Заграничная командировка как отчитываться

Как правильно заполнять авансовый отчет по загранкомандировке? Как правильно отразить валютные расходы и суточные в форме АО-1 - на какую дату считать курс валюты – пример заполнения поездки за границу. Учет командировочных расходов в 2018-2019 годах имеет свои особенности. Рассмотрим, какими документами должен руководствоваться бухгалтер, чтобы правильно рассчитать и учесть расходы на командировку.

Как выплатить аванс на загранкомандировку

Оплата и возмещение командировочных расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории РФ, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, осуществляются в соответствии с Федеральным законом от N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле". Напомним, что за нарушение валютного законодательства организацию может ждать существенный штраф - от 75 до 100% от суммы, выданной командированному работнику (п. 1 ст. Кодекса РФ об административных правонарушениях).
Аванс на командировочные расходы можно выдать работнику наличными из кассы в рублях или валюте или же в безналичном порядке. При выдаче аванса в рублях работник самостоятельно приобретает валюту в банке и впоследствии отчитывается за приобретение справкой, выданной в банке. Этот способ полностью безопасен для организаций и часто используется на практике.
Что касается аванса наличной валютой, то Закон N 173-ФЗ не устанавливает прямого разрешения или запрета на выдачу такого аванса из кассы. На этом основании Президиум ВАС РФ в Постановлении от N 10840/07 сделал вывод, что такая операция не является нарушением валютного законодательства.
Выданная сумма аванса отражается в бухучете в рублях по официальному курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса (п. п. 4, 5, 6 ПБУ 3/2006 "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте", утв. Приказом Минфина России от N 154н).
Валюту для оприходования ее в кассу можно либо снять (Указание ЦБ РФ от N 2054-У) с валютного счета организации (при его наличии и достаточности имеющихся на нем средств), либо купить ее у банка. Выдача наличной иностранной валюты в банке производится на основании письма организации-клиента на получение наличной иностранной валюты, составленного в произвольной форме.
В письме на получение наличной иностранной валюты указываются наименование организации; дата составления письма; дата получения наличной иностранной валюты; номер банковского счета; фамилия, имя, отчество (если последнее имеется) лица, получающего наличную иностранную валюту; реквизиты его документа, удостоверяющего личность (серия и номер документа, дата выдачи документа, наименование органа, выдавшего документ, и код подразделения (если имеется)); наименование наличной иностранной валюты; подлежащая выдаче сумма наличной иностранной валюты, указываемая цифрами и прописью (при необходимости - по номиналам).
Письмо на получение наличной иностранной валюты подписывается лицом, наделенным правом первой подписи, и лицом, наделенным правом второй подписи (при наличии), с проставлением оттиска печати. Подписи и печать должны соответствовать заявленным в карточке с образцами подписей и оттиска печати.
Сумма валюты в учете будет отражаться как по курсу Центробанка, так и по номиналу валюты (это можно организовать введением дополнительного регистра учета, записью через дробь). Курсовые разницы между курсом покупки и курсом Центробанка отражаются в составе прочих доходов и расходов (п. 11 ПБУ 10/99 "Расходы организации", утв. Приказом Минфина России от N 33н, и п. 7 ПБУ 9/99 "Доходы организации", утв. Приказом Минфина России от N 32н) на дату приобретения валюты, а также на дату составления бухгалтерской отчетности (не реже чем один раз в месяц). Также организация может закрепить в учетной политике более частые "переоценки" валюты.
В налоговом учете курсовые разницы относятся к внереализационным расходам (пп. 6 п. 1 ст. 265 НК РФ) или внереализационным доходам (п. 2 ст. 250 НК РФ).
В бухгалтерском учете операции, связанные с выдачей валютного аванса работнику и перерасходом, будут отражены следующими проводками (все суммы в рублях по курсу ЦБ на дату совершения операций, на примере валютных операций в евро):
Дебет 50, субсчет "Евро",
Кредит 52
- получена валюта с валютного счета в банке в кассу;
Дебет 71
Кредит 50, субсчет "Евро",
- выдан валютный аванс работнику под отчет (эта же проводка используется для выдачи суммы перерасхода в валюте);
Дебет 50, субсчет "Евро",
Кредит 71
- возвращен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных средств;
Дебет 91, субсчет 2 "Прочие расходы",
Кредит 71
- отражена отрицательная курсовая разница по командировочным расходам (п. п. 11 и 13 ПБУ 3/2006)
Либо:
Дебет 71
Кредит 91, субсчет 1 "Прочие доходы",
- отражена положительная курсовая разница по командировочным расходам.
Отметим, что субсчета к счету 50 "Касса" открываются по каждой используемой валюте.
Другим способом выдачи валюты на командировку является перечисление на банковскую карту, которая принадлежит организации (корпоративную карту). Переводить подотчетные деньги наличный счет работника нельзя (Письмо ЦБ РФ от N 36-3/2408).
Корпоративные карточные счета являются специальными счетами в банках и учитываются на отдельном субсчете счета 55 "Специальные счета в банках". При расчетах с использованием банковских карт составляется первичный документ на бумажном носителе - слип. Он содержит обязательные реквизиты первичного учетного документа. Слипы и выписки из банка по специальному счету являются оправдательными документами, подтверждающими командировочные расходы сотрудника.
Еще одним современным способом оплаты командировочных расходов является дорожный чек. Это платежный инструмент в иностранной валюте, распоряжение одного банка другому выплатить определенную, указанную в чеке сумму. Дорожный чек приобретается у российского банка, является именным, имеет короткий срок действия и принимается обычно в гостиницах, магазинах, ресторанах и др. Чек также можно обменять на наличные. В бухгалтерском учете дорожные чеки учитываются на отдельном субсчете счета 50 "Касса", например, субсчете "Денежные документы".

