Как написать служебную записку на совмещение профессий

Рассмотрим, как правильно написать служебную записку на доплату за увеличение объема работ и на совмещение должностей, какие существуют основания для этого. Рассмотрим, какова цель данного документа. Предоставим образец для скачивания. Совмещение должностей подразумевает, что в течение рабочего дня сотрудник выполняет не только свои трудовые обязанности, но и обязанности по другой должности, например за отсутствующего коллегу. Дополнительная нагрузка компенсируется соответствующей оплатой труда.

Порядок совмещения

Инициатива о совмещении может исходить как от руководителя организации, так и от его подчиненного. В любом случае, независимо от того, кто стал автором такого предположения, чтобы допустить сотрудника до работы по совмещению двух должностей, необходимо провести ряд предварительный действий.

1. Первым делом от работника должно поступить согласие на совмещение, обязательно в письменном виде.
2. Затем, на основе этого заявления, от имени директора предприятия выпускается специальный приказ.
3. После этого, между руководством и подчиненным заключается дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указываются
   • все условия совмещения, в том числе характер и объем дополнительных обязанностей,
   • дата начала их выполнения,
   • период,
   • размер и форма оплаты и т.п. (в общем, все, как в трудовом договоре).

В трудовую книжку факт совмещения вносить не обязательно (по крайней мере, в законодательстве такого требования нет), точно также не требуется отражать отработанные совместителем часы по дополнительным обязанностям в табеле учета рабочего времени – тут регистрируется только время, затраченное на выполнение основных функций.

И только после того, как все формальности будут выполнены, работник может начать работу по совмещению.

Особенности оформления

Порой даже специалисты по кадрам сталкиваются с трудностями такого оформления. Оно зависит от того, как именно изменятся служебные обязанности работника в дальнейшем.

Это может происходить различным образом:

1. Работник совмещает несколько должностей или профессий.

В этом случае дополнительные обязанности выполняются параллельно с основными. Согласно статье 151 за это положена доплата, размер которой не закреплён законодательно, а устанавливается посредством договорённости между сторонами.

Закрепление обязанностей по другой профессии (должности) происходит с письменного согласия сотрудника, где устанавливается срок, суть работы и её объём.

Допустим, работник по трудовому договору числится как бухгалтер. В штатном расписании есть вакантная должность экономиста на полставки. Ему предлагают взять на себя эти обязанности, за что будет начисляться доплата.

Вариантов комбинирования специальностей много. Допустим, грузчик и кладовщик, секретарь и инспектор по кадрам. Нужно только желание исполнителя и вакантное место в штате, возникшее, например, по причине увольнения одного из сотрудников.

2. Увеличивается обслуживаемая зона.
3. Выполняются те же работы, но их объём больше.
4. Обязанности одного работника, который временно отсутствует, перекладываются на другого.

Если дополнительная работа требует сохранности ценностей, сотрудника назначают материально-ответственным лицом. С ним заключается договор, согласно которому он обязуется возместить ущерб, причинённый организации по его вине.

Как наниматель, так и исполнитель может выступить инициатором прекращения совмещения. В таком случае издаётся соответствующий Приказ, освобождающий сотрудника от дополнительных служебных обязанностей (скачать бланк).

Что такое совмещение

Под совмещением понимается работа, которую штатный сотрудник организации выполняет в течение рабочего дня или одной смены наряду со своими основными функциями. Находясь в таком режиме, он занимает в один и тот же период времени две позиции в штатном расписании. При этом за дополнительную работу ему полагается доплата в размере, согласованном с работодателем.
Открыть и скачать онлайн

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк согласия о совмещении должностей .docСкачать образец согласия о совмещении должностей .doc

Не следует путать совмещение с совместительством – несмотря на то, что эти два термина созвучны, они имеют одно принципиальное различие. Совмещение всегда происходит внутри одной организации, т.е. штатный сотрудник компании занимает в ней одновременно две должности, на совместительство же принимается работник «со стороны» и только на одну вакансию.

