Что такое отказное письмо по сертификации

Отказное письмо - официальный документ, в котором указывается, что продукция не относится к объектам обязательной сертификации. Что такое отказное письмо, его виды, сроки действия. Кто может получить письмо. Пакет документов для получения документа. Обязательно ли наличие письма.

Когда требуется отказное письмо

Отказное письмо может потребоваться в нескольких случаях:

• Для таможни: для предоставления в таможенные органы при поставках продукции, не подлежащей обязательной сертификации и обязательному декларированию. В нем указывалась ввозимая продукция, код ТН ВЭД и давалась ссылка на товаросопроводительные документы, по которым продукция поставлялась на территорию России.
• Для торговли: для осуществления торговли на территории РФ, для участия в тендерах, госзакупках.

Настоящее письмо не является официальным разъяснением актов, составляющих право Евразийского экономического союза (включая технические регламенты Таможенного союза, Евразийского экономического союза).

Необходимые документы для оформления отказного письма

Для оформления отказного письма потребуются следующие документы, закрепленные подписью и печатью организации:

• заявление на имя руководителя Органа по сертификации;
• реквизиты компании;
• техническое описание продукции;
• код ОКПД2 или код ТН ВЭД;
• при необходимости контракт или инвойс.

Состав пакета документов может изменяться — все зависит от вида и количества продукции.

Сколько действует документ

Срок действия для такого рода документов законодательно не установлен, так что любое полученное отказное письмо действительно вплоть до момента включения изменений в «Единый перечень продукции, подлежащей обязательному подтверждению соответствия» или до того, как на отмеченные в письме товары вступят в силу технические регламенты.

В некоторых случаях, правда, прописывается крайняя дата действия документа: чаще всего на практике она равняется одному году.

Виды отказных (разъяснительных) писем

В зависимости от основного содержания и сертификационного органа, выдающего разъяснительные документы различают несколько видов отказных писем, каждое из которых имеет свои правила оформления, получения и требования, предъявляемые к нему.

Выделяют следующие виды подобных документов:

• отказное письмо, предъявляемое в органы таможенной службы (отказное письмо для таможни) – подтверждает, то, что продукция, ввозимая на российскую территорию не должна иметь сертификат. Выдается оно и оформляется только ВНИИСом. Отказное письмо для таможни необходимо зачастую в случаях возникновения расхождений при таможенном оформлении продукции или грузов, а также в неясности необходимости осуществления процедуры обязательной сертификации для заявленной продукции и обуславливается некоторой невозможностью определения кодов ТНВЭД. Необходимость в получении отказных писем для таможни определяется наличием двух систем классификации продукции и обозначением её кодами ОКП и ТНВЭД, в результате которых в исключительных случаях могут возникать разногласия в отнесении продукции к определённой товарной группе;
• отказное письмо для осуществления торговли на территории России – документ официально подтверждает, что заявленный товар не требует обязательной сертификации и носит лишь разъяснительный характер и не используется таможенными органами. В оформлении или получении такого документа обычно нуждается продавец или производитель продукции для возможности подтверждения контролирующим органам или покупателям, что данный вид товара или продукции не относится к обязательной сертификации. При этом при реализации продукции отказное письмо выступает документом, официально подтверждающим, что для данной продукции наличие сертификационного разрешительного документа не является обязательным;
• отказное письмо в сфере пожарной безопасности (отказное пожарное письмо или отказное письмо МЧС РФ) – данный вид отказного письма предполагает тот факт, что заявленная продукция не относится к перечню обязательной сертификации в сфере пожарной безопасности. Такое письмо выдается сертификационными органами, уровень аккредитации которых распространяется на область пожарной безопасности;
• отказное письмо Ростпотребнадзора (отказное письмо СЭЗ, свидетельство о госрегистрации или санитарное письмо) – официальный документ, в котором идёт речь о том, что продукция определённого производства и области применения не подлежит процедуре санитарно-эпидемиологической экспертизе и не требует оформления санитарно-эпидемиологического заключения. Данное разъяснительное (отказное) письмо оформляется в случаях неясности в обязательном проведении санитарно-эпидемиологической экспертизы для определённых видов продукции;
• отказное письмо Ростехнадзора – данный документ свидетельствует об отсутствии необходимости в оформлении разрешения Ростехнадзора на определённые ввозимые в Россию виды технических устройств, не входящие в соответствующий перечень устройств с необходимостью оформления подобных разрешений. Получить отказное письмо можно в центральных аппаратах Ростехнадзора или в его территориальных центрах и органах.

Любые виды отказных писем оформляются на бланках выдающего сертификационного органа и по своему содержанию, как правило, представляют собой определённый набор цитат из действующего законодательства, подтверждающих, что заявленный товар обязательной сертификации (в любых системах сертификации) не подлежит. Оформленный и заполненный данным образом бланк заверяется гербовыми печатями сертификационного органа. При оформлении отказных писем во ВНИИС их бланк дополнительно защищается нанесением голограммы.