Определяемся с валютным курсом

Курс пересчета валютных расходов в рубли зависит от ситуацииПисьма ФНС от № КЕ-4-3/4408; Минфина от № 03-03-06/1/193:

• <если>работник приложил к авансовому отчету справку банка, подтверждающую курс обмена валюты, то надо ориентироваться на этот реальный курс. В таком случае организация сможет полностью возместить работнику его командировочные расходыст. 168 ТК РФ; Письмо Минфина от № 03-03-06/1/347.

Если у работника несколько справок об обмене валюты с разными обменными курсами от разных дат, логичнее пересчитывать его первые траты по курсу обмена из первой справки банка (в пределах суммы валюты, купленной по ней). Дальнейшие траты — по курсу обмена из другой справки банка и так далее;

• <если>работник не может подтвердить обменный курс (у него нет справки банка об обмене валюты), то надо ориентироваться на официальный курс Центробанка, установленный на дату утверждения авансового отчетаподп. 5 п. 7 ст. 272, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от № 03-03-06/1/324.

Особый случай — если работник был направлен в командировку в Крым с 18 марта по 31 мая и там расплачивался в рублях. О том, как пересчитать расходы, суммы которых в первичных документах указаны в гривнах, читайте в , 2014, № 13, с. 76.

Комиссия банка за обмен валюты — это расходы работника, непосредственно связанные с командировкой. Следовательно, организация должна возместить ихст. 168 ТК РФ. Причем как комиссию, связанную с покупкой иностранной валюты за рубли, так и комиссию при обратной конвертации. Ведь работник должен внести в кассу организации оставшуюся неизрасходованной сумму в рублях.

Длительность командировки за границу

Законодательные требования в отношении командировок и по России, и за рубеж в 2019 году одинаковы и не имеют чётко прописанных рамок. По умолчанию командировка не может быть меньше одного дня и должна иметь конечный срок. Если же его установить невозможно, он определяется приблизительно.

Например, если сотрудник отправляется в командировку, которая может продлиться как неделю, так и месяц, целесообразно изначально оформить командировку на неделю, а впоследствии продлевать по мере необходимости.

Даже если командировка будет оформлена на сто лет, при всей абсурдности такого решения придраться с позиций закона не к чему. Впрочем, сомнительно, чтобы такой вариант был в интересах компании. Ведь выплатить аванс работнику она должна сразу и в полном объёме.

В советский период центральные газеты могли направлять своих сотрудников за рубеж для работы собственными корреспондентами. Например, в «Комсомольской правде» стандартный срок такой командировки составлял три года.

