Какой чек можно принять к авансовому отчету

Можно ли подтвердить покупку ТМЦ товарным чеком при отсутствии кассового чека?. Авансовый отчет без кассового чека - можно ли его составить на вполне законных основаниях? В статье ответим на этот вопрос и расскажем, какие здесь могут быть нюансы.

В каком виде храняться чеки как приложение к авансовому отчету

Не запутаться в них поможет наша статья. В каких документах установлены сроки хранения авансовых отчетов? Статья 23 НК РФ: хранить отчет надо 4 года Статья 283 НК РФ: хранить отчет требуется 10 лет Статья 29 ФЗ № 402: отчет необходимо хранить 5 лет Приказ Минкультуры № 558: госорганизациям следует хранить отчеты 5 лет Итоги В каких документах установлены сроки хранения авансовых отчетов? Документы, связанные с хозяйственной деятельностью субъектов, можно разделить условно на 2 категории:

Чтобы обезопасить себя, стоит сделать копию или сфотографировать чек, сохранив его в облачном приложении. УЗНАТЬ БОЛЬШЕ О ПРИЛОЖЕНИИ Для налоговой отчетности требуется обоснование необходимости в товаре или услуге, поэтому в идеале необходимо приложить к отчету еще и товарный чек, который подробно детализирует расходы.

Товарный чек без кассового чека на 2019 год

1. Наименование акта взаиморасчета. В верхней части документа по центру обязательно должно прописываться «ТОВАРНЫЙ ЧЕК».
2. Номер чека. Даже если бланком не предусмотрен значок «№», каждый отрывной документ должен иметь свой индивидуальный номер. Так как потребитель при составлении авансового отчета в обязательном порядке должен ссылаться на порядковый номер бухгалтерского акта, согласно которому приобретался товар. Нумерация документа может начинаться с начала отчетного периода, или с начала каждого дня, месяца, квартала, года.
3. Дата формирования. Указывается день взаиморасчета за реализованную продукцию или услугу. Месяц желательно прописывать буквами.
4. Полное название организации или предприятия. В которое должны входить идентификационный номер, полная информация о собственнике, или учредителя, фактический и юридический адрес, и контактные данные (электронная почта, телефон). В случае если полное наименование ИП не вмещается в приобретенный бланк, то необходимо самостоятельно или с помощью типографии разработать и распечатать подходящие формы документа.
5. Количество и наименование реализованных товаров или оказанных услуг/работ. При этом необходимо расшифровывать каждый продукт по отдельности, а его количество проставлять цифрами.
6. Стоимость единицы продукта/услуги. Отображается цифрами напротив каждого наименования товара. Данное число должно разделяться запятой, где первые числа обозначают рубли, а последующие копейки. Если копейки отсутствуют в цене, то после запятой ставятся два нуля.
7. Общая стоимость произведенного взаиморасчета. Сумма рассчитывается с помощью умножения количества реализованного товара на цену одной единицы продукта.
8. Сведения о продавце или другом лице, который принимал денежные средства за проданный товар и оформлял товарный чек. В данном случае обязательно нужно указать должность или профессию лица подписывающего чек.

1. Если данный чек выписывается в качестве дополнения к кассовому документу, то обязательно нужно отобразить надпись «действителен при наличии кассового чека». Сумма «НДС» в таком случае прописывается отдельно.
2. Во избежание конфликтных ситуаций с клиентами, желательно ставить на документе мокрую печать.
3. Так как товарный чек является подтверждением осуществленного взаиморасчета между производителем и потребителем, то необходимости в проставлении штампов «получено» и «оплачено» нет. Однако, если данный оттиск отображается на документе, то это не будет считаться нарушением.
4. Нельзя оставлять не заполненные графы в документе, поэтому лишние должны быть перечеркнуты.

Еще почитать: К какому домоуправлению относится дом по адресу

Как составить авансовый отчет без кассового чека

• наименование документа;
• номер, серия, дата;
• наименование поставщика услуги;
• реквизиты организации — ИНН, юридический адрес;
• характеристика предоставленной услуги;
• сумма операции;
• должность, данные и личная подпись сотрудника организации, оформившего документ.