Как получить отказное письмо

Для того, чтобы получить отказное письмо, фирма, которая в нем нуждается, должна отправить в аккредитованное учреждение специальный запрос-заявку. В нем следует указать, в отношении какой продукции требуется справка и для каких целей она нужна.

Кроме того, для отказного письма потребуется предоставить некоторые документы, в которых указать информацию общую для всех:

• название организации,
• ее реквизиты (ИНН, КПП, ОГРН и т.д.).

Если речь идет об отказном письме для торговых предприятий, то нужно к заявке приложить:

• описание продукции;
• характеристики продукции;
• код ОКП (если он есть).

При необходимости получения отказного письма для таможни следует предоставить:

• описание товара;
• контракт;
• инвойс;
• код ТНВЭД (при его наличии).

Отказное письмо о сертификации товара ГОСТ Р и ТР РФ

Отказное письмо ГОСТ Р потребуется для решения вопросов растаможивания грузов при расхождении мнений перевозчика и таможни о классификации ввозимой продукции.

Для предоставления в таможенные органы в тексте отказного письма дается ссылка на товаросопроводительный документ, по которому продукция ввозится на территорию РФ. Для осуществления продажи продукции на территории РФ устанавливают, что запрашиваемая продукция может быть отнесена к определенному общему типу продукции (по общероссийскому классификатору) и адресатом отказного письма выступает руководитель фирмы, направивший соответствующий запрос.

Оформляют отказные письма аккредитованные Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии.
Органы по сертификации, руководствуются при этом «Порядком ввоза на территорию Российской Федерации, товаров, подлежащих обязательной сертификации», и списком товаров, для которых требуется подтверждение проведения обязательной сертификации при выпуске на таможенную территорию Российской Федерации. Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии определен перечень продукции, которая может быть выпущена на таможенную территорию РФ без представления сертификатов соответствия в системе ГОСТ Р и ТР РФ.

Обязательно ли получение отказных писем

Данный вид документации относится к разъяснительным бумагам, т.е. носящим справочный характер. Это значит, что наличие отказных писем не требуется для продажи товарно-материальных ценностей.

Точно также, если товары не подлежат обязательному декларированию и сертификации, то и таможня не станет настаивать на предоставлении регламентирующих документов.

Иными словами, отказные письма необходимы только тогда, когда кто-либо из представителей бизнеса изъявит на это собственную волю.

Отказное письмо ТР по пожарной безопасности

Выдаются уполномоченными органами по сертификации аккредитованными в системе пожарной безопасности. Отказное письмо можно получить на продукцию которая не вошла в приказ МЧС РФ от N 320 «Об утверждении перечня продукции, подлежащей обязательной сертификации в области пожарной безопасности».

Кто выдает отказное письмо

Такое письменное разъяснение выдается уполномоченными Органами по сертификации на проведение работ по подтверждению соответствия Техническим регламентам и в отношении продукции, подтверждение безопасности которой регулируется постановлением Правительства Российской Федерации от г. № 982 и Решением Комиссии Таможенного союза от г. № 620.

Отказное письмо может быть выдано Органом по сертификации исходя из положения о порядке ввоза на таможенную территорию Таможенного союза продукции (товаров), в отношении которой устанавливаются обязательные требования в рамках Таможенного союза" (Решение Коллегии Евразийской экономической комиссии от 25 декабря 2012 г. № 294).

В области аккредитации Органа по сертификации должна присутствует продукция, на которую отказное письмо запрашивается. Орган по сертификации даёт разъяснения в ответ на полученное официальное обращение от фирм, индивидуальных предпринимателей, таможенных организаций, органов исполнительной и судебной власти.

Составление отказного письма

На сегодняшний день отказное письмо не имеет унифицированного образца, так что составляться оно может в произвольной форме, исходя из того, как видит данный документ аккредитованная организация, которая его выдаёт. Главное, чтобы бланк по своей структуре соответствовал нормам делопроизводства и правилам делового документооборота.

Кроме того, следует иметь в виду, что в бланке отказного письма должны содержаться и некоторые обязательные сведения. В частности, к ним относятся:

• наименование организации, выдающей документ, ее контактные данные;
• название компании, которой он требуется;
• исходящий номер письма и дата составления;
• суть послания, а именно информация о том, что в отношении названного в запросе от предприятия продукции или товара не применяется сертификация и декларирование.

При этом перечень товаров, по которым составляется одно отказное письмо, практически не ограничен.

Виды документа

Все отказные письма можно условно поделить на две разновидности:

1. предназначенные для торговых компаний;
2. предназначенные для таможни.

При этом по своему смыслу они практически ничем не различаются.