Основным документом, в котором оговаривается срок поездки за границу, служит приказ о командировке. Именно на основе него рассчитывается аванс, который должен быть выплачен командированному работнику перед убытием.

Бухгалтерские проводки по командировочным расходам

Рассмотрим, какие проводки в 2018-2019 годах по учету командировочных расходов предусматривает План счетов.

В день выдачи работнику аванса на командировку делается проводка:

Дт 71 Кт 50, 51 — выплачены деньги на командировочные расходы.

После утверждения авансового отчета будут сделаны проводки в соответствии с распределением потраченных сумм по их назначению:

Дт 20, 23…44 Кт 71 — суточные, билеты на проезд (без НДС), счет в гостинице (без НДС);

Дт 19 Кт 71 — отражен НДС за проезд и жилье;

Дт 68 Кт 19 — принят к вычету НДС за транспорт и проживание;

Дт 20, 44, 91-2, 08, 10... Кт 71 — учтены другие расходы;

Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу организации остатка аванса;

Дт 71 Кт 50 — возмещение перерасхода.

В конце месяца возможна следующая проводка:

Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ с превышающих лимит суточных.

Какие проводки и в каких случаях нужно делать при выдаче аванса на командировки, читайте в статье «Выдано в подотчет на командировочные расходы — проводка».

Отчет о командировке

Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней (п. 26 Положения N 749):
- авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;
- отчет о выполненной в командировке работе, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.
Оправдательные документы, привезенные из заграничной командировки, могут быть составлены на иностранном языке. Для принятия их к учету необходимо составить их построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. Приказом Минфина России от N 34н).
Перевод нужен и для признания расходов в целях налогообложения прибыли (Письмо Минфина России от N 03-03-06/1/168). Перевод может осуществляться работником организации или сторонним переводчиком. Возникшие расходы признаются затратами по налогу на прибыль (Письма Минфина России от N 03-02-07/1-66, от N 03-03-04/1/644 и УФНС России по г. Москве от N 20-12/89132.1).
После утверждения авансового отчета руководителем командировочные затраты включаются в учете в состав расходов по обычным видам деятельности, в рублях по курсу, установленному на дату выдачи валюты под отчет. Если аванс выдан в валюте, то в авансовом отчете должны быть заполнены строка 1а лицевой стороны и графы 6, 8 оборотной стороны. К нему работник должен приложить документы, подтверждающие его расходы в командировке. Это могут быть командировочное удостоверение с отметками о прибытии и выбытии или копия заграничного паспорта с отметками о пересечении границы, проездные билеты (посадочные талоны к ним), гостиничные счета и другие документы, связанные с командировкой.
Если проездной документ существует только в электронном виде, то документом, подтверждающим произведенные расходы, может являться распечатанная маршрут-квитанция к авиабилету (форма утверждена Приказом Минтранса России от N 134), так как Минфин России признал данную форму бланком строгой отчетности (Письмо от N 03-01-15/6-179). Также документом, подтверждающим поездку, является посадочный талон. Маршрут-квитанции (электронного билета) или посадочного талона, а также документа об оплате достаточно для подтверждения факта поездки (Письма Минфина России от N 03-04-06/6-49, от N 03-03-07/25). Если электронный билет был выдан иностранным переводчиком, то следует получить у него бумажную форму документа, в противном случае расходы на перевозку не могут быть приняты к учету.
Если после принятия к учету авансового отчета за работником остался долг и он не вернул его в кассу, работодатель вправе взыскать с него разницу (ст. 137 ТК РФ). Для этого ему необходимо получить письменное согласие работника и издать соответствующее распоряжение. Унифицированная форма такого документа не установлена, поэтому работодатель выносит свое решение в виде приказа или распоряжения (Письмо Роструда от N 3044-6-0). Если после утверждения отчета образовался перерасход, то сумма перерасхода выдается работнику.

«Прибыльный» учет командировочных расходов

Для целей расчета налога на прибыль порядок определения рублевой суммы расходов по заграничной командировке зависит от того, в какой валюте был выдан работнику аванс, как были оплачены услуги или покупки и какие подтверждающие документы представлены работником по возвращении из командировки.