В процессе хозяйственной деятельности сотрудники организации часто приобретают различные товары или услуги, воспользовавшись денежными средствами организации-работодателя. После этого сотрудник обязан представить письменный отчет об использовании денег, заполненный в установленном порядке (указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций юрлицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями» от № 3210-У).

Какие чеки принимать к авансовому отчету 2019

• кассовые. Подтверждают покупку товаров или оплату услуг. Кассовые чеки – это первичные документы, в которых обязательно указываются такие реквизиты, как название, дата, Ф.И.О. и подпись продавца, проведённые операции, количество и цена наименований, итоговая стоимость. Чеки нельзя принимать, если в перечне покупок указаны обобщённые названия, например, канцтовары;
• товарные. Должны содержать реквизиты, которые обязательны для всей «первички». Иногда прикрепляются к кассовым, так как важно, чтобы дата и сумма совпадали;
• квитанции ПКО. Это чеки, которые подтверждают оплату, но не её получение. Тут потребуется предоставить накладную или акт выполненных работ;
• бланки строгой отчётности. К этой категории относятся квитанции, абонементы, путёвки и талоны.

Выдача денег предприятием лицу, с которым оформлены трудовые отношения, – обычная практика. Средства, выдающиеся компанией с помощью бухгалтерии, передаются под отчёт. Целевое использование денег подтверждается соответствующими документами, которые проверяются контролирующими органами. Не кажется странным, что многих лиц, ответственных за авансовый отчет, волнует вопрос, какие чеки принимаются к учёту. Важно понимать особенности каждого, чтобы не наделать ошибок, которые потом могут негативно отобразиться на заработной плате.

Что делать с нефискальным чеком в авансовом отчете: порядок формирования

Что касается общего в практике хозяйственных субъектов, это применение единой общеотраслевой формы авансового отчета АО-1. Узнаваем бланк и для бюджетных учреждений, имеющий незначительные отличия от базовой формы, его код 0504505. Оба типа отчетов имеют табличную часть, где необходимо приводить расшифровку подтверждающих фискальных и нефискальных документов.

Форма КО-1 была утверждена еще в 1998 году. Бланк до сих пор применяется рядом хозяйствующих субъектов. Прежде чем получить в подтверждение своих расходов такой документ, работнику следует убедиться в соблюдении требований по его заполнению. Стандартно бланк состоит из двух частей. Верхние поля заполняются предприятием своими реквизитами, детализируется сама оплата (сумма, дата, за что, кем внесены деньги). Сотрудник с подотчетными деньгами получает на руки отрывную часть, на которой повторяются сведения из верхних полей.

Авансовый отчет без кассового чека: прилагаем квитанцию ПКО

Авансовый отчет без кассового чека может быть дополнен также квитанциями приходных кассовых ордеров.

ПКО, подобно БСО, состоит из 2 элементов — основной части и отрывной квитанции. Работнику, заплатившему за товар либо услуги подотчетными денежными средствами, отдается второй элемент. Именно его нужно прилагать к авансовому отчету.

Важно, чтобы квитанция ПКО соответствовала следующим основным требованиям:

• печать поставщика (при наличии таковой) должна проставляться одновременно на обоих элементах ПКО — таким образом, на квитанции она будет видна примерно наполовину;
• в графе «Сумма» квитанции ПКО величина денежных средств должна фиксироваться цифрами, в графе ниже — прописью.

Еще один нюанс: ПКО должны составляться исключительно по форме КО-1, которая была введена в оборот Госкомстатом постановлением от № 88. Поэтому работнику, прежде чем брать квитанцию ПКО, желательно убедиться, что в оригинале ордера есть отметка о соответствии документа форме КО-1.

И самое главное: квитанция к ПКО подтверждает только факт оплаты. Подтвердить с ее помощью вид расходов, к примеру, наименование приобретенных ТМЦ, услуг проблематично. Поэтому помимо квитанции к приходнику к авансовому отчету должен прилагаться документ о виде понесенных расходов: товарная накладная, акт и т.п.