Также необходимо понимать разницу между совмещением и замещением. При замещении человек временно исполняет чужие обязанности и при этом не занимает вторую штатную единицу.

Сроки оформления

Трудовое законодательство не регулирует сроки составления и подписания документов, так как они зависят от конкретной ситуации на предприятии. В крупных компаниях с отлаженной системой замещения заболевших или ушедших в отпуск специалистов кадровые работники оформляют все необходимые документы за один рабочий день. Время на подписание приказа у генерального директора может занимать до трёх дней.

Важнее сроков соблюсти вышеуказанную последовательность оформления, так как каждый последующий документ из алгоритма составляется на основании предыдущего. Исключение может составлять служебная записка, не являющаяся обязательным звеном цепи.

На чье имя писать

Любое заявление относительно работы всегда пишется на имя директора организации. Если он по каким-то причинам отсутствует, то на имя работника, временно исполняющего его функции. Этот момент является принципиальным, поскольку именно главное лицо компании всегда принимает решения о трудоустройстве, назначениях сотрудников внутри предприятия и совмещениях ими различных должностей.

Как правильно написать?

Оформление документа Служебная записка должно отвечать определенным требованиям. Примером может служить следующий перечень:

• Грамотное и последовательное изложение сути вопроса замещения.
• Грамотный и понятный текст.
• Полное содержание сведений для принятия решения руководителем.
• Полный набор параметров для служб, имеющих отношение к оформлению.
• Необходимые согласования, если они требуются для замещения.

Оформление документа на совмещение должностей

Директору ГМЗ-2 Семенову С.С. от начальника цеха № 3 Петрова П.П.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Прошу рассмотреть вопрос доплаты за расширение зоны обслуживания мастеру по ремонту цеха №4 Сидорову С.С., табельный №12345, на время трудового отпуска по графику мастера по ремонту вентиляционного оборудования цеха №4 Иванова И.И., табельный № 98765 с по включительно.

Предлагаю размер доплаты установить в размере 50% от оклада Иванова И.И.

Подпись __________П.П. Петров. Дата ___________

• Скачать бланк служебной записки на доплату за увеличение объема работ
• Скачать образец служебной записки на доплату за увеличение объема работ

Некоторые аспекты данного примера рассмотрены в следующем разделе.

Совмещение профессий или совмещение должностей

Иногда специалисты кадровых отделов путают эти два понятия. Они достаточно близки, но, тем не менее, между ними есть одно ключевое различие. Термин «совмещение должностей» обычно применяется для сотрудников, работающих в офисах. Для тех же, кто трудится «в полях», т.е. представителей рабочих специальностей, более приемлемо определение «совмещение профессий». Например, на другой странице можно ознакомиться с заявлением на приём на работу по внешнему совместительству.

Открыть и скачать онлайн

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк заявления на совмещение должностей .docСкачать образец заявления на совмещение должностей .doc

Отличия совместительства и совмещения

Совмещение и совместительство также кардинально отличаются. Совмещение – это такой вид занятости, когда сотрудник одной организации занимает в ней одновременно две штатные позиции (т.е. заключается дополнительное соглашение к трудовому договору и делается пометка в личном деле работника, но никаких записей в его трудовую книжку не вносится). А при совместительстве на работу принимается человек «со стороны», с ним заключается новый трудовой договор и оформляются все сопутствующие трудоустройству документы.

Кроме того, есть еще один принципиальный момент в совмещении. Обычно оно используется в одной группе сотрудников предприятия, т.е. например, представитель административного корпуса может занимать вторую должность только в его пределах (главный бухгалтер – экономист), рабочий – лишь в рабочем сегменте (плотник-столяр) и т.п. Если квалификация, образование и опыт работы сотрудника не соответствует той должности, на которую он претендует, то занять ее у него вряд ли получится.

В каких случаях требуется?

Необходимость совмещения внутри одной компании может возникнуть в различных ситуациях:

• длительное лечение работника, оформленное соответствующими документами;
• выход сотрудницы в декретный отпуск;
• продолжительная командировка;
• нехватка рабочей силы в условиях кризиса на предприятии;
• увольнение работника и невозможность нанять другого с целью экономии средств;
• необходимость повышения эффективности решения различных задач и т. д.