Никаких законодательно установленных нормативов для признания суточных в расходах для целей налогообложения нетподп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Напомним, что суточные — это дополнительные расходы, связанные с проживанием командированного работника вне места его постоянного жительстваст. 168 ТК РФ; абз. 3 п. 11, п. 25 Положения.

Если по трудовому договору сотрудник должен трудиться именно за границей, то его путешествие к месту работы не требует оформления командировки

Размер суточных определяется самой организацией — в коллективном договоре или в локальном нормативном акте, посвященном командировкамч. 4 ст. 168 ТК РФ.

Как правило, различные размеры суточных устанавливаются для российских и зарубежных командировок. Причем размер «заграничных» суточных может варьироваться в одной организации в зависимости от страны командирования. И это логично: ведь уровни розничных цен в разных зарубежных странах разные. Следовательно, будут разными и расходы работника на питание и прочее.

По умолчанию за дни пересечения границы суточные выплачиваются такпп. 17, 18 Положения:

• <если>работник следует из России в зарубежную страну, то за день пересечения границы суточные ему выплачиваются как за дни нахождения за рубежом;
• <если>работник возвращается в Россию, то за день пересечения границы суточные ему выплачиваются как за дни нахождения на территории РФ. Причем неважно, в какое время суток была пересечена граница — хоть в , хоть в .

Однако организация может установить иной порядок расчета выплачиваемых суточных. К примеру, организация в положении о командировках или ином локальном нормативном акте может закрепить, что за день пересечения границы при возвращении в Россию суточные выплачиваются так же, как и за время нахождения за границей (то есть по заграничным нормам).

СОВЕТУЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Чтобы не было проблем с расчетом НДФЛ, проще устанавливать размеры «заграничных» суточных и выплачивать их не в валюте, а в рублях.

Как-либо подтверждать, на что были потрачены суточные, не требуется. Для списания суточных в «прибыльные» расходы достаточно одного лишь авансового отчетаПисьмо Минфина от № 03-03-06/2/72711. Но поскольку число дней, за которые выплачиваются суточные, определяется по отметкам о пересечении границы в загранпаспорте, к авансовому отчету лучше приложить копии страниц загранпаспорта работника с этими отметками.

СИТУАЦИЯ 1. Аванс выдан наличными в валюте той страны, в которую командирован работник, в ней же номинированы зарубежные расходы

Ситуация довольно простая. В форме № АО-1 надо лишь зафиксировать суммы в иностранной валюте из документов и пересчитать их в рублип. 9 ПБУ 3/2006, приложение к ПБУ 3/2006; подп. 5 п. 7, п. 10 ст. 272 НК РФ:

• <если>командировочные расходы потрачены в пределах выданного аванса, то их сумма в валюте пересчитывается в рубли по курсу ЦБ, действовавшему на дату выдачи аванса;
• <если>работник потратил больше, чем получил (то есть образовался перерасход), то пересчитывать в рубли такую разницу нужно на дату утверждения авансового отчета.

Пример. Заполнение отчета по зарубежной командировке, когда подотчетная сумма выдана и потрачена в евро

/ условие / ООО «Восток-Запад» направило исполнительного директора М.Г. Шинарова в командировку во Францию для проведения переговоров с французской компанией.

Срок командировки — с по .

Проездные билеты приобретены организацией по безналичному расчету.

Из кассы ООО «Восток-Запад» исполнительному директору М.Г. Шинарову выданы суточные: 650 евро и 700 руб.

М.Г. Шинаров уплатил за услуги гостиницы 1300 евро.

М.Г. Шинаров составил авансовый отчет. В этот же день директор его утвердил.

Курс ЦБ на день утверждения авансового отчета — 87,1905 руб/евро.

работнику было выдано из кассы 300 евро (в качестве погашения перерасхода).

/ решение / Для целей налогообложения прибыли и бухгалтерского учета рублевая сумма суточных определена так:

• за дни, проведенные во Франции, сумма валютных суточных пересчитывается в рубли по курсу на дату выдачи аванса — 53 240,01 руб. (50 евро х 13 дн. х 81,9077 руб/евро). В число «заграничных» дней включаются: день пересечения российской границы при следовании по Францию, другие дни нахождения работника за рубежом, кроме последнего — когда работник пересек границу при возвращении в Россию;
• за дни командировки, проведенные в России, — 700 руб. (за 1 день — день приезда в Россию из Франции).