Пример оформления формы КО-1 смотрите в материале «Приходный кассовый ордер - бланк и образец».

Какие чеки можно принять к авансовому отчету 2019

Порядок выдачи денежных средств под отчет регламентирован положением Банка России от N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (далее — Положение N 373-П).
В соответствии с п. 4.4 Положения N 373-П подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии — руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.
Форма N АО-1 «Авансовый отчет» утверждена постановлением Госкомстата России от N 55. Указаниями по заполнению авансового отчета предусмотрено, что на оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки контольно-кассовой техники (ККТ), товарные чеки и другие оправдательные документы) и суммы затрат по ним (графы 1-6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
Таким образом, к авансовому отчету могут быть приложены любые документы. При этом данные документы должны подтверждать не только факт оплаты материальных ценностей, работ, услуг, но и факт их получения (потребления, оказания).
В рассматриваемом случае сам факт оплаты подотчетное лицо подтвердило (приложило к авансовому отчету чек ККТ), но им не подтвержден факт покупки бензина (нет документов, из которых следует, что приобретен именно бензин, а не какой-либо иной товар). Поэтому, считаем, что такой авансовый отчет не должен быть принят бухгалтером. Соответственно, у бухгалтера не возникает оснований для списания с подотчетного лица сумм дебиторской задолженности по ранее выданным ему подотчетным суммам.

Рекомендуем прочесть: Домовая Книга На Частный Дом Образец Заполнения

Сотрудник, вернувшийся из командировки, приложил к авансовому отчету кассовый чек на бензин с частной заправки, в котором не написано, что приобретен именно бензин, а просто указана сумма. Больше никаких документов не прилагается, только в авансовом отчете и путевом листе написано, что это бензин. Организация применяет общий режим налогообложения.
Можно ли принять к учету кассовый чек?

Авансовый отчет: какие документы собрать и оформить подотчетнику

1.3. Получить деньги под отчет можно лишь при условии полного погашения (задолженности) по ранее полученному авансу.
1.4. При отсутствии наличных денег в кассе сотрудники с разрешения руководителя могут использовать для приобретения товаров (работ, услуг) в интересах организации личные деньги с последующей их компенсацией по заявлению работника.

2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К РАСХОДОВАНИЮ ДЕНЕГ
2.1. Деньги под отчет могут выдаваться работнику на любые цели, связанные с деятельностью ООО «Промсервис».
2.2. Подотчетные суммы должны расходоваться строго по назначению: лишь на те цели, на которые они были выданы (а в случае траты собственных средств — на заранее оговоренные с руководителем нужды). В противном случае руководитель вправе не утвердить авансовый отчет работника и нецелевые покупки не будут компенсированы работнику.
2.3. Максимальная сумма покупки у организации или у предпринимателя за наличный расчет не должна превышать 100 000 руб. по одному договору (Пункт 1 Указания ЦБ РФ от N 1843-У).
2.4. Все расходы работник должен подтвердить оправдательными документами. При отсутствии подтверждающих документов авансовый отчет не будет утвержден руководителем.

Рекомендуем прочесть: Какие документы нужны на прописку в частный дом

Особенности авансового отчета без кассового чека

• порядковый номер, дату составления;
• название фирмы либо Ф. И. О. индивидуального предпринимателя — поставщика товаров или услуг;
• ИНН поставщика;
• перечень товаров, услуг, оплаченных работником подотчетными денежными средствами, их количество;
• сумму, которую работник внес в кассу поставщика в рублях;
• должность, Ф. И. О., инициалы сотрудника, выдавшего товарный чек, его подпись.

В п. 26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от № 749, указано, что по возвращении из командировки сотрудник фирмы должен представить работодателю авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие наем жилья, расходы по проезду и иным статьям.

Является ли товарный чек без чека ККМ документальным подтверждением понесенных организацией расходов

При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором) (абзац 4 п. 1 ст. 252 НК РФ).