Во всех этих и других ситуациях требуется составление заявления на совмещение должностей.

Этот документ подтверждает согласие сотрудника на выполнение дополнительной работы.

Только после его правильного оформления и подписания документа руководителем сотрудник вправе приступить к осуществлению новых трудовых функций.

Понятие термина «совмещение должностей» раскрывает статья 60.2 Трудового кодекса РФ. В ней сказано, что совмещение – это выполнение работником на протяжении некоторого времени дополнительной работы по другой вакансии вместе с основной трудовой функцией и предполагает выплату сотруднику дополнительного денежного вознаграждения.

Следует отметить, что под данный термин попадают расширение зоны обслуживания и увеличение производственных объемов.

В этих ситуациях также составляется заявление по типовому образцу, разница между ними будет лишь в формулировках.

Словосочетание «совмещение профессий» обычно используется для рабочих специальностей, а для офисных и административных единиц больше применимо «совмещение должностей».

Совмещение должностей (или специальностей) допустимо в пределах одной группы сотрудников: рабочих, административного персонала, специалистов и т. д. Законодательно данное правило не закреплено, но традиционно практикуется именно такое представление понятий.

Ограничения на совмещение могут быть наложены ввиду других обстоятельств:

• квалификация сотрудника не соответствует новой вакансии;
• новая работа требует оформления дополнительных справок (например, медицинского допуска) и т. д.

Если же сотрудник не желает брать на себя дополнительные обязанности, он может написать соответствующий отказ, что не будет являться основанием для прекращения трудового контракта.

В случае если заявление на прекращение совмещения подано, но срок выполнения дополнительной работы еще не закончился, досрочное прекращение выполнения новых обязанностей допустимо при условии уведомления руководства как минимум за три рабочих дня.

Предусмотрен ли испытательный срок при совместительстве? Информация — в нашей статье.

Что должно быть в трудовом договоре? Узнайте тут.

Как написать заявление на совмещение должностей: образец

Трудовой кодекс запрещает принуждать работников к совмещению. Статья 60.2 ТК гласит, что работодатель обязан получить от них согласие на выполнение дополнительных функций, причем в письменном виде. Оно может быть дано по-разному:

• можно завизировать письменное предложение руководителя, поставив на нем дату, свою подпись и слово «СОГЛАСЕН»;
• или собственноручно написать заявление на согласие на совмещение должностей в свободной форме, выразив в нем добрую волю на добавление служебных обязанностей.

На практике чаще используется последний вариант. Составляя заявление, его автор не просто соглашается на дополнительную работу, а просит руководство разрешить выполнять функции другого сотрудника.

Заявление на совмещение пишется на имя руководителя организации или лица, которое его временно заменяет. Закон не запрещает напечатать документ на компьютере, однако работодатели часто требуют, чтобы оно было написано от руки – на случай судебных споров (когда может потребоваться графологическая экспертиза).

Читайте также: Чем отличается замещение от совмещения

Заявление на совмещение должности - образец:

Нужно ли писать заявление

Пишется заявление или нет, зависит оттого, кто выступает инициатором:

• заявление оформляется, если инициатором является исполнитель. В нём указывается должность и обязанности, которые он готов на себя взять, а также временной период их выполнения;
• если инициатором является работодатель, подготавливается служебная записка, в которой сотруднику делается предложение взять на себя новые функции. После этого исполнитель, если он готов взять на себя эти обязанности, письменно заявляет своё согласие.

Далее отделом кадров составляется дополнительное соглашение к основному договору. Это происходит после того, как между руководителем и подчиненным было достигнуто согласие насчёт будущих обязательств.

В конечном итоге издаётся Приказ о совмещении, который закрепляет за исполнителем новые обязанности.

Для чего необходима?