Единственное серьезное отличие заключается в том, что таможенные службы требуют письма, которые выдаются от имени Министерства промышленности и торговли.

А вот если отказное письмо требуется для иных целей (например, для того, чтобы повесить на стенд в магазине для информирования покупателей или предоставить заказчику товаров для справки), его может предоставить запрашивающему предприятию практически любая аккредитованная на выдачу таких бумаг организация.

Порядок получения и оформления отказного письма

Отказное письмо оформляется в форме официального ответа сертификационного органа на запрос компании-заявителя в лице её руководителя. От правильности и грамотности составления запроса будет зависеть конечный результат, оформленный по итогам рассмотрения экспертами вопросов идентификации заявленной продукции в отношении обязательности в её сертификации.

Для получения разъяснительного (отказного) письма для таможни могут потребоваться следующие документы:

• запрос или заявление на оформление отказного письма;
• инвойс и контракт (для поставок без контрактов – товаро-транспортная накладная, а также инвойс);
• упаковочные листы, если инвойс не может идентифицировать поставку или его нет в инвойсе;
• заключение ТПП или акт таможенного досмотра (если товар заявляется, как бывший в употреблении);
• удостоверения о признании продукции гуманитарной помощью (если товар заявляется, как в виде гуманитарной помощи);
• разрешения на проведение соответствующих клинических испытаний (если продукция предназначена для выполнения клинических испытаний);
• сертификаты соответствия на итоговое (конечное) изделие (если поступающий товар является запасной частью);
• регистрационные удостоверения Минздравсоцразвития (если товар относится к тест-системам, группе иммунобиологических препаратов или диагностикумов);
• свидетельство о госрегистрации, а также экспертные заключения (если товар относится к БАДам или пищевым добавкам);
• техническое описание, инструкции по эксплуатации, паспорт (для оборудования);
• реквизиты предприятия;
• свидетельства о присвоении ОГРН и ИНН;
• статистические коды фирмы-заявителя.

Прилагаемые к запросу документы, должны предоставляться в форме копий на русском языке и заверенные печатями предприятия.

В пакет документов для получения отказного письма для торговли входят:

• свидетельство о регистрации компании в качестве юридического лица и налогоплательщика;
• точное наименование продукции или товара, в отношении которого будут проводиться разъяснения, с указанием кодов ТНВЭД и ОКП (если они известны);
• полное описание продукции с предоставлением артикулов, торговой марки, изображений внешнего вида и др.

Вся полнота ответственности за достоверность и правильность поданных документов возлагается персонально на заявителя.

Что такое отказное письмо

Отказное письмо содержит ссылку на законодательство, и свидетельствует о том, что указанная в документе продукция не попадает в «Перечень продукции товаров и услуг, подлежащей обязательной сертификации».

Отказное письмо на продукцию выдается в том случае, если она не подлежит обязательной сертификации или обязательному декларированию.

Также в отказном письме указывается, что продукция не попадает в "Единый перечень продукции, подлежащей обязательной оценке (подтверждению) соответствия в рамках Таможенного союза с выдачей единых документов".

Кто может получить отказное письмо

Отказное письмо выдается любым представителям бизнеса: юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, а вот частное лицо получить отказное письмо не может.

Следует отметить, что владельцем того или иного отказного письма может быть только одна организация, передавать его третьи лицам не следует, учитывая тот факт, что для них оно автоматически утрачивает законную силу.

Имеет ли право вторая сторона договора требовать наличие отказного письма

Поскольку наличие отказных писем является правом, а не обязанностью организации, никто не вправе требовать от нее этого документа. Однако, если такой пункт включен в договор между сторонами, то, во избежание разногласий с партнером или заказчиком, как и все другие условия данного соглашения, его следует выполнить.

Срок действия отказного письма

Отказное письмо действует в течение срока действия нормативных актов, на основании которых данное письмо составлено.

В некоторых случаях отказное письмо выдается с указанием конкретного срока действия (обычно — 1 год).

Отказные письма с неограниченным сроком действия выдаются на партию продукции. На практике чаще всего выдаются именно отказные письма второго типа. Срок действия отказного письма указывается на бланке наряду с перечнем продукции и реквизитами получателя.

Отказное письмо на сертификацию ТР ТС

Отказное письмо ТР ТС оформляется аккредитованными и внесенными в единый реестр таможенного союза сертификационными центрами на продукцию, которая не подлежит обязательному санитарно-эпидемиологическому контролю и не внесена в единый перечень таких товаров, который утвержден решением Комиссии таможенного Союза № 299 от 28 мая 2010 года.

Согласно данному перечню на все виды продуктов, подлежащих обязательной гигиенической проверке в рамках таможенного союза перед их реализацией потребителям следует оформить либо свидетельство о государственной регистрации, либо экспертное заключения, выдаваемые органами Роспотребнадзора.