В соответствии с п. 1 ст. 2 Федерального закона от N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее — Закон 54-ФЗ) контрольно-кассовая техника (ККТ), включенная в Государственный реестр, применяется на территории РФ в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.

Еще почитать: Как подать заявление на развод в загс через госуслуги инструкция

Авансовый отчет без кассового чека: прилагаем БСО

Итак, авансовый отчет без кассового чека можно дополнить БСО. Чтобы к расходам не было претензий, БСО должен отвечать требованиям закона.

В настоящее время большинство продавцов должны формировать БСО с помощью автоматизированных устройств, по сути, приравненных к онлайн-ККТ, а такие БСО равнозначны чекам ККТ. Но некоторым продавцам до дозволяется использовать типографские бланки. В этом случае структура бланка строгой отчетности должна удовлетворять критериям, которые зафиксированы в п. 3 постановления Правительства РФ от № 359. Так, в БСО должны быть указаны:

• наименование документа (например, «Квитанция за оплату гостиничных услуг»);
• номер, серия документа;
• название поставщика услуги (БСО при продаже товаров не составляются);
• ИНН, адрес поставщика ;
• вид предоставленной услуги;
• сумма денежных средств в счет оплаты услуги;
• дата расчетов;
• должность, Ф.И.О. и личная подпись сотрудника поставщика, при наличии — печать.

БСО должен быть выпущен на типографском оборудовании и состоять из 2 элементов — основной части и корешка (являющегося копией либо отрывной частью первого элемента). Работник, оплатив услугу, получает, таким образом, корешок БСО. Именно его нужно прилагать к авансовому отчету, а сведения из него вписывать в соответствующие графы.

Таким образом, работнику, получившему на руки денежные средства под отчет, перед тем как соглашаться брать корешок БСО от поставщика услуг, следует убедиться, что на соответствующем документе вышеуказанные реквизиты присутствуют. Исключение — если корешок не является отрывной частью БСО, который формируется в соответствии с отдельными правовыми актами, например, если речь идет об авиабилете.

О том, как меняются требования к оформлению БСО с вступлением в силу закона об онлайн-кассах, читайте в материале «Закон об онлайн-кассах - как применять БСО (нюансы)».

А о тех, кто может продолжать работать с БСО до , читайте в статье «Бланк строгой отчетности вместо кассового чека (нюансы)».

Документы к авансовому отчету – на каждый расход своя бумажка

Одна из часто встречающихся проблем с кассовыми чеками – их выцветание. Представьте, пришла к вам проверка и требует предъявить подтверждающие документы, чеки и т.п. Вы с полной уверенностью в себе достаете заветную папочку, а там… Чистые листочки бумаги, в которых от текста осталось только воспоминание.

Кассовый чек первичным документом не является, однако налоговые инспекторы при проверке просят их предъявлять, т.к. они подтверждают факт оплаты. Подотчетному лицу обычно не составляет проблемы приложить к авансовому отчету кассовый чек. Однако неприятности могут возникнуть не из-за недобросовестности подотчетника, а из-за качеств самого чека.

Обязательные реквизиты товарного чека без кассового

Товарный чек действителен без кассового чека, если в нем присутствуют следующие сведения (Письма Минфина от № 03-01-15/52653, от № 03-11-06/2/26028):

• номер товарного чека и его дата;
• наименование продавца;
• ИНН продавца;
• наименование товара;
• количество товара;
• сумма оплаты;
• должность, Ф.И.О. и подпись лица, выдавшего товарный чек.

Наличие приведенных выше реквизитов в товарном чеке важно для признания стоимости приобретенных товаров в налоговых расходах.

Однако для подтверждения факта покупки в делах о защите прав потребителей требования к товарному чеку отсутствуют. Товарный или кассовый чеки могут даже вовсе отсутствовать. В этом случае факт покупки может быть подтвержден свидетельскими показаниями (п. 5 ст. 18, п. 1 ст. 25 Закона РФ от № 2300-1).