Для того, чтобы заключить договоренность по поводу совмещения нескольких видов занятости в рамках одной организации. Достигается договоренность путем принятия взаимных условий сотрудничества. Но работодателю при этом нужно соблюсти всю процедуру (ст. 60.2 ТК), а это:

• получить служебную записку и завизировать ее;
• обговорить с подчиненным условия сотрудничества;
• издать приказ о совмещении, одновременно направить в кадровую службу распоряжение о подготовке дополнительного соглашения к основному договору сотрудничества.

Вообще, вопрос совместительства может подниматься по разным поводам, например – есть свободные места, отчего бы и не подработать. Коллега мог лечь в больницу или уйти в декрет. Также поводом может быть производственная необходимость.

В любом случае, руководство компании не будет против, если должность займет ответственный и исполнительный человек, а бизнес не будет «тормозить». Вопрос совместительства всегда решается с главой фирмы и согласуется с HR-службой и бухгалтерией.

Как бы то ни было – начинается все со служебной записки на имя генерального директора предприятия.

Зачем совмещать должности

При совмещении достигается сразу несколько целей.

Во-первых, работодатель экономит средства (все-таки наем нового сотрудника на полный рабочий день будет стоить значительно дороже, к тому же будут некоторые расходы на его поиск и обучение), а его подчиненный получает возможность дополнительного заработка.

Более того, грамотное распределение трудовых ресурсов работников, находящихся на совмещении, приводит к росту объемов производства, увеличению эффективности работы предприятия, оперативному и плодотворному решению других текущих задач.

Заявление об отказе

Работодатель не может требовать от сотрудника выполнения обязанностей, которые не указаны в трудовом договоре. Иные функции возлагаются на работника только с его письменного согласия.

Исполнитель может отказаться, если он не согласен на предложенные условия. Для этого пишется соответствующее заявление. Он также может расторгнуть соглашение досрочно, если ранее дал согласие, а затем изменил решение по каким-либо причинам.

Это происходит в следующем порядке:

1. Пишется заявление на имя руководителя, в котором указывается намерение отказаться от дополнительной работы.
2. Руководителем издаётся Приказ об отмене поручения о совмещении.
3. Работник подтверждает, что ознакомлен с ним.
4. Приказ регистрируется.

Чтобы отказаться от ранее полученной дополнительной работы, нужно предупредить работодателя об этом заранее. В соответствии с законодательством сделать это нужно за три дня. Работодатель не имеет право применить дисциплинарное взыскание к работнику за подобный отказ.

Таким образом, оформить совмещение просто и не занимает много времени. Для этого нужно только вакантное место в штате или временно отсутствующий коллега.

Знание собственных прав позволяет защититься от недобросовестных нанимателей. Дополнительная работа вменяется в обязанности сотрудника только с его письменного согласия и за оговоренную плату. Тогда это будет считаться совмещением.

Порядок оформления

Документальная регистрация совмещения должностей в одной организации осуществляется работниками отдела кадров при участии совмещающего должности сотрудника и его непосредственного руководства. В большинстве случаев грамотное оформление совмещения осуществляется в следующем порядке:

1. Составление заявления сотрудником;
2. Составление и подписание дополнения к основному трудовому соглашению;
3. Оформление приказа;
4. Направление служебной записки.

В отдельных компаниях данный алгоритм может содержать дополнительные шаги, в зависимости от особенностей принятого стандарта документооборота. Как оформляется и оплачивается совмещение также может быть отражено в локально-нормальных документах компании.

Как сообщить о своем согласии?

Так как совмещение обговаривается с работником в любом случае, большинство предприятий поручают своим сотрудникам писать заявление вне зависимости от того, кто выступил с инициативой о замещении.

Текст заявления начинается с обращения к генеральному директору или менеджеру, уполномоченному на приём работников в компанию, после чего по центру пишется слово «заявление». В основной части кратко излагается просьба о замещении с указанием:

• замещаемой должности;
• обоснования причины;
• периода замещения.

В конце ставится дата и подпись заявителя с расшифровкой. В качестве основания можно указать на время отпуска/больничного основного работника, наличие большого объёма работ по замещаемой специальности и т.д.