Общая сумма суточных — 53 940,01 руб. (53 240,01 руб. + 700 руб.).

Поскольку общая сумма командировочных расходов (помимо суточных) в иностранной валюте составила 1300 евро и она больше выданного работнику валютного аванса, то:

• часть командировочных расходов в пределах выданного аванса (1000 евро) надо пересчитать в рубли по курсу на дату выдачи аванса (на — 81,9077 руб/евро): 1000 евро х 81,9077 руб/евро = 81 907,70 руб.;
• оставшуюся часть (300 евро) надо пересчитать в рубли по курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчета (87,1905 руб/евро): 300 евро х 87,1905 руб/евро = 26 157,15 руб.

В итоге сумма командировочных расходов (без учета суточных) в рублях составит 108 064,85 руб. (81 907,70 руб. + 26 157,15 руб.).

В бухучете будут сделаны следующие записи.

Авансовый отчет работника заполнен так.

Унифицированная форма № АО-1

Приложение один документ на одном листах

Отчет проверен. К утверждению в сумме Сто шестьдесят две тысячи четыре руб. 86 коп. (сумма прописью)

Остаток внесен Перерасход выдан в сумме 300 евро 00 евроцентовСумма перерасхода может быть выдана как в иностранной валютеподп. 9 п. 1 ст. 9 Закона от № 173-ФЗ, так и в рублях (для чего валютный долг перед работником надо пересчитать по курсу ЦБ) по кассовому ордеру № 15 от «16» февраля 20 16 г.

Оборотная сторона формы № АО-1

СИТУАЦИЯ 2. Работнику выдан аванс в наличных рублях

Чтобы за границей расплатиться за покупки, проживание и прочее, работнику придется обменять полученные рубли на валюту. Понятно, что курс может отличаться от официального.

Чтобы полностью возместить работнику его командировочные расходыст. 168 ТК РФ, надо делать так:

• <если>есть справка о покупке валюты, то берется реальный курс пересчета из такой справкиПисьма Минфина от № 03-03-07/50836, от № 03-03-06/1/347; ФНС от № КЕ-4-3/4408. На официальный курс ЦБ ориентироваться в этом случае не надо. Когда у командированного работника несколько справок об обмене валюты с разными обменными курсами от разных дат, логичнее пересчитывать его первые траты по курсу обмена из первой справки банка (в пределах суммы валюты, купленной по ней). Дальнейшие траты — по курсу обмена из другой справки банка и так далее;
• <если>нет подтверждающих документов о покупке валюты, то бухгалтер делает пересчет:
  • <если>пересчитываются расходы в пределах выданного аванса — то берется курс ЦБ РФ на дату выдачи авансаПисьма Минфина от № 03-03-07/50836, от № 03-03-06/1/2059;
  • <если>пересчитывается часть расходов, оплаченных работником за счет собственных средств (в случае, когда сумма командировочных расходов работника превысила выданный ему аванс), — то надо взять курс ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Именно так Минфин предлагает поступать и в случае, если аванс под командировочные расходы вообще не выдавалсяподп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ; Письмо Минфина от № 03-03-06/1/324.

Упомянутые в статье Письма Минфина можно найти: раздел «Финансовые и кадровые консультации» системы КонсультантПлюс

И самому работнику, и вам, и проверяющим будет удобнее, если в авансовом отчете расходы будут указаны одновременно и в иностранной валюте, и в рублях.

Если в вашей организации применяется унифицированная форма № АО-1 или иная форма, в которую вы не можете вносить изменения (к примеру, из-за того что бухгалтерская программа это не позволяет), сделайте расчет командировочных расходов работника на отдельном листе (в отдельном документе). А затем перенесите в авансовый отчет лишь рублевые суммы.

Предлагаем вам форму такого расчета.

Пример. Заполнение отчета по зарубежной командировке, когда подотчетная сумма выдана в рублях, а потрачена в рублях и в евро

/ условие / Воспользуемся условиями предыдущего примера, немного изменив и дополнив их.