Какие документы нужны для авансового отчета

За наличный расчет. Если ваши водители приобретают топливо на АЗС за наличный расчет, документы, на основании которых составится авансовый отчет, будут те же, что и при покупке товаров в розницу. На заправке водитель получит кассовый чек, в котором будет указан вид топлива, количество литров, цена и сумма. Счета-фактуры не будет. Всю сумму стоимость бензина включите в затраты без выделения НДС.

Авансовый отчет составляется в том случае, когда сотруднику выдаются деньги под отчет. Таких случаев огромное множество: покупка канцтоваров, оплата ГСМ, командировочные. Из этой статьи вы узнаете, какие документы необходимо прикладывать к авансовому отчету в каждом отдельном случае.

Дополняем авансовый отчет товарным чеком

Еще один возможный сценарий обоснования расходов по отчетным средствам — использование товарного чека в качестве документа, дополняющего авансовый отчет. Товарный чек можно сделать приложением к АО, если он подтверждает факт заключения договора и факт совершения платежа (ст. 493 ГК РФ, письма Минфина от № 03-01-15/52653, от № 03-11-06/2/26028).

Для товарного чека законодательно не утверждена какая-либо форма, но есть требования к реквизитам. Он должен содержать:

• порядковый номер, дату составления;
• название фирмы либо Ф. И. О. индивидуального предпринимателя — поставщика товаров или услуг;
• ИНН поставщика;
• перечень товаров, услуг, оплаченных работником подотчетными денежными средствами, их количество;
• сумму, которую работник внес в кассу поставщика в рублях;
• должность, Ф. И. О., инициалы сотрудника, выдавшего товарный чек, его подпись.

Если какого-то из реквизитов нет, возможны претензии налоговиков к расходам. Поэтому просите подотчетника тщательно проверять выдаваемый ему документ. Как правило, товарный чек содержит полную делализацию оплаченных ТМЦ, значит, дополнять его накладной не требуется.

Про последние изменения в законе 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники» читайте здесь.

Виды документов для авансового отчета

Командировки, покупка товаров, оплата работ и услуг через подотчетное лицо – это абсолютно обычная практика для предприятий. Поручить сотруднику что-либо сделать, получить или оплатить – это быстро и, чаще всего, дешевле. Но опыт аудиторских и налоговых проверок показывает, что именно в этой сфере чаще всего обнаруживаются нарушения. Какие же документы для авансового отчета нужно приложить подотчетному лицу, чтобы его траты были обоснованными? Какие документы дают право бухгалтеру включить потрачены подотчетным лицом средства в расходы?

Совет: Составьте детальную памятку для подотчетных лиц. Укажите, какие реквизиты и как именно должны быть обязательно заполнены для каждого вида оправдательного документа. Отдельно отметьте документы, которые нельзя принимать от продавцов товаров и услуг (например, расписки, справки, заявления и т.п.). Периодически проводите семинары для подотчетных лиц.

Подотчетник предъявил кассовый чек с перечнем товаров, нужно ли требовать товарный чек

При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Далее при использовании приобретенных ТМЦ в деятельности организации производится их отпуск. Согласно п. 100 Методических указаний первичными учетными документами по отпуску материалов со складов организации в подразделения организации являются лимитно-заборная карта (может быть разработана на основе типовой межотраслевой формы N М-8), требование-накладная (может быть разработано на основе типовой межотраслевой формы N М-11), накладная (может быть разработана на основе типовой межотраслевой формы N М-15). Образцы типовых форм утверждены постановлением Госкомстата России от N 71а.

Подотчетное лицо составило авансовый отчет и приложило к нему товарный чек, где в графе — наименование товара — написано всего лишь одно слово — канцтовары

К сведению:
Если иное не предусмотрено законом или договором розничной купли-продажи, договор розничной купли-продажи считается заключенным в надлежащей форме с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека или иного документа, подтверждающего оплату товара (ст. 493 Гражданского кодекса РФ, далее — ГК РФ).
В договоре купли-продажи должны быть отражены все существенные условия, иначе договор будет считаться незаключенным. Незаключенный договор не влечет правовых последствий и не порождает для сторон прав и обязанностей.
Существенными условиями договора купли-продажи является, в частности, условие о предмете договора (п. 1 ст. 432 ГК РФ), которое считается согласованным, если договор позволяет определить наименование и количество товара (п. 3 ст. 455 ГК РФ).