Дополнительное соглашение

После подписания кадровый работник регистрирует заявление и составляет на его основании дополнительное соглашение к трудовому договору. В дополнительном соглашении должны быть отображены следующие сведения:

• ФИО и паспортные данные работника;
• новые должностные функции;
• период действия соглашения;
• размер оклада;
• прочие условия.

Новые обязанности могут быть перечислены в самом соглашении или указаны в виде ссылки на соответствующую должностную инструкцию. Срок действия соглашения может быть ограничен конкретными временными рамками или объявлен до наступления определённого события. Например, выхода с больничного основного специалиста или приёма на работу сотрудника вместо уволенного ранее.

Дополнительное соглашение правильно составлять в двух экземплярах, оно будет являеться неотъемлемой частью основного договора на период его действия. К прочим условиям могут быть отнесены специфические для каждой организации моменты, например, приоритет трудовых обязанностей по основной и дополнительной работе.

Распоряжение

Подписанное сотрудником дополнительное соглашение является основанием для издания приказа о внутреннем совмещении. Приказ составляется по унифицированной форме и заверяется подписью руководителя и сотрудника отдела кадров. В приказе должны содержаться следующие пункты:

• ФИО работника и наименование совмещаемой должности;
• период работы по совмещению;
• размер начисляемого оклада;
• перечень обязанностей.

Совмещающий должности сотрудник может приступить к новым обязанностям не ранее даты, указанной в приказе. Если на работу по совмещению переходит группа сотрудников предприятия, то они оформляются одним приказом, но дополнительное соглашение составляется для каждого отдельно. Приказы регистрируются в отделе кадров, а также в отделах фирмы, которых непосредственно затрагивает текст приказа.

Сотрудник, переходящий на работу по совмещению, подписывается в кадровом журнале в том, что он ознакомлен с приказом, а в самом приказе его подпись не требуется. Исключение составляют ситуации, когда на совмещение переходит один из руководящих менеджеров компании – в таком случае подпись совмещающего менеджера ставится в нижней части приказа под графой «согласовано».

Служебная записка или уведомление

Служебная докладная записка формируется в заключительном этапе оформления совмещения и служит для информирования об изменении штатных обязанностей всех работников, которых непосредственно затрагивает данные изменения.

Например, в цехе ремонта автомобилей строительной фирмы при переходе обязанностей вулканизатора (ремонтника покрышек) к штатному автослесарю по принципу совмещения, бригадирам водителей направляются служебные записки, чтобы они были в курсе, к какому сотруднику обращаться по поводу ремонта колёс.

Служебная записка составляется кадровым работником по факту подписания приказа о совмещении и содержит основные положения данного приказа. Отличие служебной записки от вывешенной в цеху копии приказа в том, что она является официальным уведомлением и направляется конкретному сотруднику. В отдельных случаях служебка составляется руководством компании в начале процедуры и содержит рекомендацию руководства предложить совмещение должностей конкретному сотруднику или их группе.

Важным моментом оформления является проведение дополнительного инструктажа по технике безопасности, если новые обязанности предполагают работу в условиях повышенной опасности, по сравнению с изначальным списком функций работника.

Запись в трудовую книжку

Работа по совмещению профессий в общем случае не отображается в трудовой книжке, но работник может потребовать внесение соответствующей записи, если он выполнял дополнительные обязанности более года, так как в данном случае у него возникает трудовой стаж по новой специальности.

Законодательством не установлена обязанность по внесению записи о совмещении в трудовые книжки сотрудников, поэтому данный вопрос остаётся на усмотрение руководителей кадровых служб.

Основания для доплаты работнику

Основанием для оформления документов по доплате могут быть различные причины, например:

• Необходимость увеличения выпускаемой продукции и связанный с этим увеличенный объем работ.
• Временное отсутствие работника в связи с болезнью, трудовым отпуском.
• Изменение технологии производственного процесса, требующего дополнительные трудозатраты.
• Расширение сферы обслуживания в связи с производственной необходимостью.

Согласно ст. 60.2 Трудового кодекса РФ совмещение профессий и дополнительная работа вне рамок трудового договора выполняется только с письменного согласия работника.