Из кассы ООО «Восток-Запад» исполнительному директору М.Г. Шинарову на командировочные расходы выдано:

• 90 000 руб. для оплаты наличных расходов;
• суточные в общей сумме 53 940,01 руб. (50 евро х 13 дн. х 81,9077 руб/евро (по курсу на дату выдачи) + 700 руб.).

Находясь во Франции, М.Г. Шинаров дважды приобретал в банках иностранную валюту (евро):

• — 600 евро, что подтверждено справкой банка, курс пересчета — 90 руб/евро;
• — 700 евро. Однако справку банка, подтверждающую курс пересчета и дату покупки валюты, М.Г. Шинаров потерял.

М.Г. Шинаров уплатил за услуги гостиницы 1300 евро. Это подтверждается счетом из гостиницы.

/ решение / Для целей налогообложения прибыли и бухучета рублевая сумма суточных — 53 940,01 руб.

Сумма командировочных расходов (без учета суточных) в иностранной валюте — 1300 евро.

Расчет командировочных расходов
от « 16 » февраля 20 16 г.

1. Официальный курс ЦБ:
— на дату выдачи аванса (на « 1 » февраля 20 16 г.) — 81,9077 руб/евро;
— на дату утверждения авансового отчета руководителем (на « 16 » февраля 20 16 г.) — 87,1905 руб/евро.

2. получен аванс на командировочные расходы — 90 000,00 руб.

3. Данные о покупке-продаже иностранной валюты:

4. Данные о расходах:

5. Остаток/перерасход в рублях: 22 711,38 руб.Перерасход можно перечислить на зарплатную банковскую карту работника (166 651,39 руб. – 90 000,00 руб. – 53 940,01 руб.).

Все указанные первичные документы прилагаются к расчету.

В случае если при покупке или продаже иностранной валюты, купленной ранее для целей командировки, банк взял с работника комиссию, ее надо указать в составе командировочных расходов. Также если работник купил валюту по высокому курсу, а сумму, оставшуюся непотраченной, перевел обратно в рубли по более низкому курсу, потери из-за разницы курса организация тоже должна ему возместить.

Поясним на примере. Работник получил 80 000 руб. и купил на них 1 тыс. евро по курсу 80 руб/евро. Потратил 600 евро, в авансовом отчете эта сумма будет пересчитана в рубли по курсу обмена из справки банка — 48 000 руб. (600 евро х 80 руб/евро).

Оставшиеся 400 евро работник обменял на рубли (продал) по курсу 70 руб/евро, получив 28 000 руб. (400 евро х 70 руб/евро). Потери из-за разницы курсов составили 4000 руб. (400 евро х (80 руб/евро – 70 руб/евро)). Эту сумму надо указать в качестве отдельного расхода в авансовом отчете — к примеру, под названием «расход из-за разницы курсов при купле-продаже валюты». Подтвердит его расчет, сделанный на основе справок банка о покупке и продаже валюты.

В итоге в авансовом отчете будут отражены расходы на сумму 52 000 руб. (48 000 руб. (расходы в валюте) + 4000 руб. (потери из-за разницы в курсах)). И за работником останется долг 28 000 руб. (80 000 руб. – 48 000 руб. – 4000 руб.), которые у него реально есть. Если не записывать в качестве отдельного расхода потери из-за курсовой разницы, получится, что работник должен внести в кассу 32 000 руб. (80 000 руб. – 48 000 руб.) и фактически оплатит обменные потери из своего кармана. А по правилам Трудового кодекса этого быть не должно, ведь все обоснованные командировочные расходы организация должна возмещать работникустатьи 167, 168 ТК РФ.

СИТУАЦИЯ 3. Деньги наличными перечислены на банковскую карту работника

Если при направлении работника в загранкомандировку на его банковскую карту перечислены деньги в рублях на оплату расходов и работник оплачивает их, пользуясь этой картой, сложностей с пересчетом валютных командировочных не должно быть. Организация должна возместить командированному работнику полную сумму рублевых расходов (разумеется, если они обоснованны). Она определяется на основании первичных документов, подтверждающих валютные расходы, и обменного курса, который можно увидеть в банковской выписке с карточного счета (или высчитать на основании указанных в ней сумм). Эту сумму можно учесть при расчете налога на прибыльПисьма Минфина от № 03-03-06/39749, от № 03-03-06/1/2318. То есть ориентироваться на курс ЦБ в этом случае не нужно.