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Указание в приложенном к авансовому отчету товарном чеке формулировки «канцтовары» не позволяет установить конкретный перечень приобретенных подотчетным лицом материальных ценностей, их количество, стоимость каждой единицы товара и осуществить в дальнейшем их количественно-суммовой учет. Такие документы признают оформленными с нарушениями требований закона и не могут быть приняты к учету.

Что нужно прилагать к авансовому отчету

Требуется ли в принципе сопровождать авансовый отчет какими-либо документами? В п. 6.3 указаний ЦБ РФ от № 3210-У говорится, что соответствующий отчет должен быть предъявлен бухгалтеру либо руководителю фирмы вместе с «прилагаемыми подтверждающими документами», но не уточняется, какими именно.

В п. 26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от № 749, указано, что по возвращении из командировки сотрудник фирмы должен представить работодателю авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие наем жилья, расходы по проезду и иным статьям.

Прилагать документы к авансовому отчету, которые подтверждают корректность расходования работником выданных денежных средств, нужно обязательно. Не считая указанного требования законодателя, на то есть и иные причины. В частности, суммы, выданные работнику под отчет и использованные им на оговоренные при выдаче цели, могут быть приняты компанией-работодателем к уменьшению налогооблагаемой базы (при наличии их в требуемой законом комплектности — нужны бумаги, подтверждающие как факт оплаты товаров или услуг, так и их получение);

В главных нормативных актах, устанавливающих необходимость формирования авансовых отчетов, ничего не сказано о том, что к соответствующему документу должны прилагаться кассовые чеки. Вместе с тем следует отметить, что в структуре формы АО-1, предлагаемой постановлением Госкомстата РФ от № 55 в качестве унифицированной формы для составления авансового отчета (как и в ее аналоге, применяемом для бюджетных учреждений, — форме 0504505, утвержденной приказом Минфина РФ от № 52н), есть графы, куда нужно вносить сведения о документах, подтверждающих расходы. В форме АО-1 необходимо фиксировать название данных документов, их номера и даты, в форме 0504505 — номера, даты, а также содержание расходов.

Подробнее о заполнении формы АО-1 читайте в статье «Унифицированная форма № АО-1 — Авансовый отчет (скачать)».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В условиях всеобщего перехода к применению онлайн-ККТ все большее количество продавцов должны выдавать покупателям кассовый чек. Если продавец эту обязанность игнорирует, закон нарушает он, а не покупатель. Поэтому покупатель не должен нести негативных последствий отсутствия у него чека ККТ, а также не обязан (да и не имеет возможности) проверять, правомерно ли продавец не использует ККТ и выдает ему другой документ о расчете. Поэтому прилагать к авансовому отчету любой из нижеперечисленных документов, подтверждающих оплату, можно и сейчас.

Итак, к документам, которые содержат необходимые для первички реквизиты (номер, дату, содержание расходов), кроме кассового чека, относятся:

• бланк строгой отчетности (в том числе, например, авиабилет);
• квитанция ПКО;
• товарный чек.

Рассмотрим, каковы требования к оформлению каждого из упомянутых документов.

Подотчетное лицо – это звучит … ответственно

Подотчетное лицо – это штатный сотрудник компании или совместитель, получивший такой статус от предприятия. Статус подотчетного лица подразумевает такие обязанности:

• Получить от руководства предприятия производственно-хозяйственное задание (например, приобрести / оплатить товары, работы или услуги);
• Получить денежный аванс для осуществления трат, связанных с полученным заданием;
• Направиться на другое(-ие) предприятие(-я) по месту работы или за его пределами (командировка);
• Иметь при себе надлежащим образом оформленные документы на получение и оплату товароматериальных ценностей (доверенность, чековая книжка, корпоративная карта);
• Составить отчет об использовании денег и сдать его в установленный срок в бухгалтерию;
• Передать ценности на хранение, а документы – в бухгалтерию;
• Урегулировать денежные отношения (вернуть остаток неиспользованных денег или получить дополнительные средства на компенсацию перерасхода).