К примеру, основанием может служить заявление работника, согласного выполнять дополнительный объем работы. При необходимости к документам необходимо приложить сведения о том, что работник получил необходимую инструкцию по технике безопасности или прошел необходимую стажировку.

При оформлении должны быть оговорены и документально подтверждены объем дополнительной работы и сумма оплаты. Например, это может быть количественное значение дополнительных деталей, которые необходимо выпускать в смену согласно наряду.

• Скачать бланк заявления о согласии на увеличение объема работы
• Скачать образец заявления о согласии на увеличение объема работы

В каких случаях возникает необходимость в совмещении

Наиболее часто совмещение требуется в случаях, когда одна из сотрудниц уходит в декрет, кто-либо из работников находится на длительном больничном, в командировке или в отпуске. Совмещение применяется и для оптимизации рабочей силы, например, в условиях кризиса при финансовых затруднениях в компании и т.д.

Общие требования

Что должна включать?

Текст записки может разниться, но в любом случае она содержит:

• полное наименование юридического лица;
• адресат (должность, фамилия, инициалы);
• кто подает;
• наименование документа – служебная записка о совмещении должностей;
• прошение о совмещении – с чьей должностью планируется совместить, на какой период;
• за какую плату хотите работать;
• подпись с расшифровкой.

Печать на служебной записке — не обязательный элемент, но если есть возможность написать ее на фирменном бланке компании с логотипом – лучше использовать эту возможность. Практика показывает, что такие документы имеют больший вес в глазах адресата.

Скачать бланк служебной записки на совмещение должностей

Правила написания

Документ направляется заинтересованным лицом на имя директора, текст оформляется от первого лица. Писать следует грамотными, короткими и емкими фразами, не допускающими разночтения. Категорически недопустимы ошибки – любой категории, как орфографические, так и неверное указание фамилии или должности директора.

1. Начинается все с «шапки»- по общему правилу она пишется в правом верхнем углу: от кого и кому с обязательным указанием должностей, это деловое, а не частное письмо. Например: генеральному директору ООО «Триангл» Иванову И. И. от менеджера по кадрам Петрова П.П.
2. По центру нужно написать заголовок документа – СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА (указать регистрационный номер). После этого идет текст, начинается обычно с «Прошу Вас…» и далее, какие должности планируется совместить.
3. Внизу ставится подпись с расшифровкой и дата.

Подробнее о написании служебной записки по правилам и образцу читайте тут.

Как подается?

Документ может быть подан как в привычном, бумажном виде – через канцелярию или отдел кадров фирмы – так и электронной корпоративной почтой. В последнем случае адресат указывается в строке «кому». Нелишне будет и поставить уведомление о прочтении.

В обоих вариантах нужно сохранять себе одну копию (только если вы подаете через канцелярию, убедитесь, что вам поставили отметку о принятии), это правило применимо ко всем заявлениям на имя руководства или коллег, а не только служебным запискам, да и вообще документам.

Рекомендуем ознакомиться и с правилами написания служебных записок:

• на повышение зарплаты;
• на премирование и депремирование сотрудников;
• о переводе сотрудника на другую должность;
• о невыполнении сотрудником обязанностей;
• о нарушениях в работе;
• об отсутствии сотрудника на рабочем месте;
• на доплату за увеличение объема работ;
• о командировке;
• на повышение в должности;
• на выдачу денежных средств.

Цель служебки

Решение производственных вопросов часто связана с замещением отсутствующих работников. Первым документом, на основании которого это оформляется – Служебная записка. Основная цель написания записки – обеспечить бесперебойную работу предприятия.

Приведем пример, как это может происходить в реальности:

• Работник заболел. Выполнение его обязанностей может быть исполнена работниками, имеющими удостоверение стропальщика. В Служебной записке необходимо указать номер удостоверения и срок его действия во избежание нарушений по требованиям охраны труда.
• Доплата за совмещение должна быть обоснована, и Служебная записка должна содержать все данные по отсутствующему работнику и данные по работнику, который будет исполнять его работу для отдела кадров (они оформляют приказ на замещение) и службы оплаты труда — для начисления дополнительной зарплаты (как правильно оформить служебную записку на совмещение должностей?).
• В содержании записки должен быть обозначен срок или период, в течение которого будет осуществляться замещение.