СИТУАЦИЯ 4. Аванс — в одной иностранной валюте, расходы — в другой

В командировку работника можно направить и в страну, национальная валюта которой достаточно специфична, к примеру в Китай, Таиланд или страны Южной Африки. Купить такую валюту либо вообще нельзя, либо трудно и/или невыгодно. Поэтому легче выдать работнику доллары США или евро, чтобы он на них купил в стране командирования национальную валюту. В такой ситуации работник должен отчитаться именно за доллары/евро.

Командируя физлицо, с которым заключен ГПД, учтите, что НДФЛ облагается вся сумма суточных, а не только та, что превышает установленный НК лимит

Чтобы составить авансовый отчет в той валюте, в которой были выданы деньги под отчет, надо предварительно расходы работника в третьей валюте (валюте страны командирования) перевести в валюту выдачи (например, в доллары или евро):

• <если>есть справка об обмене валюты — пересчитываем по реальному курсу обмена валюты;
• <если>нет справки об обмене валюты — пересчитываем по кросс-курсу ЦБ (курсу доллара к национальной валюте страны командирования, установленному ЦБ РФ):

• часть расходов в пределах полученного аванса — по курсу ЦБ на дату получения аванса;
• перерасход — по курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчета.

В авансовом отчете данные в валюте выдачи (в долларах или евро) отражаем в графе 5 «Сумма расхода (по отчету в валюте)» и в графе 7 «Сумма расхода (принятая к учету в валюте)» таблицы на обратной стороне отчета. Далее пересчитываем долларовые/евровые показатели в рубли (заполняем графу 5 «сумма расхода по отчету в руб. коп.» и графу 7 «сумма расхода принятая к учету в руб. коп.» таблицы на обратной стороне авансового отчета). При этом для определения курса пересчета действуем так же, как в ситуации 1, когда под отчет получена иностранная валюта, в которой номинированы командировочные расходы. То есть траты в пределах валютного аванса пересчитываем в рубли по курсу ЦБ на дату его выдачи, а перерасход — по курсу на дату утверждения авансового отчета.

Когда валюта страны пребывания командированного работника не включена Банком России в официальный перечень иностранных валют для определения курса (то есть она «некотируемая»), не получится при пересчете использовать курс ЦБ. Если есть справка об обмене валюты — проблем нет, используем реальный курс обмена. Но что делать, если такой справки нет? На этот случай надо воспользоваться методикой, предложенной Минфином и ЦентробанкомПисьма Минфина от № 03-03-06/1/87; ЦБ от № 6-Т. Она построена на том, что доллар США является универсальной валютой и любая другая валюта имеет по отношению к нему действующий обменный курс. Рассмотрим подробнее правила пересчета.

ШАГ 1. Находим официальный курс доллара США по отношению к рублю (установленный ЦБ РФ) на интересующую нас дату.

ШАГ 2. Находим курс «некотируемой» валюты к доллару США на дату, предшествующую дате определения курса (предшествующую дате, на которую мы должны взять официальный курс доллара, установленный ЦБ РФ для пересчета в рубли).

Для этого Центробанк предлагает использовать котировки:

• <или>представленные в информационной системе Reuters;
• <или>представленные в информационной системе Bloomberg;
• <или>опубликованные в газете «Financial Times».

Причем можно пользоваться информацией с их сайтов.

На первый взгляд может показаться странным, что ЦБ предлагает брать курс «некотируемой» валюты к доллару США не на дату операции, а на предшествующую ей дату. Но этому есть простое объяснение. Для определения курса валюты на конкретный день берется средняя котировка валюты за весь предшествующий день (изменение котировок в течение самого дня уже не влияет на курс). Следовательно, чтобы иметь возможность определить курс «некотируемой» валюты к рублю на дату операции, к примеру на 16 марта, надо использовать среднедневную котировку этой валюты к доллару США на 15 марта.

ШАГ 3. Рассчитываем курс «некотируемой» валюты к рублю через курс доллара США.