Внимание! Если с работником заключен гражданско-правовой, а не трудовой договор, то он не может поехать в служебную командировку и быть подотчетным лицом.

Авансовый отчет один, а документов к нему – много

 Обязательное приложение к авансовому отчету – оправдательные документы. Для подотчетного лица важно подтвердить факт и целевое назначение трат денежных средств. Для предприятия важно обоснованно списать потраченные средства на расходы. Цели разные – и документы нужны разные.

Кассовый чек

Используется при покупке товаров в магазине или услуг в специализированных организациях (медицинские центры, гостиницы и т.п.). Его можно считать первичным документом, если он содержит обязательные для первичных документов реквизиты:

• Название документа;
• Дата (число, месяц, год) составления;
• Полное наименование продавца;
• Содержание операции (полный перечень приобретенных товаров (работ, услуг) по их номенклатуре);
• Количество и цена каждого наименования, а также сумма покупки;
• Должность, фамилия, инициалы и подпись продавца.

Такой кассовый чек оправдывает трату денег подотчетным лицом и дает основание включить эту сумму в затраты предприятия.

Если в кассовом чеке нет конкретного перечня покупок, а указано что-то обобщенное «канцтовары», «медикаменты», «услуги», то этого документа для отчета недостаточно. Во-первых, объектом учета  является конкретный товар или услуга. Во-вторых, бухгалтер должен доказать, что приобретение необходимо для осуществления уставной деятельности. Поэтому кассовый чек нужно дополнить товарным чеком, который детализирует покупки.

Кассовые чеки – довольно проблемные документы. Из-за низкого качества печати некоторые реквизиты могут плохо читаться. А во время хранения они выцветают и могут становиться чистыми листами бумаги. Чтобы обезопасить себя, нужно делать копию чека сразу после его получения и заверять ее или у продавца, или у своего руководителя. Эти копии нужно хранить рядом с чеками.

Товарный чек

Документ не имеет унифицированной формы, но должен содержать реквизиты, обязательные для первичных документов. Номер и печать на товарном чеке необязательны. Но если товарный чек идет в дополнение с кассовым, то их даты и суммы должны совпадать.

Квитанция ПКО

Документ, подтверждающий оплату, но не подтверждающий факт получения товара или услуги. Для подотчетного лица он важен, но обязательно должен сопровождаться накладной или актом выполненных работ, чтобы бухгалтер мог подтвердить расходы. Многие бухгалтера хранят квитанции ПКО прикрепленными к авансовому отчету, а накладные и акты в отдельных папках. Это непринципиально. Главное – вовремя найти нужный документ.

Бланки строгой отчетности

Документ печатается типографией и может иметь определенную степень защиты. К ним относятся талоны, путевки, билеты, абонементы, проездные документы, почтовые накладные или квитанции. Обязательные реквизиты:

• Название, серия и № (из 6 цифр) документа;
• Название предприятия или Ф.И.О. предпринимателя;
• Адрес;
• Индивидуальный налоговый номер;
• Вид и стоимость услуги;
• Сума;
• Дата оплаты;
• Должность, фамилия и инициалы ответственного лица.

При авиаперелете важно также иметь посадочный документ. Он позволяет идентифицировать командированного сотрудника (Ф.И.О пассажира, маршрут, стоимость, дата перелета).

Новые трудности у бухгалтеров возникают с использованием электронных билетов. Сам электронный билет необходимо распечатать на бумажном носителе. К нему приложить посадочный документ. А как факт его наличной оплаты сопроводить чеком ККТ, чтобы стоимость билета можно было отнести на расходы.

Иногда документы, подтверждающие оплату, имеют дату выходного или праздничного дня. Это вызывает вопросы у налоговиков и ревизоров. Почему человек совершал покупки в нерабочее время? На самом ли деле он совершал эти покупки для предприятия, а не в личных целях? Если невозможно обосновать необходимость трат в такие дни, их лучше избегать.