Таким образом, цель оформления – регламентировать организационные вопросы, связанные с распределением работы за отсутствующих и обеспечить доплату тем, кто будет его замещать.

Кратко внесем ясность в некоторые вопросы, касающиеся терминов:

1. Замещение. Сотрудник исполняет обязанности другого работника (специалиста), оплата за такую доп.работу – в размере оклада отсутствующего или в доплате по разнице в окладах (о правилах оформления служебной записки на замещение на время отпуска или об его переносе, мы рассказывали здесь).
2. Совмещение. Сотрудник дополнительно к своим собственным обязанностям выполняет и работу отсутствующего. Руководство устанавливает размер доплаты в виде конкретной суммы или в процентах к месячному окладу.
3. Увеличение зоны обслуживания. Распределение работ между несколькими сотрудниками.

ВАЖНО! Замещение или совмещение устанавливается в пределах установленной нормы рабочего времени согласно Трудовому кодексу.

Служебная записка на совмещение должностей: образец

Перед тем, как сотруднику предлагается совмещение, заинтересованное в нем лицо (как правило, это руководитель структурного подразделения) составляет еще один документ. Ему необходимо проинформировать руководителя предприятия о необходимости привлечь одного из сотрудников к совмещению должностей. Нередко она возникает, когда один из «незаменимых» работников долго отсутствует, например, находясь в отпуске или на больничном.

Служебная на совмещение должностей (образец):

Кто может выступать инициатором

Предложение о совмещении должностей может идти как со стороны работодателя, так и со стороны его подчиненного.

При этом, если инициатива идет от руководства фирмы, то оно обязано оповестить работника о предлагаемом совмещении заранее, в письменном виде. В свою очередь, заявление будет служить письменным подтверждением добровольного согласия сотрудника на занятие должности по совмещению.

Когда чаще всего применяется

Совмещение может быть как временным, так и постоянным. Временная форма – наиболее распространенная, обычно такое совмещение бывает при уходе кого-либо из персонала в декретный отпуск или на длительный больничный, отъезд в командировку и т.п. Также сотрудник предприятия может занимать одновременно две должности в случае увольнения своего коллеги вплоть до приема на работу нового человека.

Как правило, для совмещения назначается человек, чье образование, квалификация и опыт работы близки к той должности, на которую нужен совместитель (бухгалтер-кассир, продавец-консультант-менеджер по продажам, механик-водитель и т.д.)

Совмещение удобно обеим сторонам трудовых отношений. Работодателю — тем, что не надо тратить время на поиски нового человека, его обучение и ввод в штат, работнику – тем, что он вкупе с повышенным объемом работ получает возможность дополнительного заработка, не теряя при этом основного места и не выходя за рамки своего стандартного рабочего дня. Таким образом, совмещение возможно только тогда, когда все трудовые функции по двум должностям могут быть уложены в обычный восьмичасовой рабочий день или сорокачасовую неделю.

Ответ и реакция руководства

Решение руководителя будет адресовано в соответствующую службу предприятия в зависимости от его решения, например:

1. В Отдел персонала и Отдел оплаты труда в случае положительного решения. Указанные службы подготовят приказ и оформят доплату по факту после завершения периода замещения.
2. Обратно в подразделение, оформившего Служебную записку в случае отказа или другого решения.
3. Делегировать решение этого вопросы другому сотруднику, например, заместителю.

О том, как правильно написать ответ на служебную записку, мы рассказывали тут.

Правильно составленный текст служебной записки — залог успешного решения вашей просьбы или предложения. О том, как грамотно написать этот документ на увольнение, списание материальных ценностей, основных средств, повышение в должности сотрудника, выдачу денежных средств, отгул, покупку товара, о приеме на работу, командировке, нарушениях в работе — читайте на нашем интернет-портале.