуществляется. То есть платежная ведомость просто становиться неактуальной и ее не формируют.

— период, в течение которого организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела.

Cрок хранения документов по заработной плате

Однако для успешной работы этого недостаточно. Дело в том, что не менее важно должным образом хранить документы, образующиеся в учете организации. В противном случае компанию ждет штраф, а то и не один.

Федеральный закон от № 129-ФЗ (в ред. от ) «О бухгалтерском учете» предписывает организации хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) нужно хранить не менее 5 лет с момента, когда они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

За нарушение установленного порядка и сроков хранения учетных документов предусмотрен административный штраф для должностных лиц в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. Кодекса РФ об административных правонарушениях). Обязанность контролировать сроки хранения документов возложена на налоговые органы.

Требования к хранению документов содержатся и в Налоговом кодексе, который обязует налогоплательщиков в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Помимо этого действует еще ряд нормативных актов, знать которые важно. Это Федеральный закон от № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и Федеральный закон от № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», где прописаны сроки и порядок хранения документации. Однако не стоит забывать, что с 1 октября 2010 года обязательные для всех организаций сроки хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую, определяет приказ Министерства культуры РФ от № 558, которым утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее – Перечень).

Вышеназванный Перечень состоит из 12 разделов:

раздел 1 — документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;

разделы 2–4 — документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность;

раздел 5 — документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;

раздел 6 — документы об информационном обслуживании деятельности организаций;

раздел 7 — документы по организации, нормированию труда, тарификации, оплате, охране труда;

раздел 8 — документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;

раздел 9 — документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;

раздел 10 — документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;

раздел 11 — документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в т.ч. социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;

раздел 12 — документы, отражающие организацию деятельности первичных

профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).

В архив организации по результатам экспертизы ценности документов составляются:

описи дел постоянного хранения (приложение 1 к Основным правилам работы архивов организаций, утв. решением Коллегии Росархива от );

описи дел временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 2 к Основным правилам работы архивов организаций);

описи дел по личному составу (приложение 3 к Основным правилам работы архивов организаций);

акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение 4 к Основным правилам работы архивов организаций).

Дела с истекшими по Перечню сроками хранения подлежат уничтожению, использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Они включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, когда составляется акт. Например, законченные в 2010 году дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2014 года.

По каждому виду документов в Перечне указаны сроки хранения на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Нас интересуют лишь пункты, имеющие отношение к срокам хранения бухгалтерских документов. Итак:

1) аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности предписано хранить 5 лет;

2) срок хранения счетов-фактур приведен в соответствие с НК РФ и составил 4 года;

3) документы об инвентаризации активов, обязательств (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) необходимо хранить постоянно и только по инвентаризации товарно-материальных ценностей (ТМЦ) – 5 лет;

4) образцы подписей материально ответственных лиц нужно сохранять не менее 5 лет. Аналогичное требование установлено для перечней лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов;

5) договоры и документы по лизингу имущества организации (списки объектов имущества, акты, расчеты отчислений от прибыли, переписку) нужно хранить постоянно;

6) договоры и документы по залогу движимого имущества организации (расчеты стоимости имущества, акты, переписку) – 10 лет, а аналогичные договоры и документы по залогу недвижимости – на постоянной основе;

7) бессрочно необходимо архивировать акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс) (ранее такой нормы в Перечне не было);

8) документы по продаже движимого имущества (заявки, акты оценки, переписка и др.) нужно держать в архиве в течение 10 лет после совершения сделки.

Учетные работники, по долгу службы связанные с кадровыми документами, должны помнить, что с момента принятия приказа № 558 для Положения об оплате труда и премировании работников установлен срок хранения 75 лет против ранее предусмотренных 5.

Журналы учета работников, совмещающих профессии, нужно хранить до минования надобности, как и ранее, но те, в которых поименованы работники с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, теперь должны храниться не менее 75 лет.

Кто в ответе за сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив? Эта обязанность возложена на главного бухгалтера компании. При этом ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

До 75 лет увеличен срок хранения тарификационных ведомостей (списков) (ранее он составлял 25 лет); столько же (а не 45 лет) следует сохранять акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний и договоры страхования работников от несчастных случаев, по которым страховой случай наступил. До 75 лет продлен срок архивирования документов (актов, заключений, отчетов, протоколов, справок) о производственных авариях и несчастных случаях (ранее – 45 лет). В течение такого же срока (вместо 10 лет) нужно хранить документы (протоколы, справки, заключения) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях и столько же (вместо 5) – документы (акты, докладные записки, заключения) о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда.

Направления, уведомления на трудоустройство (о трудоустройстве) следует хранить в архиве не менее 3 лет (ранее их можно было уничтожить после минования надобности), тот же срок определен для документов (анкет, автобиографий, листов по учету кадров, заявлений, рекомендательных писем) лиц, не принятых на работу.

Вопрос применения унифицированных или их самостоятельно разработанных, в сфере трудовых отношений пока остается открытым, поэтому рекомендуется придерживаться специально разработанных форм еще в 2004 году.

Ведь со стороны контролирующих органов могут возникнуть притязания, ведь при самостоятельной разработке форм могут быть не учтены новые законодательные требования, которые предъявляются к конкретному документу. В связи с этим, при разработке самостоятельных форм, рекомендуется обратиться к грамотному специалисту, осведомленному в широком спектре законодательных вопросов.

Документы для начисления заработной платы и учета труда работников

Перечень форм:

1. Т-12 — Форма "Табеля по учету рабочего времени и расчета оплаты труда";
2. Т-13 Форма называется "Табель учета рабочего времени";
3. Т-49 Форма именуется "Расчетно-платежная ведомость";
4. Т-51 Форма носит название "Расчетная ведомость";
5. Т-53 Форма "Платежной ведомости";
6. Т-53а Форма "Журнала регистрации платежных ведомостей";
7. Т-54 Форма "Лицевого счета";
8. Т-60 Форма "Записки-расчета о предоставлении отпуска работнику";
9. Т-61 Форма "Записки-расчета при прекращении (расторжении) трудового договора с работником";
10. Т-73 Форма "Акта о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы".